Mein Leben aus eigener Kraft besser machen

Getting things Done –David Allens Zeitmanagement-Methode

Getting things done

Von Karla Schmidt

Sie verlassen das Haus mit dem Vorhaben fünf kleine Dinge zu erledigen – ein Rezept beim Arzt abholen, Zündkerzen, Saft und Brot kaufen und Bernd auf einen Kaffee einladen, um mit ihm die Betriebsratswahl zu planen. Weil Sie noch nicht senil sind und auch nicht unter Alzheimer leiden, müssen Sie sich das natürlich nicht aufschreiben.

Auf dem Weg zum Bäcker klingelt das Handy. Eine Freundin fragt, ob Sie den kleinen Charlie heute zusammen mit Ihrem Sohn von der Kita abholen können. Klar, kein Problem. Eigentlich wollen Sie auflegen, aber der Freundin geht’s nicht so gut und sie möchte noch reden. Während Sie zuhören, gehen Sie im Kopf die Liste Ihrer Erledigungen noch einmal durch: Arzt, Zündkerzen, Saft, Brot, Betriebsrat. Aber wenn Sie heute ein Kind mehr zu hause haben, müssen Sie auch noch Milch und Obst kaufen.

Okay, also: Arzt, Zündkerzen, Saft, Brot, Obst, Milch, Betriebsrat. Uff. Ach ja, die Betriebsratswahl. Was müssen Sie mit Bernd eigentlich alles besprechen? Und haben Sie Ihren Timer dabei? Mist, vergessen! Dann also zur Überbrückung auch noch einen Notizblock kaufen. Noch einmal: Arzt, Zündkerzen, Saft, … Hörst Du noch zu? Äh, klar, was hast du gesagt?

Zu viele Aufgaben belasten

Wenn Ihnen das auch manchmal so geht und Ihnen Ihre ganzen Aufgaben und der ganze Kram über den Kopf wachsen, brauchen Sie ein System zur Selbstorganisation. „Getting Things Done“ oder kurz GTD ist so eine System.

Die von dem Trainer und Managementberater David Allen entwickelte Methode GTD hat sich inzwischen zum Kult entwickelt, weil sie alles aus dem Kopf raus holt, was die Hirnwindungen verstopft und es genau dann wieder in Erinnerung bringt, wenn es gebraucht wird. Sie müssen also nicht mehr zweihundert mal am Tag denken „nächste Woche läuft die Antragsfrist für das Stipendium aus, und ich muss noch …“

Übrigens …

Auf der Seite www.blatternet.de
finden Sie viele hilfreiche Beiträge von Ivan Blatter zu den Themen Produktivität, Arbeitstechnik und Zeitmanagement.

Was GTD mit anderen Selbstmanagementmethoden gemeinsam hat, ist das konsequente Aufschreiben. Wenn Sie schon einmal mit solchen Methoden probiert haben, Ihre Aufgaben geregelt zu kriegen, kennen Sie den Rat schriftlich zu planen.

Im Unterschied zu anderen Methoden wird hier aber nicht nur aufgeschrieben, was mit Arbeit oder Terminen zu tun hat, sondern konsequent alles, was zu erledigen ist. Ob Sie auch aufschreiben sollen, dass Sie Ihren Nachbarn auf die Mülltrennung ansprechen, weil der immer seine Plastiktüten mit in den Biomüll schmeißt? Wenn Sie sich jeden Tag darüber ärgern, auf jeden Fall.

Warum? Weil all der Kram, der Ihnen ständig im Kopf herum schwirrt, Sie belastet, Ihre Konzentration einschränkt und Ihre Handlungen dadurch fahrig und ineffektiv werden. Privat wie beruflich.

