Sommeruni 2017

So bringen Sie Ordnung in Ihr Papierchaos - Teil 2 (Seite 2 von 2)

Hier haben wir für Sie einige Tipps für die Umsetzung eines persönlichen Archivierungssystems zusammengestellt.

Auswahl der Archivierungsart

Es gibt ganz unterschiedliche Archivierungssysteme und man kann hier nur bedingt Empfehlungen aussprechen, da jede/r andere Bedürfnisse und Anforderungen hat. Am besten schauen Sie sich verschiedene an und probieren sie aus. Im Vorfeld lassen sich manche Vor- oder Nachteile einer Methode nicht erkennen. Sie werden erst im praktischen Einsatz deutlich. Scheuen Sie sich deshalb nicht, das System zu wechseln, falls es sich als nicht brauchbar für Sie herausstellt.

Hier eine Auswahl an Archivierungssystemen:

  • Ordner – Sie können Ihre Unterlagen in großen Ordnern abheften. Ein System, das schon lange im Einsatz ist. Nachteile sind: Sie müssen die Unterlagen lochen, kleinere Zettel müssen auf größere geheftet werden, damit sie ebenfalls einsortiert werden können.
  • Hängeregistratur – Hängeregistraturen bestehen aus Mappen, in die man die Unterlagen einlegt. Das geht schneller, als sie in Ordner einzuheften. Es verleitet aber auch dazu, neue Papiere einfach „reinzustopfen“. Es gibt auch Mappensysteme, die man in große Karteikästen einsortieren kann.
  • Kartons – Bevor Sie gar keine Ordnung haben, ist es immer noch besser, wenigstens eine Grobsortierung in Kartons vorzunehmen. Dass Sie damit natürlich keinen leichten Zugriff auf Ihre Unterlagen haben, versteht sich von selbst – aber wie gesagt: besser als nichts. Schubladen können die gleiche Funktion erfüllen.

Sinnvolle Kategorien finden

Das Herzstück eines Ablagesystems ist die Entwicklung von geeigneten Kategorien, unter die die Unterlagen einzuordnen sind. Auch hier gibt es sehr viele, verschiedene Möglichkeiten – wie z.B. chronologisch, nach Inhalten, nach Personen, nach Sachgebieten u.ä. Sie müssen ein für sich passendes System finden. Dazu gehört z.B. auch zu entscheiden, welche Unterlagen der Familienmitglieder getrennt oder gemeinsam gesammelt werden sollen.

Hier einige Tipps:

  • Grundsätzlich ist es ratsam, die wichtigsten Unterlagen in einem Extra-Ordner bzw. einer Extra-Mappe zu sammeln, so dass diese im Notfall schnell zur Hand sind.
  • Die anderen Unterlagen können Sie dann zu sinnvollen Gruppen zusammenfassen und innerhalb derer die Papiere chronologisch ordnen. Schreiben Sie zu Ihren Kategorien in Stichwörtern auf, was Sie alles dort einsortieren wollen – so machen Sie es anderen leichter, das System zu durchschauen und Sie können dort auch selbst nachschauen, falls Sie sich mal nicht sicher sind.
  • Wichtig ist, das System nicht zu kompliziert zu machen, sprich: nicht zu viele Kategorien zu wählen. Zu wenige sind aber auch nicht sinnvoll, da Sie sonst zu lange innerhalb einer Kategorie suchen müssten. Hier einige Ideen für solche Kategorien (alphabetisch, nicht nach Wichtigkeit aufgeführt):
    • Arbeit und Rente – hier können Sie Ihre Gehaltsabrechnungen, Zeugnisse, Sozialversicherungsunterlagen, Rentenversicherungsbescheinigungen und dergleichen mehr sammeln. Es kann ggf. sinnvoll sein, aus dieser Kategorie zwei einzelne zu machen. Das müssen Sie für sich selbst entscheiden.
    • Bank – Hier sammeln Sie Ihre Kontobelege, aber auch alle anderen Bankunterlagen, Kreditkarten, die Sie nicht oder wenig benutzen u.ä. Mit in diese Kategorie können auch Unterlagen über Ihre Investitionsprojekte, wie z.B. Fonds, Sparpläne etc.
    • Gebrauchsanleitungen – In der Regel ist es sinnvoll, diese alle Gebrauchsanleitungen zusammen zu haben, da man so genau weiß, wo man suchen muss.
    • Gesundheit – Eine Kategorie für z.B. Ihren Impfpass, Röntgenaufnahmen, Untersuchungsergebnisse, Angaben über Medikamente, die Sie eingenommen haben usw.
    • Hobby – Hier können Sie Urkunden, Vereinsunterlagen u.ä. sammeln.
    • Kaufen, mieten & Co – eine Kategorie für alles, was Sie anschaffen, also Rechnungen, Abo-Verträge, Kassenzettel, Garantiescheine etc. Bei dieser Kategorie kann es sinnvoll sein, ggf. Unterkategorien für einzelne Bereiche zu bilden, in denen viele Papiere anfallen, wie z.B. „Auto“, „Haustiere“ o.ä.
    • Versicherungen – Hier kommen alle Policen, Versicherungsscheine u.ä. hinein. Unter Umständen können die aber auch Teil des „Wichtige Dokumente-Ordners“ sein.
    • Wichtige Dokumente – die weiter oben schon vorgeschlagene Sammelkategorie für die wichtigsten Unterlagen wie Geburtsurkunden, Pässe, Heiratsurkunde, Testament etc. Achten Sie darauf, hier nicht zu viel hineinzupacken, sondern wirklich nur das, was eben wirklich wichtig ist.
    • Wohnen – Alles, was Wohnung oder Haus betrifft.
  • Richten Sie eine Ablage für die Dokumente ein, die frisch reinkommen und nicht gleich einsortiert werden können oder sollen. Achten Sie darauf, diese Ablage nicht zu groß zu wählen, damit Sie eine Motivation haben, diese immer möglichst schnell wieder zu leeren.
  • Zu bezahlende Rechnungen und Dokumente, die in irgendeiner Form bearbeitet werden müssen, sollten Sie nirgendwo einsortieren, sondern gut sichtbar auf einen Platz legen, an dem Sie häufig vorbeikommen. Erst nach Erledigung werden sie einsortiert (notieren Sie hier am besten immer das Datum auf dem Papier, an dem Sie die Sache bearbeitet haben).
  • Legen Sie sich eine Extra-Kartei für Telefonnummern und Ansprechpartner an – und das entweder für jede der einzelnen Ordnungskategorien oder, wenn es nicht so viele sind, gesammelt. Bei Rückfragen oder Problemen haben Sie es dann leichter, die nötigen Angaben zu finden.

