Grundlagen des Wissensmanagements (Seite 2 von 3)

Auch wenn es ein Bestandteil des Wissensmanagements ist, Informationen und Wissen zu sammeln und verfügbar zu machen, sollte der erste Schritt nicht die Anschaffung teurer Programme und Technik sein. Damit würden Sie den zweiten Schritt vor dem ersten tun. Vielmehr sollten Sie bei den Menschen beginnen, die das Wissensmanagement umsetzen und davon profitieren sollen. Und im Grunde beginnt es ganz zuerst bei Ihnen als Führungsperson oder Verantwortlichen.

Voraussetzungen für ein effektives Wissensmanagement

Es gibt eine Reihe von Grundvoraussetzungen ohne die es nur schwer möglich ist, ein effektives Wissenssystem aufzubauen.

Offenheit und Vertrauen – Der wichtigste Baustein für das Wissensmanagement ist Offenheit. Diese Offenheit ist nur möglich, wenn bei den Mitarbeitern ein Grundvertrauen in das Unternehmen, die Vorgesetzten und in die Kollegen vorhanden ist. Idealerweise ist jeder jederzeit bereit, jedem sein Wissen weiterzugeben. Wissensvorsprünge werden in einem Umfeld, in dem ein hoher Konkurrenzdruck herrscht, leider oft als ein Mittel gesehen, besser dazustehen und sich seine Position zu sichern. Diese Art zu denken verhindert ein funktionierendes Wissensmanagement.

Es liegt an Ihnen als Führungskraft oder Verantwortungsträger, dafür zu sorgen, dass ein offener Wissensfluss honoriert wird. Hierfür müssen Sie in erster Linie selbst ein gutes Vorbild sein. Deshalb sollte es in Ihrem Unternehmen auch so wenig Zugangsbeschränkungen wie möglich zu Informationen oder Wissen geben.

Anerkennung und Wertschätzung – Das Wissen von Mitarbeitern wird in vielen Unternehmen selbstverständlich angefordert und genutzt. Hier sind besonders Führungskräfte aufgefordert, Belohnungs- und Anreizsysteme zu entwickeln, durch die der Einzelne im Unternehmen motiviert ist, von sich aus sein Wissen mit anderen zu teilen. Einige Ideen finden Sie hier:

• Sie können z.B. Ihre Anerkennung und Ihr Lob deutlich artikulieren.
• Mitarbeiter mit einem großen Wissen könnten zu Mentoren werden, die dafür auch eine bestimmte Entlohnung bekommen.
• Erkennen Sie Informations- und Lernbedürfnisse als etwas Positives an und ermöglichen Sie es interessierten Mitarbeitern an Weiterbildungsprogrammen teilhaben zu können.
• Die entstehenden Kosten sind eine direkte Investition in Ihr Unternehmen. Machen Sie es dann aber ruhig zur Bedingung, das neue Wissen auch den anderen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen.
• Richten Sie einen ausdrücklichen Wissens- und Informationsetat ein, aus dem z.B. Bücher oder Zeitschriften o.ä. beschafft werden können. Ermuntern Sie Mitarbeiter, Vorschläge zu Neuanschaffungen zu machen.
• Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen dazu, durch Vorträge und kleinere Workshops ihr Wissen an andere weiterzugeben oder auch in schriftlicher Form für alle zu dokumentieren.

Nutzenstiftung für alle Seiten - Entscheidend ist, dass alle Beteiligten die Chancen und den Nutzen eines aktiven Wissensaustausches erkennen. Das Schöne ist ja, dass mitgeteiltes Wissen immer mehr und nie weniger wird. Voneinander zu lernen beinhaltet also schon von seinem Wesen her immer einen zweiseitigen Nutzen.

Es sollte deshalb unbedingt vermieden werden, dass Personen mit einem besonderen Wissen das Gefühl haben, immer nur ihr eigenes Wissen zur Verfügung zu stellen, während sie selbst keines bekommen. Dies kann z.B. durch systematische Weiterbildungsmaßnahmen für solche Personen aufgefangen werden. Fragen Sie sie doch einmal, woran sie interessiert sind und worin sie sich gerne fortbilden würden.

Genauso muss aber auch sichergestellt werden, dass "weniger Wissende" nicht das Gefühl haben, selbst "dumm und wertlos" zu sein. Zum einen können Sie als Führungsperson hier das vielleicht noch unentdeckte Wissen dieser Personen freilegen oder auch sie hin und wieder zu bestimmten Weiterbildungen schicken, nach denen sie dann ihr neues Wissen den anderen zur Verfügung stellen können.

Das Prinzip "Geben und Nehmen"

Durch das Wissensmanagement sollte es zur Selbstverständlichkeit für alle Mitarbeiter werden, ihr eigenes Wissen gerne weiterzugeben und auch Wissen von anderen anzunehmen. Nur so wird es möglich jemand anderem einen Tipp zu geben, ohne dass der sich angegriffen fühlt. Leben Sie dieses Prinzip selbst vor und äußern Sie Ihre Freude über einen regen Austausch von Wissen und Informationen deutlich.

Prüfen Sie sich: Wie lief es bisher?

Machen Sie zunächst eine Bestandsaufnahme:

• Wie wird heute Wissen in Ihrem Unternehmen organisiert und erfasst?
• Gibt es Informationspools, in denen Mitarbeiter- und Unternehmenswissen erfasst wird?
• Welche Informationsmittel stehen Ihren Mitarbeitern zur Verfügung? Allen die gleichen oder gibt es hier Unterschiede?
• Stehen Ihren Mitarbeitern PCs mit Internetanschluss zur Verfügung?
• Existieren Listen von Ansprechpartnern (Experten) zu bestimmten Themen- oder Fachbereichen, die man um Rat fragen kann?
• Wissen alle Mitarbeiter über die bestehenden Informationsmöglichkeiten?

Und fragen Sie sich selbst:

• Unterstützt die Atmosphäre in meinem Unternehmen / meiner Abteilung einen offenen Austausch?
• Inwieweit habe ich es bisher anerkannt und honoriert, wenn Wissen im Unternehmen weitergegeben wurde? Gibt es vielleicht Mitarbeiter, die ihr Wissen geheim halten, um sich unersetzlich zu machen? Warum ist das so und was könnte ich als Vorgesetzte tun, um hier mehr Vertrauen zu schaffen?
• Worin bestehen meine Ängste in Bezug auf die Tatsache, dass in Zukunft alle im Unternehmen untereinander Wissen und Informationen austauschen werden?
• Wie viel Einsatz bin ich bereit zu bringen, um ein gutes Wissensmanagement aufzubauen und zu unterstützen – und zwar als Person, aber auch mit finanziellem und anderem Einsatz?

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