8 Tipps für ein effektives E-Mail-Management – Teil 1

Von Ralf Senftleben

E-Mails sind aus dem Berufsleben kaum noch wegzudenken. Manchmal bekommen wir sogar so viele E-Mails, dass wir kaum noch mit dem Bearbeiten hinterherkommen.

Zum Glück gibt es Möglichkeiten, die eigenen E-Mails auf eine schlaue Art zu bearbeiten, so dass wir

• die E-Mail-Flut besser bewältigen können,
• uns doppelte Arbeit sparen,
• weniger Zeit für das Bearbeiten unserer E-Mails brauchen und
• einfacher die Übersicht behalten.

Das klingt gut? Dann schauen Sie gleich einmal in unsere Tipps zu diesem Thema.

Tipp 1: Nutzen Sie E-Mail nicht als Pausenfüller oder als Ablenkung

Ich weiß nicht, ob Sie das auch von sich kennen, aber viele Menschen nutzen ihre Arbeitspausen, um zu schauen, ob neue E-Mails da sind oder sie unterbrechen sogar ständig die laufende Arbeit, um einen Blick in die eigene Inbox zu werfen.

Dieses Verhalten ist absolut verständlich, denn wir alle sind ja ein bisschen süchtig nach Neuigkeiten und wollen deswegen wissen, ob es neue E-Mails gibt.

Leider schaden wir uns mit diesem Verhalten selbst, denn

• wir nutzen dadurch unsere Pausen nicht, um uns wirklich zu erholen und kurz abzuschalten und was noch schlimmer ist:
• wir unterbrechen uns ständig selbst und dadurch leidet unsere Konzentration und die Qualität unserer Arbeit.

Deswegen: Widerstehen Sie bitte dem Impuls, ständig nach neuen E-Mails zu schauen. Sollten Sie Ihr E-Mail-Programm so eingestellt haben, dass es automatisch alle paar Minuten Ihr Postfach überprüft, dann schalten Sie diese Möglichkeit am besten aus.

Tipp 2: Bearbeiten Sie Ihre E-Mails nur ein- oder zweimal pro Tag

Dieser Tipp ist die logische Fortsetzung von Tipp 1. Statt ständig Ihr Postfach zu überprüfen, planen Sie pro Tag ein oder zwei Termine ein, an denen Sie Ihre E-Mail lesen und beantworten. Das könnte z.B. einmal morgens sein und einmal, bevor Sie Ihren Arbeitstag beenden.

Die Vorteile dieser Lösung sind:

• Es fällt Ihnen auf diese Weise leichter, Tipp 1 umzusetzen,
• Sie können Ihre Aufgaben konzentrierter erledigen, ohne sich selbst ständig zu unterbrechen, denn jede Unterbrechung kostet Zeit und lenkt Sie ab,
• Sie werden schneller mit dem Bearbeiten Ihrer E-Mails fertig, wenn Sie sich dafür pro Tag einen oder zwei feste Blöcke in Ihrem Terminplan reservieren.

Versuchen Sie das einfach einmal und Sie werden merken, dass Sie so effektiver arbeiten können.

Eine Anmerkung: Dieser Tipp gilt natürlich nicht für Sie, wenn es zu Ihrem Aufgabengebiet gehört, E-Mails zeitnah zu beantworten (wie z.B. bei Supportmitarbeitern/innen).

Tipp 3: Halten Sie Ihre Inbox frei

Bei vielen Menschen sammeln sich oft Hunderte von Nachrichten in der Inbox. Da ist es kein Wunder, wenn wir den Überblick verlieren. Zum Glück bieten die meisten E-Mail-Programme die Möglichkeit, zusätzliche Ordner anzulegen, in die Sie Ihre E-Mails verschieben können. Nutzen Sie diese Möglichkeit und richten Sie verschiedene Unterordner in Ihrer Inbox an und verschieben Sie eingehende Nachrichten systematisch in diese Unterordner. So haben Sie einen wesentlich besseren Überblick über Ihre E-Mails.

Möglichkeiten für Unterordner sind z.B.

• Newsletter
• Noch zu bearbeiten
• Heute noch beantworten
• Wichtig
• Wiedervorlage
• Kunde A, B, C
• Vom Betriebsrat
• Mailinglisten
• usw.

Die meisten E-Mail-Programme bieten auch so genannte "Filter" an, die dafür sorgen, dass eingehende Nachrichten je nach Betreff oder Absender gleich in einen entsprechenden Ordner verschoben werden. Wenn Ihr Programm das kann, dann nutzen Sie diese Möglichkeit unbedingt, denn das spart Zeit und Aufwand.

Das Ziel ist: In Ihrer Inbox darf keine Nachrichten stehen bleiben.

Tipp 4: Bearbeiten Sie E-Mails routiniert

Weil das Bearbeiten unserer E-Mail für die meisten eine tägliche Aufgabe ist, lohnt es sich hier, wenn Sie sich eine feste Prozedur für die Bearbeitung ausdenken und diese strikt anwenden.

Das könnte z.B. wie folgt aussehen:

1. Legen Sie sich einmalig in Ihrer Inbox vier Unterordner an:
   • Beantworten – für alle Nachrichten, die Sie beantworten müssen
   • Bearbeiten – für alle E-Mails, die bearbeitet aber nicht beantwortet werden müssen
   • Später lesen – für alle E-Mails, die Sie später noch lesen wollen (z.B. Newsletter)
   • Aufheben – Nachrichten, die Sie aufheben wollen, wie z.B. elektronische Rechnungen, Bestätigungen von Online-Shops oder Registrierungsinformationen von Websites, bei denen Sie sich angemeldet haben.
2. Gehen Sie Ihre Inbox durch und löschen Sie unerwünschte Werbenachrichten (SPAM) oder andere Nachrichten, bei denen Sie anhand des Betreffs erkennen, dass Sie sie nicht lesen brauchen.
3. Überprüfen Sie kurz die ersten Zeilen jeder Nachricht und beantworten Sie diejenigen gleich, bei denen es weniger als 3 Minuten dauert. Löschen Sie diese Nachrichten dann oder archivieren Sie sie, wenn notwendig.
4. Verschieben Sie die restlichen Ihrer Nachrichten in einen der Ordner, die Sie im Schritt 1 angelegt haben.
5. Beginnen Sie mit dem Bearbeiten Ihrer E-Mails, indem Sie zuerst alle Nachrichten aus dem Ordner "Beantworten" beantworten und sich dann alle Vorgänge aus dem Ordner "Bearbeiten" vornehmen.
6. Planen Sie sich einmal pro Woche einen festen Zeitraum ein, an dem Sie alle E-Mails aus dem Ordner "Später lesen" lesen. Kommen Sie mehrfach nicht dazu, empfiehlt es sich, diesen Ordner immer mal wieder komplett zu löschen, damit die Nachrichten darin nicht ins Unendliche anwachsen.

Das ist natürlich nur ein Vorschlag, wie eine solche Routine aussehen könnte. Am besten entwickeln Sie gleich eine eigene Routine, die auf Ihre Situation zugeschnitten ist.

Übrigens: Die E-Mail ist ein schnelles Medium, deswegen beantworten Sie E-Mails am besten immer am selben oder spätestens am nächsten Tag nach dem Eingang.