Das Hirn als Erinnerungsmaschine

Was hat der ganze Kram eigentlich ständig in Ihrem Bewusstsein zu suchen, wenn Sie ihn gerade gar nicht brauchen können? David Allen sagt dazu, dass unser Gehirn dafür gemacht ist, uns an alles zu erinnern, was wir uns vorgenommen haben. Das Gehirn kann nur leider nicht unterscheiden, ob die Situation, in der es uns an etwas erinnert, die richtige ist. Deswegen erinnert es uns immer daran, wenn eine assoziative Verknüpfung mit der aktuellen Situation es dazu veranlasst, oder wenn eine Sache uns so wichtig ist, dass wir sie auf keinen Fall vergessen wollen. Das Hirn handelt nach dem Motto, lieber immer mal wieder dran erinnern, sonst geht’s noch verloren. Darum gehen uns immer wieder dieselben Dinge durch den Kopf, während wir eigentlich mit anderen Sachen beschäftigt sind. Zum Beispiel wollen Sie eigentlich seit vier Stunden schlafen, aber leider hat sich ein verwirrtes Gedankenknäuel in ihren Gehirnwindungen verheddert, das sie einfach nicht zur Ruhe kommen lässt. Es herrscht pausenlose Alarmbereitschaft und es gibt so viel zu erledigen, dass Sie nicht mehr wissen, wo Ihnen der Kopf steht.

GTD als Vergessenshilfe

Immer, wenn Sie an eine Erledigung oder an etwas denken, worauf Sie warten müssen, entsteht ein loses Ende in Ihrem Kopf. Am Ende haben Sie dann dieses verfitzte Knäuel.  Um den Kopf frei zu bekommen, werden bei GTD konsequent alle losen Enden auf eine Art angebunden, dass das Unterbewusstsein darauf vertraut, dass sie nicht verloren gehen können. Das Knäuel entsteht erst gar nicht, weil alle losen Enden sofort aufgegriffen, mit einem konkreten Ziel und der Entscheidung verknüpft werden, was als nächstes zu tun ist. Das lose Ende wird aus der Welt geschafft.

Wege aus der Einsamkeit

Oder wie man es schafft, echte Freunde zu gewinnen und dadurch ehrliche Nähe und Miteinander zu spüren: Dein Projekt: Wege aus der Einsamkeit.

GTD entlastet Ihren Kopf

Wenn Sie alles aufschreiben und dafür sorgen, dass Sie im richtigen Augenblick daran erinnert werden, dann schaffen Sie eine solche Verbindung und damit Platz im Kopf für die Dinge, die gerade anstehen. Das heißt, GTD hilft nicht nur beim Erinnern zum richtigen Zeitpunkt, sondern auch beim Vergessen.

Noch mehr Arbeit?

Alles aufschreiben, das klingt nach Arbeit. Werden Sie mit GTD ab jetzt den ganzen Tag mit dem Aufschreiben von Aufgaben beschäftigt sein?

Die Antwort lautet: Nein. Das Aufschreiben und Organisieren kostet anfangs natürlich ein wenig Zeit. Aber mit etwas Routine stellt sich die Erinnerungsmaschine Hirn darauf ein, dass Ihre externe Erinnerungshilfe funktioniert. Ab diesem Zeitpunkt wird es Sie nicht mehr in unpassenden Momenten an unwichtige Dinge erinnern.

Die Folge: Sie arbeiten organisierter, konzentrierter und stressfreier und gewinnen damit Zeit und vor allem Gelassenheit.

Weniger Papierberge

Und für den Papierberg, der sich unweigerlich vor Ihnen auftürmen wird, sollen Sie dann eine Sekretärin einstellen?

Nein, denn GTD bietet Ihnen eine genaue Vorgehensweise, wie Sie Ihre Notizen und Papierberge organisiert bekommen und auch dadurch sparen Sie Zeit für Ablage und Suchen.

Was unterscheidet GTD von anderen Methoden?

Keine Prioritäten

Der wichtigste Unterschied zwischen GTD und anderen Selbstorganisationssystemen ist die Konsequenz, mit der der Kopf entleert wird um Platz für das Wesentliche zu schaffen.

Im Gegensatz zu anderen Methoden geht es bei GTD nicht darum, Prioritäten zu setzen und zu entscheiden, was wichtiger und was unwichtiger ist. Statt dessen werden bei dieser Methode gnadenlos Listen geführt, abgearbeitet und aktualisiert, die jeweils in einem bestimmten Kontext stehen. So könnte es zum Beispiel eine Telefonliste geben, auf der der Anruf bei Oma ebenso zu finden ist wie der bei der Personalabteilung, oder eine Erledigungsliste, auf der die Partyplanung ebenso zu finden ist wie das Kreditgespräch bei der Bank. Das eine ist nicht unbedingt wichtiger als das andere. Wichtig ist nur, die  ständige Wiederholung des Gedankens daran im Kopf zu stoppen.

