Notizen verwalten (Seite 3 von 3)

Notizen zu machen, ist eine Sache – sie dann auch zuverlässig wieder zu finden, eine ganz andere. Hier finden Sie eine Reihe von Tipps und Hinweisen für eine gute Archivierung Ihrer Notizen.

Weg, was weg kann

Vielleicht der wichtigste Punkt: Erledigtes oder Überholtes sollten Sie möglichst immer gleich vernichten.

Je weniger Sie zu archivieren haben, desto leichter wird es. Werfen Sie erledigte Sachen also immer gleich weg und gehen Sie Ihre Notizen zusätzlich in regelmäßigen Abständen durch, um alles zu streichen oder fortzuwerfen, was Sie nicht mehr benötigen.

Für Notizen, bei denen Sie eigentlich sagen würden, sie wären erledigt, aber doch unsicher darüber sind, ob Sie diese nicht vielleicht doch noch einmal brauchen, können Sie sich eine Extra-Ablage einrichten. So sind die Notizen nicht verloren, belasten aber auch nicht länger Ihr aktives Archiv. Vergessen Sie dann aber nicht, auch diese Extra-Ablage hin und wieder zu entmüllen.

Worauf notieren?

Für das spätere Verwalten Ihrer Notizen ist die Fragen nicht ganz unwesentlich, worauf und wie Sie etwas notieren. Hier gibt es keine allgemeingültigen Regeln, sondern nur verschiedene Möglichkeiten, von denen Sie sich die für Sie Passendste auswählen sollten.

Wir gehen hier im Wesentlichen auf das Notieren auf Papier ein, streifen aber auch Kalender- oder PC-Systeme.

Papier – klassisch und gut

Die schnellste und in der Regel einfachste Möglichkeit, etwas zu notieren ist Papier zu nehmen. Zettel und Stift finden sich so gut wie überall.

Es wird oft empfohlen, immer das gleiche Format zu wählen, z.B. DinA4-Blätter o.ä. Wie machbar das für Sie ist, hängt von Ihrer individuellen Situation ab. Manche Menschen müssen ständig und überall Notizen machen können und man hat nicht immer einen DinA4-Block bei sich. Auch kann es beim Einsatz komplexer Notizmethoden sinnvoll sein, auf größere Formate zu gehen.

Hier gilt es eine gewisse Flexibilität zu entwickeln und das Archivierungssystem entsprechend auszurüsten.

Ein Heft für alles

Überlegen Sie einmal, ob es auch für Sie Sinn machen könnte, sich ein Heft oder ein Büchlein anzulegen, in das Sie alles notieren (außer großformatige Aufzeichnungen natürlich). So ein Heft für alles erscheint vielen extrem chaotisch. Sie können dem aber z.B. sehr gut durch einen konsequenten Einsatz von unterschiedlichen Farben (mit einem Vielfarbkugelschreiber kein Thema) entgegenwirken oder auch in dem Sie jede Notiz mit einem Symbol oder Buchstaben kennzeichnen, so dass Sie das Geschriebene jederzeit leicht zuordnen können.

Der Vorteil eines Heftes ist, dass Sie immer wissen, wo Sie Ihre Notizen finden. Entscheidend aber dafür ist natürlich, dass Sie es immer bei sich haben. Zwar können Sie lose Blätter oder Zettelchen auch später in das Heft legen, aber der Charme liegt ja genau darin, dass Sie alles an einer Stelle haben.

Eine Pinnwand für alles

Eine ähnliche Idee ist, sich eine Pinnwand einzurichten, woran alles gepinnt wird, was Sie an Notizen machen.

So etwas ist z.B. in Teams oder auch in der Familie eine ganz nützliche Sache, denn so wissen alle Beteiligten, wo sie das platzieren sollen, was sie selbst notiert haben.

Karteikarten

Auch Karteikarten sind eine feine Möglichkeiten, Notizen zu machen. Hier können sie unterschiedliche Farben und Formate nutzen, allerdings sind Sie von der Größe begrenzt. Das spätere Einordnen ist hier aber dafür sehr leicht. Sie können dafür einfach verschiedene Kästen, Farben oder ein Register nutzen.

Wichtig: ein Ordnungssystem

Ob Sie Ihre Notizen nun alle an einer Stelle machen oder ob Sie sich eine muntere Zettelwirtschaft anlegen – ohne etwas Ordnung werden Sie mit Ihren Notizen sehr wahrscheinlich nicht glücklich werden.

