8 Tipps für ein effektives E-Mail-Management – Teil 2

Von Ralf Senftleben

Tipp 5: Fassen Sie Ihre E-Mail nur einmal an

Nachdem Sie Ihre E-Mails in die richtigen Ordner sortiert haben, sollte gelten: Fassen Sie jede E-Mail nur noch einmal an. Sobald Sie sie gelesen haben, sollten Sie die Bearbeitung der E-Mail nicht auf später verschieben. Tun Sie gleich, was getan werden muss:

• beantworten Sie die E-Mail,
• leiten Sie sie mit Kommentaren an jemand anderes weiter,
• archivieren Sie sie,
• bearbeiten Sie sie oder
• löschen Sie die E-Mail.

Widerstehen Sie dem Impuls, sich die Sache noch einmal später vorzunehmen. Wenn Sie sich angewöhnen, jede E-Mail nur einmal anzufassen und sie auch gleich zu bearbeiten, dann werden Sie sehr viel Zeit sparen.

Tipp 6: Nutzen Sie Vorlagen und Textbausteine

Sie werden es bestimmt auch schon bemerkt haben: Häufig müssen Sie E-Mails verschicken, die ganz oder teilweise den gleichen Inhalt haben. In diesem Fall lohnt es sich, wenn Sie sich einige Vorlagen und Textbausteine anlegen, um dadurch Zeit und Arbeit zu sparen.

Für Ihre E-Mail-Vorlagen können Sie z.B. einen eigenen Ordner "Vorlagen" anlegen und dort E-Mails mit dem Text vorschreiben, den Sie immer wieder benutzen. Bei Bedarf kopieren Sie diese E-Mail dann einfach und nehmen sie als Grundlage für die zu schreibende Nachricht.

Auch wenn Sie merken, dass Sie bestimmte Sätze wieder und wieder schreiben, dann legen Sie sich am besten ein Software-Programm zu, mit dem Sie Textbausteine festlegen und diese in jedes andere Programm einfügen können. Ein solches Textbaustein-Programm ist z.B. GhosterTyperXML.

Achtung: Wenn Sie so ein Textbaustein-Programm einsetzen, besteht allerdings auch die Gefahr, dass Sie die Empfänger Ihrer E-Mails mit vorgefertigten Phrasen abspeisen, die nicht richtig passen. Verwenden Sie Ihre Textbausteine deswegen achtsam und passen Sie sie immer auf die aktuelle Situation an.

Tipp 7: Beachten Sie die Netiquette

Auch für das Medium E-Mail gibt es bestimmte Regeln, die den Austausch reibungsloser machen. Diese Regeln heißen "Netiquette" und dazu gehört u.a.:

1. Alles in Großbuchstaben zu schreiben, bedeutet im E-Mail-Verkehr zu schreien und gilt als unhöflich.
2. Nutzen Sie die so genannten "Smileys" oder "Emoticons" um Ihre Nachrichten ein bisschen menschlicher zu machen. Das Symbol :-) steht z.B. für Fröhlichkeit (neigen Sie einfach mal den Kopf nach links, dann können Sie erkennen dass der Doppelpunkt, das Minus und die Klammer ein stilisiertes Gesicht bilden) oder nutzen Sie einen zwinkernden Smileys ;-) für einen Satz, der nicht ganz ernst gemeint ist oder :-( für Bedauern. Es gibt natürlich noch viele weitere Smileys.
3. Hängen Sie nie ungefragt einen Dateianhang an Ihre E-Mail, der größer als 0,5 MB ist, weil diese das Postfach des Empfängers verstopfen und zu hohen Empfangszeiten führen können.
4. Schreiben Sie nur dann HTML-E-Mails, wenn Sie sicher sind, dass der Empfänger diese auch wirklich empfangen kann. Am besten Sie schreiben die Nachrichten grundsätzlich als "Nur Text".
5. Leiten Sie E-Mails von anderen Menschen nicht ungefragt an Dritte weiter. Das gilt als sehr unhöflich.
6. Wenn Sie antworten, dann zitieren Sie die Originalnachricht bitte eher sparsam und sorgen Sie dafür, dass die Zitate lesbar formatiert sind.

Tipp 8: Machen Sie es dem Empfänger so einfach wie möglich

Wenn Sie jemanden eine E-Mail schreiben, haben Sie oft ein Anliegen. Und je einfacher Sie es dem Empfänger machen, Ihre E-Mail zu lesen, desto einfacher kann dieser Ihr Anliegen erfüllen.

Wie können Sie es dem Empfänger einfacher machen?

1. Schreiben Sie aussagekräftige Betreffzeilen, die den Inhalt der Nachricht gut beschreiben. So weiß dieser sofort, worum es geht.
2. Schreiben Sie so kurz und prägnant wie möglich. Gehen Sie davon aus, dass der Empfänger wahrscheinlich wenig Zeit hat, sich mit Ihrem Anliegen auseinander zu setzen. Hier gilt: In der Kürze liegt die Würze.
3. Verzichten Sie bei aller Kürze aber nicht auf ein Minimum an Höflichkeit. Eine freundliche Anrede und eine nette Grußformel sollte jede E-Mail haben.
4. Überlegen Sie, welche Informationen und welchen Wissensstand der Empfänger braucht, um zu verstehen, was Sie meinen. Versetzen Sie sich kurz in den Empfänger Ihrer Zeilen und überlegen Sie sich: Wird aus meiner E-Mail wirklich klar, worum es mir geht?
5. Seien Sie sich immer bewusst, dass am anderen Ende ein Mensch sitzt und keine Maschine. Schreiben Sie deswegen nichts, was Sie einem anderen Menschen nicht auch ins Gesicht sagen würden.