Prinzip Vereinfachung

Ein wichtiger Unterschied ist auch das Prinzip der Vereinfachung. Auf teure technische Geräte und ausgefuchste Computerprogramme kann hier getrost verzichtet werden.

GTD besinnt sich darauf, worum es eigentlich geht: um ein einfaches, übersichtliches System, das uns die Organisation unseres Lebens leichter macht, damit wir bei allem was wir tun wirklich bei der Sache sein können. Das heißt, GTD erleichtert Ihnen auch, Achtsamkeit zu pflegen und so das Leben intensiver und entspannter zu genießen.

Die Grundprinzipien von GTD

Und wie geht das konkret? Um das tägliche Chaos ein für allemal zu besiegen, werden einige wesentliche Prinzipien angewendet:

  1. Alle Vorgänge werden lückenlos erfasst, um das unkontrollierte Wandern der Gedanken einzudämmen.
  2. Lose Enden im Kopf werden mit einem Ziel verbunden und so aus der Welt geschafft (indem Sie sie aufschreiben und sich später systematisch daran erinnern)
  3. Alle Vorgänge werden in Kategorien eingeordnet: Ist es Müll, gibt es Handlungsbedarf, kann ich es sofort erledigen, muss ich es später erledigen oder kann ich es delegieren?
  4. Bei jedem Vorhaben wird der konkrete nächste Schritt beschlossen, um nicht in hektischen Aktionismus zu verfallen.
  5. Auf dem Laufenden bleibt man mit Terminkalender und Listen und einem Wiedervorlagesystem.
  6. Ganz wichtig ist die Einhaltung der Zweiminutenregel:  Alles, was sich innerhalb von zwei Minuten erledigen lässt, sofort erledigen, denn eine so kleine Erledigung aufzuschreiben und eine Entscheidung zu treffen, wann sie wie erledigt werden soll, würde auch mindestens zwei Minuten dauern.

Wie man Projekte plant

Das wichtigste Instrument bei GTD ist die Planung Ihrer Projekte. Und alles, was länger als zwei Minuten dauert und mehr als einen Handlungsschritt braucht, nennt David Allen schon ein Projekt. Das mag für manche kleinen Dinge ein wenig überzogen klingen. Es ist aber logisch, wenn Sie bedenken, dass es bei GTD nicht um Prioritäten geht, sondern darum, wie Sie geregelt kriegen was immer Sie sich vornehmen.

Außerdem bedeutet es auch, den eigenen Vorhaben Bedeutung beizumessen und wichtig zu nehmen was Sie tun. Der Wohnungsputz ist ebenso wichtig wie das neue Businessoutfit, mehr Sport ebenso wichtig wie ein komplett fauler Tag, und die Reise nach Kanada hat ebenso viel Recht auf Aufmerksamkeit wie der unerledigte Stipendiumsantrag. Wichtig ist alles, was für Sie wichtig ist, auf allen Ebenen des Daseins.

Woran Projekte scheitern

Häufig scheitern Projekte daran, dass sie nicht mit konkreten Zielen und Erwartungen verbunden werden. Was klingt nach mehr Aussicht auf Erfolg? „Ich muss putzen“ oder „Ich möchte es mir heute Abend in einer sauberen, aufgeräumten Wohnung gemütlich machen“? „Ich muss mehr Sport machen“ oder „Für ein besseres Körpergefühl und straffere Konturen werde ich mehr Sport machen“? Wenn Sie diese Sätze jetzt noch mit dem konkreten nächsten Schritt verbinden, ist schon ein großer Schritt getan: „Ich möchte es mir heute Abend in einer aufgeräumten Wohnung gemütlich machen. Hm, mal sehen, zuerst werde ich den Fußboden frei räumen.“

Schreiben Sie es auf!