Sie müssen also alle Notizen, die Sie dauerhaft aufheben wollen, z.B. thematisch ordnen: “Projekte”, “Privates”, “Dokumente” oder was auch immer Sie brauchen.

Und hier gibt es nun sehr, sehr viele Möglichkeiten:

• Sie können die “Schuhkarton-Methode” nutzen – also Ihre Notizen in Kisten ablegen. Wenn man sich verschiedene Kisten einrichtet und die eindeutig beschriftet, kann man damit gut klarkommen.
• Es gibt natürlich auch professionelle Ordnungssysteme, wie Hängeregistraturen oder ähnliches. Hier gilt das gleiche Prinzip: Sie ordnen Ihre Notizen nach verschiedenen Themenbereichen. Schauen Sie sich die Möglichkeiten ruhig mal in einem Laden für Bürobedarf an.
• Empfehlenswert ist es, sich ein einfaches und leicht zu merkendes Ordnungssystem zu überlegen. Alles was zu kompliziert ist, wird sich im Alltag nicht bewähren, da es zu viel Zeit kostet. Wählen Sie also nie zu viele Fächer oder Kisten, sondern versuchen Sie mit maximal 5 bis 7 Kategorien auszukommen.
• Auch hier lassen sich sehr gut Farben einsetzen, um auf einen Blick zu sehen, wo was hingehört.
• Der vielleicht wichtigste Punkt ist dann, konsequent durchzuhalten mit dem Einsortieren der Notizen.
• Und denken Sie auch immer daran, alles, was sich erledigt hat, auszusortieren.

Probieren Sie am besten viele verschiedene Ordnungssysteme aus, so lange, bis Sie mit einem richtig zufrieden sind.

Kalender

Kalender für Notizen zu nutzen, ist in vielen Fällen eine gute Idee. Termine kann man so gleich eintragen und wenn man ein entsprechendes Format wählt, hat man auch ausreichend Raum, um darüber hinaus Sachen aufzuschreiben.

Allerdings ist der Platz naturgemäß beschränkt und man muss sich Gedanken darüber machen, wo und wie man Zusätzliches notieren möchte. Sie könnten sich z.B. Zettel im Format des Kalenders zuschneiden und immer welche hinten hineinlegen.

Notieren mit dem PC

Jeder der am PC arbeitet, nutzt ihn automatisch als Möglichkeit, Sachen zu notieren: Sie schreiben Texte, skizzieren Ideen, stellen Informationen zusammen u.ä. Und Sie haben hier auch bereits ein Ordnungssystem, in dem Sie Ihre Dokumente ablegen (wahrscheinlich sogar mehrere, also z.B. für Ihre Dokumente, für Ihre Emails usw.).

Überprüfen Sie hin und wieder, wie gut sich die gewohnten Systeme bewähren. Manchmal ändern sich die Anforderungen oder wir benutzen ein System, weil einfach aus Gewohntheit, obwohl es bessere gäbe. Sehr viele Menschen scheuen den Aufwand einer Neuorganisation, würden aber damit auf lange Sicht sehr viel Zeit planen.

Hier noch zwei Sonderformen:

Mind Mappen am PC

Die vorher angesprochene Methode des Mind Mapping kann man auch am PC durchführen. Hier sind vor allem zwei Programme zu nennen:

• MindManager der Firma Mindjet
• Creative Mind Map der Firma Data Becker

Sie können diese Mind Maps dann auf Ihrem Rechner archivieren oder auch ausdrucken und bei Ihren Papiernotizen einordnen.

Spezielle PC-Notizprogramme

Es gibt auch ausgesprochene PC-Notizprogramme. Schauen Sie mal, ob diese vielleicht für Sie passen. Beispiele sind:

• www.scribblepapers.de.vu
• http://www.mhst.net/cuecards/
• www.lexican.de
• www.evernote.com

Fazit

Als Fazit zu guter Letzt: Notizen machen kann man durchaus auch ohne groß darüber nachzudenken. Die ganze Sache aber einmal bewusst danach auszurichten, was eigentlich für einen ganz persönlich praktisch und nützlich ist, ist etwas, von dem Sie dauerhaft profitieren werden. Dann nämlich haben Sie deutlich mehr Freude an Ihren Notizen.

Literaturtipps:

Mind Mapping:

• Joyce Wycoff: Gedanken-Striche
• Björn Gemmer [u.a.]: Mind Mapping – fit in 30 Minuten (Für Kinder)

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