Die große Stolperfalle beim Zeitmanagement
Von Ralf Senftleben • 8 Kommentare
Zeitmanagement… haben Sie das auch schon mal versucht? Aufgaben-Listen führen, vielleicht Prioritäten setzen, Aufgaben abarbeiten und Häkchen machen. Kennen Sie das?
Wenn Sie Zeitmanagement systematisch betreiben, können Sie auf Dauer eine Menge Zeit, Arbeit und Energie sparen. Und dazu können Sie auch noch gelassener und erfolgreicher werden. Und es kostet täglich nur 5-10 Minuten. Eigentlich gibt es keinen Grund, es nicht zu tun.
Und dennoch schaffen es die meisten Menschen nicht, ihre Aufgabenplanung über einen längeren Zeitraum aufrecht zu erhalten.
Woran liegt das bloß? Ich habe da eine Theorie:
Tägliche Planung beißt sich mit etwas anderem, das die meisten von uns täglich einsetzen, um Stress zu vermeiden. Tägliche Planung beißt sich mit dem Verdrängen unliebsamer Tatsachen.
Es gibt so viele Bereiche, die wir lieber ausblenden, weil sie unangenehm sind, weil wir davor Angst haben oder weil wir einfach nicht darüber nachdenken wollen. Aber unsere Planung lenkt unseren Blick immer wieder auf genau diese unangenehmen Dinge, die wir eigentlich zu ignorieren versuchen, um uns selbst Stress zu ersparen.
- Meine Aufgabenliste wird immer länger und länger.
- Ich muss zum Zahnarzt.
- Ohhhh… müsste mal Bewerbungen schreiben.
- Die Steuer für dieses Jahr.
- usw. usw.
Das alles sind Dinge, die wir lieber ignorieren und wegdrängen.
Zeitmanagement dagegen fördert Achtsamkeit und Bewusstsein. Hier schauen wir täglich ganz genau, was wir für Ziele haben und was wir für Aufgaben erledigen müssen. Achtsamkeit ist aber der Erzfeind all unserer Verdrängungsmechanismen.
Deswegen fangen wir dann irgendwann an, unser Zeitmanagement unbewusst zu torpedieren. Denn ohne Zeitmanagement können wir die unangenehmen Dinge gedanklich viel besser wegschieben.
Leider funktioniert diese Art Stress zu bewältigen natürlich nur kurzfristig. Mittel- und langfristig handelt man sich damit viel größeren Stress ein. Denn verdrängte Probleme haben die Neigung größer zu werden und immer mehr und mehr Stress zu produzieren, bis man diesen irgendwann nicht mehr ignorieren kann.
Und dann bekommen Sie wieder das Gefühl: Ich brauche ein besseres Zeitmanagement und muss mich selbst besser organisieren.
Der erster Schritt aus diesem Teufelskreis: Machen Sie sich den Zusammenhang zwischen Zeitmanagement, Achtsamkeit und Verdrängung klar.
Und fördern Sie Ihre Achtsamkeit nicht nur durch Zeitmanagement. Schreiben Sie Tagebuch. Meditieren Sie. Oder beschäftigen Sie sich, wenn Sie Lust dazu haben, einmal mit ZEN-Buddhismus, in dem die Achtsamkeit eine besondere Rolle spielt. Es gibt viele Wege zu mehr Achtsamkeit.
Im Augenblick ist Verdrängung vielleicht noch die treibende Kraft, aber wenn Sie auf ganzer Front etwas für Ihre Achtsamkeit tun, dann wird diese bald zum Normalfall werden. Und dann klappt es auch dauerhaft mit dem Zeitmanagement.
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Ja, bestimmte Aufgaben-Listen haben die Eigenschaft länger zu werden und bestimmte Punkte tauchen zum wiederholten Mal auf, ohne das sie abgehakt werden konnten. Sie werden dann für einen weiteren Planungszeitraum fortgeschrieben oder etwas in der Richtung.
Der Vorteil der Beschäftigung mit solchen Listen ist in der Tat, das alle Aufgaben oder Projekte die vielleicht schon in Vergessenheit geraten sind, wieder präsent sind.
