Poka Yoke – die Kunst, unnötige Fehler zu vermeiden

Von Stefan Pinter • 9 Kommentare

Vor einigen Wochen besuchte ich in der russischen Provinz einen deutschen VW-Zulieferer. Beim Werksrundgang beeindruckten mich kleine Apparaturen mit Lichtschranken, die signalisierten, wenn falsche Schrauben oder Muttern eingesetzt worden waren. Der uns betreuende Ingenieur nannte diese Vorrichtungen Poka Yoke. Auf meine Nachfrage erklärte er, Poka Yoke (zu Deutsch: dumme Fehler vermeiden) komme aus dem Qualitätsmanagement der japanischen Automobilindustrie und sei ein Grund für die hohe Qualität und den Markterfolg japanischer Autos. Der begeisterte Techniker nannte uns sogleich eine Reihe von segensreichen Poka Yokes aus dem täglichen Leben, wie beispielsweise SIM-Karten, deren Form es unmöglich mache, sie falsch einzusetzen.

Mir kam der Gedanke, dass unnötige Fehler ja nicht nur in technischen Systemen auftreten. Menschen produzieren am laufenden Band Fehler und könnten Poka Yokes gut gebrauchen. Sofort meldete sich mein innerer Kritiker und erinnerte mich, dass wir aus Fehlern ja hervorragend lernen können und dass es – weil Fehler unvermeidlich sind – vor allem darauf ankomme, sie als Teil des Lebens zu akzeptieren. Da hat er natürlich recht. Aber wäre es nicht toll, wenn wir die Zahl unserer dummen Fehler spürbar reduzieren und dadurch die Kraft und Energie sparen, die wir aufbringen müssen, um die Scherben danach wieder aufzukehren?!

Also habe ich mir die Frage gestellt, welche Poka Yokes ich einsetze, um unnötige Fehler zu vermeiden.

Meine Poka Yokes gleichen nicht denen, die in technischen Systemen installiert werden. Denn meine Fehler sind komplexer als eine zu kurze oder nicht fest angezogene Schraube. Sie resultieren aus Handlungen, an denen eine Fülle äußerer Reize und innerer Verarbeitungsprozesse beteiligt sind. Meine Fehler resultieren aus einer psychischen und mentalen Grundausstattung, die unter Druck und in unübersichtlichen Situationen ihre Grenzen hat. Dann verliere ich den Überblick, dann orientiere ich mich nicht mehr an dem, was wichtig ist, dann handle ich vorschnell und unüberlegt. Was ich brauche, sind Poka Yokes, die mir in solchen Situationen beistehen: Gewohnheiten, Symbole etc., die wie Lichtschranken funktionieren. Die keinen Aufwand erfordern und mir zuverlässig zur Verfügung stehen. Und die mir signalisieren, dass ich jetzt gerade im Begriff bin, einen unnötigen Fehler zu begehen.

Beim Nachdenken habe ich in meinem Handeln die folgenden Poka Yokes entdeckt. Ich habe dabei festgestellt, dass Poka Yokes nicht schwierig sind. Schwer ist jedoch, sie einzuüben:

Einstimmen/Vorab-Kontrolle

Piloten führen vor jedem Flug einen Instrumenten-Check durch. Bobfahrer proben vor ihrem geistigen Auge die Kurvenfahrt. Hochspringer machen es ebenso. In den meisten Fällen haben wir genug Zeit, um uns auf eine Handlung vorzubereiten. Also sollten wir es auch tun. Besonders effektiv ist Vorab-Kontrolle, wenn sie als konkreter „Wenn-dann-Plan“ formuliert wird, weil sich so das gewünschte Verhalten schneller automatisiert: Wenn ich eine Veranstaltung organisiere, dann verwende ich stets eine Checkliste. Am Tag der Veranstaltung komme ich extra früh, um mir den Raum noch einmal anzuschauen. Wenn ich einen Vortrag halte, dann probe ich den Auftakt. Ich frage mich, welchen Eindruck ich den Zuhörern vermitteln will und übe dies auch. Und wenn ich ein Projekt beginne, dann verschaffe ich mir immer zuerst einen Überblick, bevor ich die Details plane. Ich stelle mir die Ergebnisse vor und die Meilensteine auf dem Weg dahin. Vorab-Kontrolle kann beides sein: der Blick auf die Details und der Überblick über das große Ganze. Entscheidend ist: Was wir schon einmal angeschaut, erfühlt und gespürt haben, unterliegt später eher unserer Kontrolle.