Da die Methode der Wahl bei GTD immer das Aufschreiben ist, schlägt David Allen vor, erstens in einem Satz den gewünschten Ausgang der Situation oder den Erfolg des Projekts zu beschreiben. Zweitens soll man sofort den nächsten direkten Schritt aufschreiben, der nötig ist, um dieses Ziel zu erreichen. Und was dann kommt, ist die tägliche Arbeit an einem hoffentlich erst in ferner Zukunft endenden Prozess, den man das Leben nennt …

Die zwei Dimensionen der Projektplanung

Für die Planung und Durchführung von Projekten unterscheidet man bei GTD zwei Dimensionen. Horizontal ist der breite Blick über alle Projekte, an denen Sie zur Zeit beteiligt sind, und vertikal ist der Blick in die Tiefe der einzelnen Projekte und der Erledigungen, die daran hängen. Beide Dimensionen muss man im Blick behalten, wenn man sich nicht immer wieder im Chaos verlieren will.

Die horizontale Dimension

Es ist tatsächlich ein Kunststück, den Überblick über den Stand aller Projekte zu behalten, an denen man gleichzeitig beteiligt ist, immer zu wissen, was wann bei welchem Projekt gerade zu tun ist. Es ist eigentlich fast ein Wunder, dass die meisten Leute das ohne bewusstes System in ihrem Alltag einigermaßen hinbekommen. Beinahe jeder kennt aber auch die Situation, sich hektisch abzuarbeiten und am Ende doch wieder die Hälfte vergessen zu haben. Es geht also darum, sich erst einmal klar zu machen, woran Sie eigentlich alles beteiligt sind.

Und so gehen Sie vor

Die ersten Schritte von David Allens Vorschlag dazu kennen Sie jetzt schon:

  1. Kopf leer machen und alles vor sich ausbreiten, was Ihre Aufmerksamkeit braucht. Machen Sie Listen zu allem, was Ihnen einfällt. Was von außen an Sie herangetragen wird, sammeln Sie in sog. Eingangsboxen – e-mails, ein Korb auf dem Schreibtisch und ein Notizbuch reichen normalerweise aus. Entleeren Sie die Eingangboxen am besten täglich.
  2. Jetzt geht es darum, das Material durchzuarbeiten und in Kategorien einzuordnen. Dabei ist die entscheidende Frage: Was ist es? Erst wenn Sie wissen, was etwas ist, können Sie entscheiden, was damit zu tun ist.
  3. Fragen Sie sich, ob Sie in der Sache jetzt etwas tun können.
  4. Nein? Dann können Sie es wegschmeißen, zurückstellen, ins Archiv packen, unter „irgendwann mal vielleicht“ ablegen oder es Ihrem 43-Ordner-Wiedervorlagesystem einverleiben. Wie das geht, erkläre ich noch.
  5. Ja, Sie können in der Sache jetzt etwas tun? Gut, wenn es weniger als zwei Minuten dauert, erledigen Sie es sofort. Wenn es jemand anders erledigen kann, dann delegieren Sie es und warten auf das Ergebnis. Oder Sie verschieben das Handeln, tragen einen Termin in Ihrem Kalender dafür ein und packen das entsprechende Material in die richtige Mappe Ihres 43-Ordner-Systems.
  6. Weiter: Wenn es ein Projekt ist, dann tragen Sie es auf Ihre Projekteliste ein. Starten Sie falls nötig eine Materialsammlung für das Projekt, nutzen Sie Ihren Terminkalender für planbare nächste Schritte. Machen Sie außerdem eine Erinnerungsliste für die nächsten Schritte und eine Erinnerungsliste für die Dinge, auf der Sie in dieser Sache warten müssen.

Aktualisieren ist der Schlüssel zum Erfolg

Bis hierher ganz leicht, oder? Vorausgesetzt, dass Sie Listen und Kalender laufend durchsehen. Erst durch das regelmäßige Prüfen und Aktualisieren entfaltet das System seine Wirkung und ist in der Lage, den Kopf wirklich zu entlasten. Der Aufwand bleibt gering und es sammelt sich auch kein Berg an, der kaum noch zu bewältigen ist und Ihrer Motivation das Wasser abgräbt. Nur was im Fluss ist, fließt leicht und frei.

