7 Gründe für Schriftlichkeit bei der Selbstorganisation
Von Ralf Senftleben • 12 Kommentare
Schriftliches Planen ist das A und O jeder guten Selbstorganisation. Aber warum ist das so? Hier finden Sie 7 gute Gründe.
- Sie brauchen keine Angst mehr zu haben, etwas zu vergessen. Ihre Pläne werden zu Ihrem besten Gedächtnis und wenn Sie Ihre Pläne und Listen regelmäßig durchgehen, wird Ihnen keine Aufgabe und kein Termin mehr durch die Finger rutschen.
- Aufschreiben entlastet Ihren Kopf. Wenn Sie etwas aufschreiben, weiß Ihr Gehirn: So jetzt kann ich diese Sache loslassen und mich auf etwas anderes konzentrieren, denn ich habe es ja aufgeschrieben und werde mich später darum kümmern.
- Wegen Grund 3 ist das Prinzip Schriftlichkeit auch sehr gut dazu geeignet, Gedankenspiralen und endloses Grübeln zu unterbrechen. Schreiben Sie einfach auf, was Sie bedrückt und was Ihnen Sorgen bereitet. Dadurch verlieren diese Gedanken oft ihre Macht über Sie.
- Aufschreiben macht meine Aufgaben und Ideen verbindlicher. Das geschriebene Wort hat gefühlsmäßig für uns eine andere Bedeutung, als ein flüchtiger Gedanke.
- Schriftliches Planen lässt uns unsere Aufgaben konzentrierter und fokussierter durchdenken, als wenn wir das im Kopf machen würden. Denken mit dem Stift lässt weniger Raum für innere Ablenkungen und Tagträumereien ( Nichts gegen Tagträumerei
) - Aufgeschriebene Pläne kann ich besser an Dritte weitergeben , d.h. Delegieren wird einfacher (sofern der Plan verständlich genug formuliert ist)
- Durch Aufschreiben und Planen meiner Aufgaben, durchdenke ich meine Aufgaben besser und verhindere so Doppelarbeit und unnötige Fehler. Das ist einer der wichtigsten Gründe. Natürlich kann man im Vorfeld nicht an alles Denken. Aber viele Fehler und Mehrarbeiten lassen sich durch gute schriftliche Planung verhindern.
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So nützlich die Schriftlichkeit auch ist, man sollte sich dennoch einen Rest an gedächtnisbasierten Abläufen im Alltag bewahren. Das Erinnern ist eine notwendige Gedächtnisübung und verhindert, dass wir von externen To do-Listen, Terminkalendern u.Ä. abhängig werden. Die Flexibilität und die Möglichkeit zu spontanen Änderungen von routiniertem Abarbeiten solcher Kataloge ist dann eher gegeben.
Das ist jetzt keine grundsätzlich Kritik an den sieben Punkten, denn auch ich selber verwende diese Methode seit meiner Berufstätigkeit, da vieles sonst überhaupt nicht organisierbar wäre!
Tja, Ralf, die Kommentare zu den "7 Gründen..." halten sich ja echt in Grenzen. Das kann nur daran liegen, dass du schon alles erfasst hast. Dazu noch der wichtige Beitrag von Werner...
Es ist m.E. alles gesagt und nichts daran zu deuteln. Ich stimme jedenfalls 100%ig zu!
Na, mir fällt doch noch ein ganz klassischer ein: die
Dokumentation!
In vielen Fällen ist es sehr hilfreich eine Dokumentation z.B. der abgearbeiteten Aufgaben zur Verfügung zu haben. Einerseits kann ich anderen Vorgänge Schwarz auf Weiß präsentieren, was fast immer stärker wirkt als wenn ich nur mündlich "dokumentiere" und andererseits erlebe ich es oft im Zeitmanagement, dass die Menschen sich gar nicht darüber klar sind was sie den ganzen Tag über getan haben. Dabei leisten sie in der Regel nicht weniger als andere sondern können sich nur am Tagesende nicht mehr entsinnen was sie alles erledigt haben.
Grundsätzlich bin ich allerdings auch mit Herrn Stangl einer Meinung, dass man sein Gedächtnis nicht einrosten lassen sollte. Hinzu kommt, dass eine "Dokumentationssucht" insgesamt mehr Zeit in Anspruch nimmt als sie später Nutzen bringt.
Das Aufschreiben ist ja nicht das Problem und es ist aus den genannten Gründen auch durchaus sinnvoll.
Das grundlegende Problem ist ein anderes.
Viele neigen ja dazu ziemlich viel auf solche Listen zu schreiben. Ist ja auch schnell gemacht. Und dann haben sie was da stehen, vor dem sie fast erschrecken.
Kleine Einträge können eine Menge an zusätzlicher Arbeit beinhalten.
Wenn man genug Zeit hat, ist das alles kein Problem. Ansonsten kommt man schnell unter Druck.
Ich persönlich arbeite auch mit solchen Listen. Überlege mir aber eher drei als zweimal, ob ich etwas auf eine Liste setze. Nichts ist schlimmer als unabgearbeitete Listen vor sich zu haben.