Warten/Innehalten

Noch so gute Vorbereitung kann nicht verhindern, dass das Leben unsere Pläne stört: Der Hauptredner sagt am Veranstaltungstag wegen Krankheit ab, ein Gesprächspartner fühlt sich von einer unbedachten Bemerkung persönlich angegriffen, der Projektetat wird plötzlich gekappt und das Zeitlimit verkürzt, …

Diese Situationen erzeugen Stress und Menschen reagieren aufgrund ihres in der Evolution entstandenen Verhaltensrepertoires gern sofort. Je nach Persönlichkeit mit Flucht, Angststarre oder Angriff. Auch hier gilt: In den meisten Drucksituationen bleibt immer noch Zeit, sich eine Reaktion zu überlegen. Die Wahrscheinlichkeit unnötiger Fehler verringert sich, wenn wir zwischen mehreren Handlungsoptionen auswählen können. Der entscheidende Moment ist ein inneres STOPP, das uns vor einer spontanen Reaktion bewahrt. Innehalten und warten sind die Poka Yokes in Drucksituationen. Nur wenn wir nicht sofort handeln, geben wir Alternativen einen Raum. Dann fällt uns vielleicht ein, wer den Hauptredner ersetzen könnte. Dann parieren wir den verbalen Angriff nicht mit einer giftigen Retourkutsche. Dann nehmen wir das Projektdesign wieder in den Blick und passen es den veränderten Bedingungen an.

Unterstützung von außen

Ein wirksames Mittel gegen unnötige Fehler ist die Unterstützung anderer Menschen. Ein Beispiel: Ich surfe gern im Internet. Leider zu gern und verbringe allzu oft ernüchternd unproduktive Zeit vor dem Rechner. Vereinbarungen mit mir selbst, Auszeiten vom Medienkonsum zu nehmen, haben nichts gefruchtet. Also habe ich meiner Frau von meinem Vorsatz erzählt und sie um Unterstützung gebeten. Von da an konnte ich sicher sein, dass sie ebenfalls darauf achtet, dass ich die selbst gewählten Auszeiten auch einhalte. Unterstützung von außen ist effektiv, setzt aber Vertrauen voraus. Wer an Vertrauen denkt, erinnert sich sicher auch an Situationen, in denen dieses missbraucht und enttäuscht wurde. Wie können wir unter diesen Umständen von einem Poka Yoke sprechen? Wenn wir eine konkrete Bitte äußern, erhalten wir sehr schnell eine Rückmeldung, ob andere uns unterstützen. Wir können also lernen, die richtigen Personen anzusprechen. Eine weitere Erfahrung: Vertrauen ist wirkungsvoller als Misstrauen. Im Beispiel wurde mein Vertrauen nicht enttäuscht, weil ich meinerseits einen Vertrauensvorschuss leistete und meine Schwäche im Umgang mit dem Internet eingestand. Von den Menschen, die uns vertrauenswürdig erscheinen, werden wir selten enttäuscht, wenn wir ihnen gegenüber transparent und ehrlich sind und ihnen signalisieren: Ich vertraue dir.

Ordnung/das sichere System

Mein letztes Poka Yoke betrifft meine ganz persönliche Arbeitsorganisation. Ich bin täglich mit einer Fülle von Aufgaben und Terminen konfrontiert und muss parallel an mehreren Projekten arbeiten. Vieles ist wichtig und vieles ist dringend. Da kann es schnell geschehen, dass eine Aufgabe oder ein Termin vergessen wird. Mein Poka Yoke gegen das Überangebot an Informationen ist Ordnung. Ich habe für jede Aufgabe und jedes Projekt eine Outlook-Liste, die ich täglich aktualisiere. Ich weiß, dass sich alles, woran ich denken muss, in diesem sicheren System befindet. Außerdem nutze ich ein Ablagesystem, das im Kern aus einem Ein- und Ausgabefach, einem Themen- und einem Terminordner besteht. Wenn ich mein Tagespensum beendet habe, sieht mein Arbeitsplatz so aufgeräumt aus wie am Morgen. Alles ist an seinem Platz und alle Informationen sind abgespeichert. Äußere und innere Ordnung korrespondieren miteinander und ich mache mir keine Sorgen, dass ich etwas vergessen haben könnte.

Diese vier Poka Yokes in meinem Leben scheinen ganz selbstverständlich zu sein. Und doch habe ich lange mit ihnen geübt, um sie so einzusetzen, dass sie mir tatsächlich Tag für Tag unnötige Fehler ersparen. Wenn ich mir nur für einen Moment vorstelle, ich müsste ohne meine Poka Yokes auskommen, dann graut es mir – und unweigerlich beginnt mein inneres STOPP zu blinken …

Vielleicht nehmen Sie meine Erfahrungen als eine Anregung, sich auch einmal über Ihre ganz persönlichen Poka Yokes Gedanken zu machen. Worauf können Sie jederzeit und unter allen Umständen bauen? Was hilft Ihnen dabei, unnötige Fehler zu vermeiden?

Von Stefan Pinter

Im Hauptberuf berate ich Politiker. Außerdem bin ich Coach und Kommunikationstrainer (www.einfachcoaching.com). Und stelle dabei oft fest, dass die Methoden des Selbstmanagement nicht dauerhaft erfolgreich sind, weil sie nicht berücksichtigen, wie diejenigen "ticken", die sie einsetzen sollen. Daher arbeite ich als Coach gern mit Persönlichkeits-portraits.

Seit einigen Jahren beschäftige ich mich leidenschaftlich mit dem (Lebens-)Rhythmus. Auf diese Weise ist auch die Xing-Gruppe "Leben im Rhythmus" mit über 600 Mitgliedern entstanden.