Das Sofort-Prinzip: Kürzere Aufgabenlisten und kein schlechtes Gewissen mehr

Kennen Sie auch diese Zeiten, wo unsere Aufgabenliste immer länger wird, manchmal sogar so lang, dass wir gar nicht mehr draufschauen mögen? Und jede dieser Aufgaben macht uns ein schlechtes Gewissen, weil wir sie noch nicht erledigt haben.

Wenn Ihre Aufgabenliste auch ständig zu lang ist, hilft Ihnen vielleicht der folgende Tipp: Nutzen Sie das Sofort-Prinzip.

Wie geht das?

Ganz einfach: Ein Großteil der Aufgaben auf unserer Aufgabenliste sind diese Kleinstaufgaben, die kaum mehr als 2-5 Minuten unserer Zeit in Anspruch nehmen. Und um diese Aufgaben geht es beim Sofort-Prinzip.

Der Trick ist: Erledigen Sie diese Kleinstaufgaben einfach sofort, wenn Sie auftauchen, damit sie sich gar nicht erst auf Ihrer Aufgabeliste ansammeln können. Und wenn sofort nicht geht, dann arbeiten Sie die Kurz-Aufgaben wenigstens so bald wie möglich ab.

Und wenn das Malheur bereits passiert ist und Ihre Aufgabenliste jede Dimension sprengt, dann nehmen Sie sich einmal ein paar Stunden Zeit und bearbeiten all die Kurz-Aufgaben Schritt für Schritt, solange, bis Ihre Aufgabenliste wieder vernünftige Maße angenommen hat.

Eine zu lange Aufgabenliste frustriert manch einen so sehr, dass er gar keine Liste mit Aufgaben mehr führt. Lassen Sie es dazu nicht kommen, indem Sie Ihre Aufgabenliste klein halten.

Mir sind spontan 5 praktische Vorteile eingefallen, warum wir kleine Aufgaben sofort erledigen sollten:

Vorteil 1: Unser schlechtes Gewissen wird kleiner, weil weniger Unerledigtes auf uns wartet. Erstaunlicherweise können 10 unerledigte Kleinstaufgaben ein deutlich größeres schlechtes Gewissen verbreiten, als nur eine unerledigte Großaufgabe, die die gleiche Zeit benötigen würde.

Vorteil 2: Wir haben schnelle Erfolgserlebnisse, wenn wir kleine Aufgaben zuerst erledigen und jedes noch so kleine Erfolgserlebnis stärkt unser Selbstvertrauen. Es ist ein gutes Gefühl, etwas geschafft zu haben.

Vorteil 3: Es ist viel einfacher, mit den kleinen Aufgaben zu beginnen. Das bringt uns in Schwung, so dass wir uns hinterher den wirklich wichtigen Aufgaben zuwenden können. Sie wissen ja, wenn der Stein erst einmal ins Rollen gekommen ist, dann kann uns nichts mehr stoppen. Und solche kleinen Aufgaben sind sehr gut geeignet, um den Stein ins Rollen zu bekommen.

Vorteil 4: Fehlender Überblick erzeugt oft Stress. Wenn Sie die kleinen Aufgaben systematisch zuerst erledigen, verlieren Sie aber nicht den Überblick über Ihre Aufgaben, weil die Anzahl der zu erledigen Dingen im Rahmen bleibt. Und das macht Sie gelassener.

Vorteil 5: Wenn wir wissen, dass wir den Kleinkram hinter uns haben, können wir uns ganz in Ruhe den wirklich wichtigen Dingen widmen.

Man sagt zwar, man soll das Wichtigste zuerst erledigen, aber manchmal kann man sich nicht auf die wichtigen Dinge konzentrieren, weil die vielen, kleinen Fizzel-Aufgaben auf der Seele drücken.

Und deswegen: Erledigen Sie jede Aufgabe, die weniger als 10 Minuten erfordert, sofort oder möglichst schnell. Damit schaffen Sie mehr und werden gelassener.