Habe auch schon mal eine durchgerissen und beschlossen, alles als erledigt zu betrachten.
Ist es natürlich nicht. Das eine oder andere muß nachher doch gemacht werden. Aber man glaubt gar nicht, wie viele Dinge sich allein durch liegenlassen erledigen.
Ich denke voll und ganz genau so. Ich schreibe mir wirklich nur die wichtigsten Dinge auf, was ein vorheriges Durchdenken erforderlich macht, d.h. was ist wichtig, was ist dringend, was ist beides, was ist nicht so wichtig ?? Die Verbindlichkeit mir selbst gegenüber ist ebenfalls gegeben.
Ja ich sehe das auch so - die Listen sind schnell geschrieben, aber muss auch alles auf der Liste erledigt werden - dann Listen mit A,B,C Aufgaben, zwei A Aufgaben am Tag, 4 B Aufgaben und zehn C- Aufgaben - sind irgendwie auch nett, aber sie trennen den optimalen Lauf. Denn manchmal bin ich durchaus fähig 5-6 A Aufgaben zu lösen und manchmal schaffe ich kaum zwei C Aufgaben (A= schwere Aufgaben, C= leichter Aufgaben). Und um die Sachen komplett zu verkomplizieren, bringt mir eine geschaffte A Aufgabe oft soviel Ernergie, dass ich bereit für 10 weitere bin, solange bis ich mich in einer verbeisse. Kurzum ich habe keine Lösung, ausser von Zeit zu Zeit mal einen Schritt zurück zu treten und mir zu sagen, was ist jetzt wirklich sinnvoll und was kann ich wirklich noch schaffen.
Ich schließe mich sehr gerne Hubert und Herrn Grünenwald an.
Prioritäten setzen innerhalb der Liste helfen mir persönlich gut!
Anstatt Aufgaben von A bis C (einfach bis schwierig) zu sortieren (wonach eigentlich genau?), scheint mir die zweidimensionale Vorgehensweise "wichtig / weniger wichtig" und "eilig / nicht eilig" sinnvoller. Die entstehende Matrix regt zu individuellen, sehr vernünftigen Vorgehensweisen an, bis zum "Liegenlassen" bei Dingen, die weder eilig noch wichtig sind.
Alternativ empfehle ich die Beschäftigung mit David Allen's "Getting Things Done"-System. Hier geht es um kontextbezogene To Do-Listen (z. B. "zuhause", "am Computer", "im Büro"...), ebenfalls mit strenger Schriftlichkeit, um das Hirn für wertvollere Aufgaben als das Erinnern frei zu bekommen.
Ich finde das alles sehr interessant, aber die Umsetzung ist für mich schwer. Die Gedanken sind nicht geordnet, die Aufgaben sind es demnach auch nicht.
liebe Tanja, lieber Ralf,
ich kann mich eurer Meinung nur anschließen:
mir etwas zu notieren erleichtert mir, Klarheit zu finden und präziser zu formulieren.
Die Geschwindigkeit meiner Gedanken verlangsamt sich, ich kann eine "Geschichte" leichter in Fakten und Emotionen zerlegen.
D A S schaffe ich sonst nur im Gespräch mit einer guten Freundin - ist mal aber niemand zur Stelle, halte ich mit mir schriftlich Zwiesprache, weil dies eben so nützlich ist,
in mir "glücklich sein" zu finden.
Und jetzt möchte ich mich bei euch beiden noch für eure
tollen und herzlichen inputs bedanken!!! :-)
sabine, begeisterte Leserin eurer Gedanken
Hallo,
so sehe ich das auch - Aufschreiben entlastet. Ohne Aufschreiben tut man sich schwer die hunderten Ideen, die man jeden Tag hat, auch eine Woche später zu kommunizieren.
LG, Sabine
Hallo, zusammen!
Eigentlich ist alles schon gesagt, und doch ticke ich anders: wenn ich mir etwas aufschreibe, läßt mein hirn nämlich gerade das nicht mehr los. Ich brauche nicht einmal mehr den Einkaufszettel mitnehmen, wenn ich einen geschrieben habe, kann ich den vor meinem inneren Auge abrufen. So war es auch früher mit den Spickzetteln, eine sehr praktische Sache...
Was ich geschrieben habe, manchmal auch gelesen und bearbeitet, habe ich "drauf". Jeder ist halt ein anderer Lerntyp. Und entlastet bin ich auch, denn da ist nur das Bild von dem Zettel, der Buchseite, der Liste, und wenn ich mehr brauche, muss ich den auf meinem inneren Bildschirm lesen. Klingt unglaublich, funktioniert bei mir aber. Andere Dinge kann ich mir nicht merken, und wenn ich sie hundertmal aufschreibe: Namen z.B. ohne meinen Geburtstagskalender und andere Listen wäre ein Fettnäpfchenslalom die bittere Konsequenz.
Fazit: Schriftlichkeit ist in meinem Leben unabdingbar!
Herzlichen Gruß an alle, die gern schreiben - aus welchem Grund auch immer!