Zeitplanung – Teil 2

Nicht alle Aufgaben haben die gleiche Wichtigkeit oder Dringlichkeit. Deshalb ist es sinnvoll, Aufgaben zu unterscheiden.

Unterscheiden Sie wichtige und dringende Aufgaben

Sortieren Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit und vergeben Sie danach die Priorität der Aufgabe. Dringende Aufgaben haben einen festen, in der Regel sehr nahen Termin, an dem Sie abgeschlossen werden müssen. Wichtige Aufgaben sind von Ihren Auswirkungen und Folgen her gewichtig. Dringende Aufgaben sind z.B. Präsentationen, Vorbereitungen für Kundentermine, Deadlines, usw. Wichtige Aufgaben sind eher strategischer, langfristiger und präventiver Natur.

Die vier Aufgabenklassen

Aufgaben lassen sich in vier verschiedene Klassen einteilen, nämlich in die Klassen A, B, C und D.

• A – Die Aufgabenklasse A beinhaltet Aufgaben, die dringend und wichtig sind. Oft stellen sich Ihnen Aufgaben der Klasse A in einer Krisensituation, z.B. wenn viel auf dem Spiel steht (= wichtig) und wenn Probleme schnell gelöst werden müssen (= dringend).
  
  Bsp.: Ein wichtiger Kunde droht abzuspringen. Sie müssen schnell reagieren, um zu verhindern, dass er zur Konkurrenz geht.
   
• B – Aufgaben der Klasse B sind solche, die im Augenblick nicht dringend wirken, die aber für die Zukunft wichtig sind. Wenn Sie Aufgaben der Klasse B vernachlässigen, geraten Sie möglicherweise schnell in eine Krisensituation. Dann werden aus den B-Aufgaben sofort A-Aufgaben. Zu den B-Aufgaben gehören oft Aktivitäten, die einen präventiven oder strategischen Charakter haben.
  
  Bsp.: Sie haben seit längerer Zeit ein Druckgefühl im Magen. Nun nehmen Sie sich vor, einmal zum Arzt zu gehen. Bekommen Sie akute Magenschmerzen würde der Arztgang zu einer A-Aufgabe werden.
   
• C – In die Aufgabenklasse C gehört das typische Tagesgeschäft. Es handelt sich dabei um solche Aufgaben, die dringend (weil sie schnell erledigt werden müssen) aber langfristig gesehen nicht wichtig sind. Viele solcher Aufgaben können wir delegieren oder durch eine bessere Organisation verkürzen. C-Aufgaben können zu A-Aufgaben werden, wenn Sie nicht rechtzeitig erledigt werden.
  
  Bsp.: Ihre Wohnung ist unaufgeräumt oder Unterlagen im Büro müssen abgeheftet werden.
   
• D – D-Aufgaben sind nicht dringend und auch nicht wichtig. Das heißt, es entsteht kein Schaden, wenn diese Aufgaben nicht erledigt werden. Welche Aufgaben tatsächlich D-Aufgaben sind, können Sie nur für sich selbst entscheiden. Es gilt zu überprüfen, ob Sie solche Aufgaben überhaupt erledigen wollen. Es kann z.B. sein, dass Ihnen eine D-Aufgabe viel Freude bereitet, auch wenn Sie eigentlich keine große Bedeutung hat. Sie können im Bereich der D-Aufgaben leicht Zeit sparen, sollten aber auch darauf achten, dass es manchmal schön ist und gut tut, etwas zu tun, das weder wichtig noch dringend ist. Im Rahmen des Zeitmanagements gilt die Richtlinie: D-Aufgaben erst dann erledigen, wenn Sie die anderen Aufgaben abgearbeitet haben.

Wie setzen Sie die Aufgabenklassen bei Ihrem Zeitmanagement ein?

Wenn Sie Ihre Zeit planen, dann teilen Sie Ihre Aufgaben nach den Aufgabenklassen ein. Erledigen Sie zuerst A-Aufgaben. Versuchen Sie dann soviel wie möglich B-Aufgaben zu erledigen. C-Aufgaben sollten Sie am besten an andere Menschen delegieren. Dies ist natürlich nur in einem gewissen Maß möglich. Z.B. sind besonders viele Aufgaben aus dem Haushalt typische C-Aufgaben. Die können Sie ja nicht einfach alle Ihrem Lebenspartner bzw. Ihrer Lebenspartnerin zuschieben, auch wenn das natürlich sehr angenehm wäre. Sie sollten sich ein System erarbeiten, mit dem Sie Routine- und Alltagsaufgaben möglichst schnell und effizient erledigen können. D-Aufgaben sollten Sie entweder streichen oder sich ihre Ausführung bewusst gönnen und sie genießen.