Der Nachteil bei diesen Planungsinstrumenten ist meines Erachtens, das sie bei manchen Menschen zu einer Art Selbstversklavung führen. Was soll es für einen Sinn machen bestimmte Aufgaben fünf Mal vor sich her zu schieben. Wenn es sich um nichts Existenzielles handelt spricht doch nichts dagegen, den Punkt einfach zu streichen. Und so findet sich so mancher Punkt auf einer Liste, der bei genauerem Hinsehen seine ursprüngliche Bedeutung schnell einbüßt oder sie in Wahrheit nie gehabt hat.Also streichen. Nirgendwo steht geschrieben, sich das Leben durch ungeliebte Dinge besonders schwer machen zu müssen. Danach ist so eine Liste kurz und übersichtlich. Und Aufgaben die gestrichen sind, braucht man auch nicht mehr verdrängen.
Sicher, manche Dinge müssen erledigt werden, und man tut gut daran aktiv zu werden bevor ein gewisser Leidensdruck einsetzt, der dann die Erledigung der Sache nur noch erschwert. Vielleicht ist es aber bei besagten Listen, auf denen die Aufgaben stehen, wie bei unseren Einkaufslisten auch : Viel zu lang und viel zu viel überflüssiges Zeug drauf.
@ Ralf Senftleben (13.06.07): Ein sehr schöner Artikel zu dem Thema Zeitmanagement und Gegenwarts- oder Wirklichkeitsverdrängung. Ich beobachte dies bei mir hin und wieder selbst, wenn ich Dinge, die erledigt (beachtet) werden sollen, in meine Ringbuch-Liste eintrage - oder eben nicht eintrage, weil ich irgendwie nicht daran erinnert werden will. Zumindest vielleicht nicht zu diesem Zeitpunkt. Aber das vermiedene (nicht beachtete) Thema kommt dann oft viel schneller auf mich zurück, als es mir zeitweilig lieb ist.
@ Hubert (14.06.07): Hier ist es sehr schön auf den Punkt gebracht, daß es auch viele überflüssige Dinge gibt, die genau genommen gar keine Beachtung verdienen, also besser gleich wieder gestrichen gehören. In diesem Zusammenhang habe ich die Neigung entwickelt, daß ich mir diesen Überfluß allerdings erst durch das Aufschreiben klar und bewußt gemacht habe und mache. Und wenn ich diese Punkte - wie Hubert schon richtig schreibt - dann sogleich wieder von der Liste streiche, habe ich mich bewußt dafür entschieden, sie nicht zu verdrängen, sondern ihnen einfach keine Beachtung mehr zu schenken, weil sie für mein Leben doch so not-wendig waren und sind, wie ich vorher glaubte.
Genau, das stimmt.
Mir ist aufgefallen, dass ich ich auch oftmals mit Aufgaben quähle sie in meinem PDA immer wieder verschiebe usw...
Eigentlich erledige ich diese Aufgaben dann kaum,sondern bin ehr frustriert, wieso ich sie schon wieder nicht erledige...
Es kann natürlich gut sein, dass ich diese Aufgaben gar nicht erledigen möchte.
In Zukunft mache ich es nun so, wenn ich etwas 3 Mal verschoben und nicht erledigt habe, dann lasse ich es bleiben und streiche den Punkt.
Entweder ich habe mir dann unwichtige Aufgaben erspart und somit Zeit gespart, oder ich merke die Konsequenzen und werde dafür "bestraft". Dann weiss ich,dass es doch wichtig war und werde das nächste Mal diese Art von Aufgaben nicht mehr streichen.
Wichtig ist es denke ich ein Gefühl dafür zu bekommen,was wirklich wichtig ist. ..
Oftmals ist das, was ich in einer Prioritätsliste ermittel habe zwar schon wichtig, aber ich bin halt nicht bereit den Preis ( harte Arbeit usw...) dafür zu "bezahlen".
Deshalb werden Dinge oftmals verschoben.