28.09.2007 • Kategorie: Selbstorganisation • Von: Ralf Senftleben

Kommentare

Brigitte Kaiser schreibt am 30.09.2007 12.26

Genau dieselbe Erfahrung habe ich auch schon mehrmals gemacht. Es ist sehr belastend, wenn ein Haufen kleiner Aufgaben ständig auf der Liste stehen. Ich kann nicht konzentriert an einer grossen und wichtigen Arbeit sein, wenn ich im Hinterkopf habe, dass noch soviel erledigt werden müsste. Es ist wirklich sinnvoll, diese Kleinaufgaben zuerst zu erledigen, damit man den Kopf frei hat für wichtige Projekte.

Elisa schreibt am 30.09.2007 16.34

Ja, ich habe damit gute Erfahrungen gemacht, wobei "gleich" oft, aber nicht immer "sofort" heißt – je nachdem, was man gerade tut.
Je nach Eingang der Aufgabe verfahre ich wie folgt: per Mail: lasse ich das Mail als ungelesen markiert, per Telefon oder von Mitarbeitern persönlich – schreibe ich auf einen Zettel. (A5 – Schmierpapier, halb zerschnitten A4-Blätter Rückseite Ausdrucke o.ä.,habe ich immer einen Stapel liegen; ). Dann nutze ich zwischen zwei größeren Aufgaben die Zeit und arbeite alle kleinen Themen ab. Nur was auf dem Zettel am Arbeitsende übrig bleibt, kommt auf den Zettel für den nächsten Tag.
Die Vorteile habt Ihr alle schon genannt.

Mario Carla schreibt am 01.10.2007 14.16

Hallo,

da kann ich ihnen nur voll und ganz zustimmen. Allerdings habe ich mir angewöhnt ein bis zwei Blöcke à 10 Minuten pro Tag zu nehmen, um diese "lästigen" Kleinaufgaben zu erledigen. Einmal pro Woche nehme ich mir dann 30 Minuten für den Rest. Klappt hervorragend und kostet auch nicht so viel Zeit.

Gruß Mario Carla

Tanja schreibt am 01.10.2007 17.50

Hallo Mario Carla,
die Idee, am Ende der mit einer halben Stunde dann wirklich den Rest zu erledigen hatte ich noch nicht; das werde ich jetzt auch anfangen.
Ich bin eher der Typ "Eule" und daher sind die Morgenstunden nicht so mein Ding. Alles, was wenig Aufwand kostet oder mit wenigen und unkomplizierten ;-) Handgriffen zu erledigen ist, mache ich eben am Vormittag.
Gegen später kommen die Großen Sachen dran.
Sehr befreiend ist meiner Meinung nach Durchstreichen auf einer To-Do-Liste... :-)

Monika schreibt am 02.10.2007 22.00

Hallo zusammen,
mir hat GTD eine interessante Handhabung "beschert". Ich fand es nämlich immer eher lästig, zuerst allen möglichen Kleinkram zu erledigen und die wirklich wichtigen Dinge blieben auf der Strecke. Vielleicht bin ich auch einfach recht chaotisch und deshalb leicht abzulenken von Aufgaben, auf die ich mich konzentrieren will. Mich hat das dran denken an die kleinen unerledigten Dinge immer wieder meiner Konzentration beraubt und ich habe mich mit dem eben mal Erledigen dann total verzettelt. Nun notiere ich die Dinge, die mir während konzentrierter Arbeit einfallen, auf einen Zettel, der wird dann abends in Listen eingetragen für
bestimmte Tage, Wochen oder Monate oder ich arbeite sie nach dem Konzentrationsblock ab, auch möglichst mehrere zusammen.
Auch ich habe die Erfahrung gemacht, dass es sehr gut ist für das Gefühl, erfolgreich zusein, wenn man viele kleine Dinge erledigt hat.

Einen schönen Abend
Monika

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