Die vertikale Dimension der Projektplanung

Jetzt haben Sie also den Überblick über die laufenden Projekte. Nun gehen Sie in die Tiefe der einzelnen Projekte. David Allen schlägt folgende Schritte vor:

  1. Den Zweck des Projekts definieren: Warum machen Sie das eigentlich?
  2. Sich den konkreten Ausgang des Projekts vorstellen, visualisieren oder detailliert aufschreiben. Wie würde ein voller Erfolg des Projektes aussehen und sich anfühlen?
  3. Brainstorming: Wie könnten Sie den gewünschten Erfolg erreichen?
  4. Dann geht es darum, diese ganzen Ideen zu organisieren. Was passiert wann, wer ist beteiligt, wer erledigt was bis wann, wie bringen Sie verschiedene Projekte zeitlich unter einen Hut?
  5. Und zuletzt: immer wieder den direkten nächsten Schritt aufschreiben und zeitlich einordnen.

Ist so viel Planung noch normal?

Das alles hört sich trocken und nach viel zu viel Arbeit an? David Allen behauptet, dass wir uns bei vielen Dingen ganz von alleine genau so verhalten. Nur sind wir uns dessen nicht bewusst, haben deshalb auch keine Kontrolle darüber und selten eine nachvollziehbare Ordnung drin.

Ein Beispiel

„Ich will mit meinen Kindern basteln“ ist ein ganz alltäglicher Gedanke. Ich will nicht mit ihnen basteln, weil wir unbedingt selbst gebastelte Eierbecher brauchen, sondern um mit ihnen einen spaßigen, harmonischen Nachmittag zu erleben (Zweck). Ich stelle mir vor, wie es ist, wenn die beiden ihre Männchen malen, mit Schere und Kleber hantieren, sich dabei Geschichten ausdenken und hinterher stolz und zufrieden ihre Werke herumzeigen (Projektausgang vorstellen). Vielleicht basteln wir gemeinsam einen Papierblumenkranz für die Wohnungstür. Das wäre ein schönes Willkommen für Gäste. Oder wir machen eine Collage fürs Kinderzimmer. Ich könnte der Großen auch zeigen, wie man mit Filz und Wollfäden etwas nähen oder sticken kann (Brainstorming). Wenn wir Papierblumen basteln wollen, muss ich noch Draht und Krepppapier besorgen. Filz ist auch alle. Und der Kleine braucht endlich mal eine eigene Kinderschere. Ich mache eine kleine Einkaufsliste(Organisation). Dann gehe ich los und kaufe die benötigten Sachen (nächster direkter Schritt).

Wenn wir nicht gerade total konfus sind und gleichzeitig noch an siebzig andere Sachen zu denken haben, läuft es meistens so oder ähnlich ab. Bei GTD kommt es einfach nur darauf an, dieses Prinzip konsequent anzuwenden.

Was gehört zu einem GTD-System?

In der Praxis sieht GTD sehr unterschiedlich aus und richtet sich danach, was Sie wirklich brauchen. Eine Komplettausstattung würde so aussehen:

  1. Ein alphabetisch sortiertes Archiv für Material, was man vielleicht noch einmal brauchen könnte, was im Augenblick aber zu keinem Projekt gehört.
  2. Materialsammlungen für laufende Projekte
  3. Eine Projekte-Liste
  4. Nächste-Schritte-Listen für jedes Projekt.
  5. Eingangsboxen wie e-mail-Postfach, Korb auf dem Schreibtisch und Notizbuch
  6. Ein Terminkalender
  7. Und natürlich die rätselhaften 43 Ordner

Die 43 Ordner

Was hat es damit auf sich? Die 43 Ordner sind das Herzstück einer funktionierenden GTD-Ausrüstung. Am besten nimmt man dafür eine Hängeregistratur, weil man hier nichts lochen und abheften muss und das Material ebenso schnell ein- wie aussortieren kann. Und so geht’s:

Zwölf Ordner stehen für die zwölf Monate, die restlichen einunddreißig Ordner für die Tage des jeweils aktuellen Monats. Die Ordner werden benutzt, um einen an die Tagesaktuellen Aktivitäten zu erinnern. Jeden morgen entleert man den Ordner mit der Nummer für den heutigen Tag und steckt dann die leere Mappe nach hinten zum nächsten Monat, wo sie dann wieder frisch befüllt werden kann. Sie müssen dieses System natürlich fleißig bestücken, damit es funktioniert.

