Zeitplanung - Teil 3 (Seite 5 von 7)

Noch einmal zusammengefasst: Erledigen Sie A- und B-Aufgaben immer zuerst vor allen anderen. Dann gehen Sie an die C-Aufgaben. Vielleicht können Sie einige dieser Aufgaben an jemand anderen delegieren. Wenn nicht, können Sie hier effiziente Strategien entwickeln, mit denen Sie diese Aufgaben möglichst schnell erledigen können. Die D-Aufgaben, die Sie nicht erledigen wollen, brauchen Sie einfach nur zu ignorieren. Sie verschwinden sozusagen von allein.

Planen Sie die geschätzte Dauer Ihrer Aufgaben und überlegen Sie sich, wann Sie die Aufgabe erledigen

Überlegen Sie sich nun zu jeder Aufgabe, wie lange Sie schätzen, dafür zu brauchen. Aber Vorsicht: Schätzen Sie nicht zu knapp. Wenn Sie zu knapp kalkulieren, geraten Sie später mit Ihrem Zeitplan völlig durcheinander. Planen Sie dann auch, wann Sie anfangen und wann Sie fertig sein wollen. Eine Planung ohne Termine ist kein Planen, sondern nur ein Vornehmen.

Schätzen müssen Sie wahrscheinlich erst lernen

Wenn Sie sich am Anfang verschätzen, wie lange eine Aufgabe dauern wird, ist das ganz normal. Lernen Sie aus Ihren Schätzungen und schätzen Sie demnächst besser. Haben Sie hier ein bisschen Nachsicht mit sich, denn das Schätzen von Aufgaben ist wirklich schwer. Rechnen Sie im Zweifelsfall lieber mehr Zeit ein.

Planen Sie unbedingt Pufferzeiten mit ein

Planen Sie zwischen den Aufgaben immer Pufferzeiten mit ein. Die meisten Menschen werden während Ihrer Arbeit häufig gestört und unterbrochen. Dagegen kann fast niemand etwas tun. Wenn Sie Spielraum für Unterbrechungen mit einplanen, können Sie gelassener auf Unterbrechungen und Störungen reagieren und Sie geraten mit Ihren Aufgaben nicht völlig in Verzug.

Ihre Zeitplanung zusammengefasst

Um Ihre Zeitplanung durchzuführen, schreiben Sie also zu jeder Aufgabe folgendes auf:

• Das gewünschte Ergebnis
• Was Sie vorher noch alles brauchen
• Die Wichtigkeit und Dringlichkeit (A,B,C oder D)
• Anfang, Ende und Dauer (inklusive Pufferzeit)

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