Was mir aber aufgefallen ist, zu Aufgaben, hinter denen ich wirklich stehe und überzeugt davon bin, dass ich die nun wirklich machen muss, oder machen möchte, die realisiere ich problemlos. Oftmals bräuchte ich für diese Aufgaben gar nicht erst erinnert werden.
Aber halt Aufgaben wie den Müll rausbringen, die Wohnung aufräumen, die mir von meiner Freundin aufgetragen sind, die verschiebe ich schon öfters mal... Die Verschiebungshäufigkeit hängt dann davon ab, je nach dem, wie viel Ärger ich bekommen werde....
Der übende Meister: meistert sich selbst. Das ist das/der einzige, den es real zu meistern gibt.
So wird auch schnell klar, daß das Schauen auf den Anderen nur dann wirklich nützlich ist, wenn es dem Meistern meines eigenen Selbst dient. Schließlich bin ich selbst der einzige, der diese Aufgabe erfüllen kann.
Vielen Dank für das absolut "kern"ige Zitat. Viele liebe Grüße
*INGO* :-))
ingo@corecoach.org
Jammern ist langweilig und eine zu große to Do-Liste wirkt demotivierend.
Um den Verdrängungsprozeß einzudämmen habe ich versucht die toDo-Liste in Anlehnung an der GTD-Methode von David Allen zu verschlanken. Neben der ToDo existiert eine Someday Maybe- Liste die diejenigen Positionen auf der ToDo-Liste aufnimmt, die vorerst zurückgestellt werden.
Was halten Sie von diesem Vorschlag?
Läßt sich damit die Achtsamkeit steigern?
@Thomas:
Ich denke schon. Wenn wir weniger Grund haben, zu verdrängen, dann werden unsere Verdrängungsmechanismen schwächer.
Wenn allerdings die restlichen Punkte auf der To-Do-Liste immer noch Angst oder innere Widerstände erzeugen, werden wir trotzdem dazu neigen, nicht auf die Liste schauen zu wollen.
Aber hier hilft eine weitere Idee von David Allen: Immer den nächsten "physischen Schritt" zu formulieren.
Je klarer und konkreter eine Aufgabe beschrieben ist und je klarer wir vor Augen haben, was getan werden muss, desto einfacher ist es, damit anzufangen.
Viele Grüße,
Ralf
Ja, das ist eine wichtige DIskussion.
Mir hilft der Tagesplan von Eckhard Roediger (Besser leben lernen - Innere Balance zwischen Wunsch & Wirklichkeit, Urachhaus, 2006) mit folgenden Spalten:
- Zeit
- geplante Aktivität
- Beobachtung
- tatsächliche Aktivität (!)
- Effekt
- Lernerfahrung
Dabei ist für mich ganz wichtig, die tatsächliche Aktivität zu notieren und über den Effekt & die Lernerfahrung nachzudenken. Ich nehme dafür ein dünnes Heft mit einer Seite pro Tag. So kann man die 8-samkeit gut stärken und beobachten.
Über kleine Erfahrungsberichte damit würde ich mich sehr freuen.
ARRIVEDERCImmo
Zeitmanagement zieht mich magisch an, sagte ich doch mein Tag sollte 72 Stunden haben,....
Eine liebe Freundin sagte zu mir, Wolfgang bitte spanne mehr aus. Du belastest Dich zu viel,....
Dabei blieben, und bleiben auch anderes,.... auf der Strecke, glaube ich,...
Irgendwann beschlich mich das Gefühl, ich habe gar kein Zeitproblem, bestenfalls die Aufgabe, die Selbstgestellten Aufgaben auf die Reihe zu bringen, und den Erfolg, die bisherigen Resultate anzunehmen, weiter zu entspannen, trotz allem weiter in die gewünschte Richtung zu gehen,...
Mittlerweile glaube ich, wir erzählen uns selbst eine Geschichte. Die Geschichte von der kurzen Zeit. Wir vergessen, wir haben immer Zeit die wir nutzen können. Es geht um die bewusste Entscheidung und das annehmen der eigenen Entscheidung.
Harmonie ist's deretwegen wir hier leben unsre Zeit.
Uns gegeben ist der Wille, mächt'ge Macht so nutzen wir sie.
Wolfgang Macek