Ein Beispiel

Sie wissen, dass Sie am 25. Dezember den Dauerauftrag für Ihren Vermieter ändern müssen, weil er ab dann eine neue Bankverbindung hat. Also stecken Sie eine entsprechende Notiz mit der neuen Bankverbindung in Ordner Nr. 25. Falls die Nr. 25 noch im aktuellen Monat hängt, stecken Sie die Notiz in den Monatsordner für Dezember. Anfang Dezember leeren Sie dann die Mappe und sortieren das angesammelte Material in die Ordner für die richtigen Tage ein. Dabei kommt auch die Notiz über die Änderung des Dauerauftrags in die richtige Mappe.

Wichtig ist: Sie können die Sache komplett vergessen, aber wenn Sie am 25. Dezember morgens in Ihren Ordner schauen, werden Sie – genau zum richtigen Zeitpunkt – daran erinnert.

Integration in den Alltag – Schritt für Schritt

David Allen empfiehlt, zwei Tage ausschließlich für die Einrichtung seines Systems einzuplanen. Das wird sicher nicht jedem möglich sein. Es könnte auch nach hinten los gehen, die gesamte Alltagsorganisation von einem Tag auf den andern komplett umkrempeln zu wollen. Wenn Sie wenig Muße haben, sich intensiv mit GTD zu befassen, sollten Sie sich lieber ein paar Wochen für die Startphase gönnen.

Probieren Sie das System Schritt für Schritt aus, erstmal nur mit einem Projekt, dann mit mehreren. Immer mehr Dinge, die bisher nur ein diffuses, schwammiges Unbehagen im Hinterkopf verursacht haben, können Sie so in konkrete Aktionen verwandeln, die Sie auch tatsächlich ausführen.

Ich selbst habe mit Listen begonnen, Listen über Listen, die ich jeden Tag aktualisiere und abhake. Ich gebe sogar zu, dass ich abends noch Dinge auf meine Listen schreibe, die nicht geplant waren, die ich aber trotzdem geschafft habe, nur um den Triumph zu genießen, sie durchstreichen zu können ;-) Als nächstes werde ich mir eine Hängeregistratur und 43 Ordner zulegen und einen weiteren Schritt in Richtung Freiheit für den Kopf gehen. (Gleich mal auf meine Liste schreiben …)

Aufwand: so viel wie nötig und so wenig wie möglich

Wie viel Aufwand Sie betreiben, bemisst sich nach Art, Menge und Umfang der Projekte in Ihrem Leben. Man muss auch wirklich nicht für alles und jedes ein Projekt aufmachen. Es wäre z.B. eher kontraproduktiv, für einen spontanen Bastelnachmittag erst einen Aktenberg zu erschaffen. Die Betonung liegt hier auf spontan. Vielleicht haben Sie aber kein einziges Fitzelchen Bastelzeug im Haus? Dann wäre eine Einkaufsliste sinnvoll.

Falls der Bastelnachmittag ganz unspontan an einem anderen Tag stattfinden soll, machen Sie natürlich einen Eintrag im Terminkalender. Dort gehört dann auch eine Notiz hinein, wann Sie die Bastelsachen kaufen wollen, und die Einkaufsliste gehört in den entsprechenden Ordner in Ihrem 43er-System. Und falls es beim Basteln mit den Kindern in den meisten Fällen Streit gibt, könnte es helfen, sich vorher einmal schriftlich zu überlegen, wie Sie mehr Harmonie in die Sache hinein bringen können. Dazu müssten Sie Zweck und Ziel  bestimmen und sich geeignete Strategien überlegen. Diesen Zettel könnten Sie dann auch in Ihr 43er-System einordnen. Am Basteltag könnten Sie sich dann auf harmonisierendes Verhalten einstimmen ohne vorher schon die ganze Zeit Wut zu schüren, weil die Kinder sich bestimmt wieder zoffen werden.

Und dann kommt die Erleuchtung?

Wer den Kopf dann einmal wirklich frei von Kram hat, empfindet die ungewohnte Stille vielleicht als unheimlich, aber das Gefühl weicht schnell grenzenloser Erleuchterung. Nein, kein Tippfehler sondern eine Wortschöpfung. Im Englischen heißt es „enlightment“, und das kann man sowohl mit Erleichterung als auch mit Erleuchtung übersetzen.

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