Delegieren - so geht's (Seite 2 von 3)

Hier erfahren Sie, wie das Delegieren ganz praktisch geht und welche Faktoren Sie beachten sollten, damit Sie Ihre Aufgaben erfolgreich delegieren können.

Delegieren – aber was?

Welche Aufgaben sich delegieren lassen, muss in der Regel im Einzelfall und je nach Situation entschieden werden. Dennoch gibt es eine Richtlinie, an der Sie sich orientieren können.

Leicht delegierbar sind vor allem:

• Routineaufgaben,
• Spezialistentätigkeiten (dann eben an einen Spezialisten),
• gut vorbereitete Aufgaben, die quasi anhand einer Checkliste erfüllt werden können und
• Aufgaben ohne viel Abstimmungsbedarf.

Nicht zum Delegieren geeignet sind:

• Führungsaufgaben,
• vertrauliche Angelegenheiten und
• alles, was ungewöhnlich (und dabei bedeutungsvoll) ist.

Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick

Wenn Sie mit dem Delegieren einsteigen wollen, dann müssen Sie zuerst einmal auflisten, welche Aufgaben Sie überhaupt in Ihrer Position zu erledigen haben und dann können Sie überprüfen, welche der Teilaufgaben Sie delegieren können und welche Sie auch in Zukunft selbst ausführen wollen.

Stellen Sie also zunächst einen detaillierten Arbeitsplan auf, in dem Sie alle zu erledigenden Aufgaben z.B. für ein Projekt oder für den kommenden Monat notieren.

Unterscheiden Sie die Aufgaben dann z.B. wie folgt:

• Routineaufgaben, die immer wieder anstehen, wie z.B. Kopierpapier auffüllen, Sitzungsraum vorbereiten u.ä.
• einmalige Aufgaben, die einfach zu erledigen sind, wie z.B. Verschicken einer Postwurfsendung, Entgegennahme einer Lieferung u.ä.
• komplexe und schwierige Aufgaben, wie z.B. eine Projektplanung erstellen, eine Werbekampagne zu planen u.ä.
• Aufgaben, von denen Sie wissen, dass Sie diese nicht optimal erledigen könnten, für die also jemand anders besser geeignet wäre, wie z.B. den Kommunikationsworkhop für die Mitarbeiter zu halten oder die Buchhaltung zu machen.
• Anforderungen, die ausdrücklich an Ihre Person gestellt werden, wie z.B. die Teilnahme an einer Podiumsdiskussion, einen Vortrag halten o.ä.
• Aufgaben für die andere eigentlich besser qualifiziert sind.
• Aufgaben, die Sie auf jeden Fall selbst erledigen wollen, wie vielleicht einen Artikel zu schreiben, die Sitzung leiten o.ä.

Anhand Ihrer Aufgabenliste können Sie viel leichter entscheiden, welche der Aufgaben Sie delegieren wollen.

An wen delegieren?

Nachdem Sie ermittelt haben, welche Aufgaben Sie delegieren können und wollen, überlegen Sie im nächsten Schritt, an wen Sie die entsprechenden Aufgaben delegieren könnten.

Möglich wären hier z.B.

• eigene Mitarbeiter (M),
• andere Abteilungen im eigenen Haus (A),
• Stabsstellen im eigenen Haus (S),
• Profitcenter im eigenen Unternehmen / Konzern (P) oder
• externe Dienstleister (E).

Schreiben Sie doch einfach hinter jede Ihrer zu delegierenden Aufgaben, welche der oben gezeigten Möglichkeiten sich am besten dafür eignet. Nutzen Sie dafür die Buchstaben (M, A, S, P, E).

Nachdem Sie nun wissen, was Sie delegieren können und wer dafür in Frage kommt, stellen wir Ihnen noch drei entscheidende Erfolgsfaktoren für das Delegieren vor.

Delegation – die Erfolgsfaktoren

Wir halten folgende drei Faktoren für eine effektive Delegation für unerlässlich:

• Vertrauen
• Transparenz
• Feedback

Vertrauen – Besteht ein ausreichendes Vertrauensverhältnis?

Delegation bedarf des Vertrauens – und zwar:

1. Ihr Vertrauen in die Person, die eine Aufgabe für Sie erledigen soll und
2. das Vertrauen der Person, die die Aufgabe übernimmt, in Sie.

Das mit dem Vertrauen ist so eine Sache – viele gehen da lieber getreu nach dem Sprichwort vor “Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser”. Delegieren ist mehr als nur eine Arbeitsanweisungen zu geben und bedeutet, immer auch ein Stück Kontrolle abzugeben. Ihr Vertrauen macht es der anderen Person deutlich leichter, ein Stück Verantwortung zu übernehmen und auch eigenverantwortlich zu handeln. Ihre Mitarbeiter oder Kollegen spüren es, wenn Sie ihnen nicht zutrauen, dass sie die Aufgabe erledigen können. Das senkt die Motivation und auch das Selbstvertrauen.

