Wissensmanagement ganz praktisch (Seite 3 von 3)

Ziel ist es, in Ihrem Unternehmen ein menschliches und auf Ihr jeweiliges Unternehmen zugeschnittenes Wissensmanagement zu entwickeln, bei dem alle Beteiligten von sich aus Motivation und Energie einbringen. Lesen Sie dazu unsere folgenden, praktischen Tipps.

Das Wichtigste: Stellen Sie Zeit zur Verfügung

Das Allerwichtigste, was Sie als Führungskraft tun müssen, um ein effektives Wissensmanagement zu erreichen, ist Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen Zeit sowohl für die Wissensrecherche als auch für den Wissensaustausch einzuräumen. Wenn Sie erwarten, dass jeder Ihre Wissensmanagementpläne quasi nebenbei umsetzen soll, ist das Ganze zum Scheitern verurteilt. Wenn Ihnen Wissen für Ihr Unternehmen wichtig erscheint, sollten Sie dem auch einen gewissen Zeitraum geben – wie wäre es z.B. mit drei Stunden pro Woche? Sehen Sie diese Zeit als Investition, die bald Früchte tragen wird.

Nutzen Sie bereits vorhandene informelle Wissensnetze

In jedem Unternehmen gibt es informelle Wissensnetze. Dazu gehören

• Klatsch und Tratsch,
• Fachgespräche von Mitarbeitern untereinander,
• Ratschläge und Tipps, die sich Kollegen geben,
• Aufzeichnungen und Informationssammlungen einzelner Mitarbeiter
• u.ä.

Informelle Wissensnetze organisieren sich eigenständig und funktionieren in der Regel recht gut. Der Nachteil an diesen informellen Wissensnetzen ist natürlich, dass die Weitergabe von Informationen eher zufällig verläuft und von außen so kaum beeinflusst werden kann. Außerdem sind dabei nie alle Mitarbeiter, die davon profitieren könnten, beteiligt. Es gilt, diese bestehenden Netze gezielter und systematischer zu nutzen.

Richten Sie ein Wissenszimmer ein

Richten Sie dafür z.B. ein spezielles Wissenszimmer ein.

• In diesem Raum können sich Mitarbeiter zu Diskussionen, zu einem Austausch oder auch zu selbstorganisierten Workshops treffen.
• Dort liegen dann sämtliche Bücher und Zeitschriften aus, die von Ihnen oder Ihren Mitarbeitern als hilfreich eingeschätzt werden. Ein Tipp: Falls mal was wegkommt, kaufen Sie einfach ein neues Exemplar. Hier zu sparen, wäre sparen am falschen Ende.
• Es steht dort mind. ein PC mit Internetanschluss für Recherchen.
• Es sind in diesem Raum immer ausreichend Schreib- und Malmaterial verfügbar, so dass man sich dort alles Wichtige aufschreiben kann.
• Die Wände werden mit weißem Papier behangen, auf das jeder Fragen oder Ideen notieren kann – auf die wiederum jeder andere seine Antworten oder Gedanken dazu auch einfach aufschreiben kann.

Veranstalten Sie regelmäßige Wissenstreffen

Diesen Raum können Sie dafür nutzen, regelmäßige Wissenstreffen zu veranstalten. Inhalt solcher Treffen können z.B. sein:

• Austausch von neuesten Informationen, Internetadressen, Buchtipps usw.
• Berichte über besuchte Seminare mit gut aufbereiteten Zusammenfassungen für alle.
• Bekanntgabe von neuen "Experten" zu bestimmten Fragen – mit Telefonnummern und Adressen.
• Erfassen von offenen Fragen oder Wissenslücken – ggf. mit Auftrag an jemanden, das fehlende Wissen zu recherchieren.
• Allgemeiner Stimmungscheck: Funktioniert das, was wir tun? Haben alle ein gutes Gefühl dabei, wie mit Wissen und Informationen bei uns umgegangen wird?
• Kreative Ideensammlung zum Thema "Wissensmanagement" und auch zu anderen Bereichen.

Wissensthema des Monats

Jeder Monat könnte einem bestimmten Thema oder einer Frage gewidmet werden, für die dann jeder etwas erarbeitet und recherchiert. Diese Themen oder Fragen sollten natürlich möglichst für Ihr Unternehmen wichtig sein und das Unternehmensziel unterstützen. Allerdings ist es nicht ratsam, solche Themen einfach vorzugeben. Entwickeln Sie diese lieber zusammen mit Ihren Mitarbeitern. So erfahren Sie auch gleich etwas über die Informationsbedürfnisse und Interessen Ihrer Leute.

So ein Wissensthema des Monats kann einen Projektcharakter wie in der Schule haben, für die dann auch Lehrer und Schüler mit Feuereifer gearbeitet haben. Am Ende des Monats werden die Ergebnisse vorgestellt und von allen bewundert.

Finden Sie einen Wissensbeauftragten

Idealerweise haben Sie eine Person, die für das Wissensmanagement im Unternehmen zuständig ist (nicht verantwortlich!). Diese Person hat in erster Linie die Aufgabe, das vorhandene und hinzukommende Wissen im Unternehmen so verfügbar zu machen, dass ein schneller Zugriff sichergestellt wird. Das heißt im Einzelnen z.B.:

• Bücher und Zeitschriften so zu sortieren, dass jeder einen leichten Zugriff hat, ggf. fehlende Sachen anzuschaffen oder nachzubestellen.
• Die Informationen, die an den Wänden des Wissenszimmers gesammelt werden, aufzubereiten und so abzulegen, dass sie gut zu finden sind.
• Unterlagen, die von anderen Mitarbeitern erstellt werden zu sammeln, ggf. zu vervielfältigen und zu verteilen.
• u.a.

Entscheidend dabei ist aber, dass durch diese Person tatsächlich nur die Verwaltung von Informationen und Unterlagen erfolgt – weiterhin aber alle anderen verantwortlich bleiben.

Und was bei der Informationsverwaltung zu beachten ist

Noch ein Wort zur Informationsverarbeitung: Natürlich ist es sinnvoll, auch über eine systematische Erfassung von Daten und Informationen nachzudenken. Möglicherweise ist dafür der Einsatz eines professionellen Programms zur Wissensaufbereitung sinnvoll. Machen Sie es aber nicht komplizierter als nötig. Eine einfache Hängeregistratur kann unter Umständen von größeren Nutzen sein als alle PC-Programme zusammen. Für die Auswahl sind vor allem folgende Punkte entscheidend:

• Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind bei der Entscheidung im Vorfeld zu befragen und mit einzubeziehen. Schließlich sollen sie es nutzen.
• Die Hemmschwelle, das System zu nutzen, sollte für alle so gering wie möglich sein.
• Es sollte auf keinen Fall nur eine oder wenige Personen damit klarkommen, sondern im Idealfall jeder (ggf. nach einer kurzen Einarbeitungszeit).
• Idealerweise macht es auch noch Freude, das System zu nutzen.

Literatur zum Thema:

• Thomas Davenport, Laurence Prusak: Wenn Ihr Unternehmen wüsste, was es alles weiß
• Klaus North: Wissensorientierte Unternehmensführung

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