Versuchen Sie also Ihren Mitarbeitern das notwendige Vertrauen entgegenzubringen. Das fällt vielleicht gerade am Anfang nicht leicht und muss geübt werden. Hilfreich sind hierbei:

• eine gesunde Einstellung zu Fehlern – wie z.B. “Aus Fehlern können wir lernen”,
• die Bereitschaft anzuerkennen, dass andere manche Aufgaben genauso gut oder sogar besser als Sie erledigen können,
• ein offener und konstruktiver Umgangston, bei dem alle nach den bestmöglichen Lösungen, statt nach Sündenböcken suchen
• und die Offenheit, selbst dazu zu lernen.

Versuchen Sie es doch einfach einmal. Sie können hier viel dazulernen – und viel gewinnen.

Transparenz – Wird klar und eindeutig delegiert?

Die Kommunikation spielt eine große Rolle, wenn es ums Delegieren geht. Hierzu gehören vor allem folgende Punkte:

• Klare Formulierung der Aufgabe - Der Erfolg der Delegation hängt vor allem von der Klarheit ab, mit der eine Aufgabe übertragen wird. Formulieren Sie also die Arbeitsaufgabe so konkret und eindeutig wie möglich und versichern Sie sich durch Rückfrage, ob Sie richtig verstanden wurden. Was für Sie “klar” ist, muss es für den anderen noch lange nicht sein.
• Klare Formulierung des Ziels - Mindestens genauso wichtig, wie die Aufgabe selbst zu formulieren ist auch, das Ziel klar festzulegen. Das ist leider nicht so selbstverständlich, wie es sich anhört. Eine normale Aufgabenbeschreibung beinhaltet leider nur in den seltensten Fällen auch eine konkrete Zielformulierung. Aber wer das konkrete Ziel kennt, wird es auch leichter erreichen. Achten Sie also auf eine konkrete und möglichst messbare Zielformulierung.
• Ausreichende Informationen zum Erledigen der Information - Nur wenn die Person, die die Aufgabe erledigen soll, über alle Informationen und Mittel verfügt, die sie dafür braucht, kann sie optimale Ergebnisse erzielen. Vertrauen Sie hier nicht darauf, dass der andere schon nachfragen wird, wenn ihm oder ihr Informationen fehlen, sondern sorgen Sie durch eine offene und effektive Informationsbereitstellung vor. Wenn Sie nicht abschätzen können, welche Informationen gebraucht werden (z.B. bei Aufgaben, die Sie an einen Spezialisten weitergeben), fragen Sie einfach nach.
• Information darüber, welchen Sinn und Zweck die Aufgabe hat - Viele halten es für unnötig ihre Mitarbeiter oder Kollegen darüber zu informieren, warum eine Aufgage erledigt werden soll. Wer aber weiß, was der Sinn hinter eine Aufgabe ist, tut sich viel leichter, sie zu erledigen. Stellen Sie deshalb immer auch den größeren Zusammenhang dar, in dem die Aufgabe ihren Platz hat.

Eine offene Kommunikation fördert übrigens auch das Vertrauen – und zwar auf beiden Seiten.

Feedback – Erfolgt eine Rückkoppelung?

Delegation endet weder mit der Aufgabenweiterleitung noch mit der Erledigung der Aufgabe.

Zum erfolgreichen Delegieren gehört auch, dass Sie

• Zwischenergebnisse kontrollieren (wenn notwendig),
• Ihren Mitarbeitern oder Kolleginnen eine Rückmeldung über Ihre Zufriedenheit geben und
• bei fehlerhaften Ergebnissen sicherstellen, dass der Mitarbeiter die Fehlerquellen begreift und der Fehler möglichst kein zweites Mal passiert.

Vergessen Sie an dieser Stelle nicht, wie wichtig und motivierend Lob ist. Teilen Sie Ihren Mitarbeitern und Kollegen immer mit, wenn Sie zufrieden sind – auch wenn es sich nur um kleine Aufgaben handelt.

Seien Sie sparsam mit Kritik – und wenn sie nötig ist, dann formulieren Sie diese immer konstruktiv. Viel wichtiger als herauszustellen, was schiefgelaufen ist, ist es, Ideen zu entwickeln, wie es in Zukunft besser geht.

Feedback sollte aber nicht nur von Ihnen erfolgen, sondern auch von der Person, die die Aufgabe erfüllt hat. Sie könnte z.B. zu folgenden Punkten etwas sagen:

• Ob die Aufgabenvergabe klar genug erfolgte,
• ob die Informationen und Mittel ausreichend waren,
• ob es etwas für die Zukunft gibt, das sich noch verbessern lässt.

Im Folgenden finden Sie nun noch eine praktische Checkliste mit allen Punkten, die es beim Delegieren zu beachten gibt.

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