Extra-Tipp

Setzen Sie gezielt Farben ein! Sie können den verschiedenen Ordnungskategorien eindeutige Farben zuordnen. Das erleichtert den Überblick und macht auch mehr Spaß.

Einmal Grundschliff reinbringen und dann für Regelmäßigkeit sorgen

Da die meisten persönlichen Unterlagen mehr oder weniger chaotisch archiviert sind, wird es häufig nötig sein, zunächst einen Grundschliff in die Sache zu bringen. Überlegen Sie sich dazu, ab wann Sie Ihre Unterlagen „korrekt“ sammeln wollen. Nicht immer ist es sinnvoll, wirklich alle Unterlagen zu sortieren. Sie können sich z.B. entscheiden, die Unterlagen der letzten drei Jahre in Ordnung zu bringen und alle Papiere, die von der Zeit davor sind, sammeln Sie in einem großen Karton. Für den Notfall können Sie dort dann nachschauen und im besten Fall müssen Sie an diesen nicht mehr ran.

Und wenn Sie generell Lust haben auszumisten und Ordnung zu schaffen, dann nehmen Sie unsere Checkliste: Aussortieren, Ausmisten und Entrümpeln zur Hilfe.

Wenn Sie Ihre Unterlagen dann einmal in Ordnung gebracht haben, besteht die Herausforderung nun darin, all die hinzukommenden Unterlagen ebenfalls konsequent in Ihr neues System einzuordnen. Ihr Ordnungssystem ist schließlich nur so lange gut, wie Sie es auf den neuesten Stand halten.

Und hier ist eine dicke Portion Selbstdisziplin gefragt.

Sinnvolle Abstände fürs Einsortieren festlegen

Überlegen Sie sich, welche Abstände des Einsortierens für Sie persönlich sinnvoll sind. Gehören Sie zu den Menschen, die lieber kleine Aufgaben schnell „wegarbeiten“, dann sollten Sie Unterlagen möglichst immer gleich wegsortieren. Ist Ihnen das zu nervig, können Sie es auch in größeren Abständen, also z.B. einmal die Woche oder einmal im Monat machen. Noch größere Abstände sind meist weniger sinnvoll, da dann erstens schnell entmutigende Haufen von Unterlagen entstehen und: Sie finden jüngere Dokumente auch wieder nicht zuverlässig.

Wege aus der Einsamkeit

Oder wie man es schafft, echte Freunde zu gewinnen und dadurch ehrliche Nähe und Miteinander zu spüren: Dein Projekt: Wege aus der Einsamkeit.

Extra-Tipp

Überprüfen Sie beim Einsortieren von Unterlagen immer kurz, ob das neue Dokument vielleicht ein älteres ersetzt, das dann aussortiert werden kann.

Motivationsmaßnahmen

Machen Sie sich Gedanken darüber, wie Sie sich selbst motivieren können, Ihre Unterlagen regelmäßig einzusortieren. Es könnte sein, dass allein das Erfolgserlebnis, dass Sie Sachen nun viel leichter finden, Ihnen genug Anreiz gibt, das konsequent weiterzuführen. Vielleicht aber braucht es etwas mehr. Arbeiten Sie dann z.B. mit kleinen Belohnungen, die Sie sich gönnen, wenn Sie die Sache erledigt haben.

Sie können auch jemanden bitten, Sie regelmäßig zu erinnern (nur sollten Sie es dann vermeiden, auf die Erinnerung unwirsch zu reagieren :-).

Das Wichtigste bei all dem ist: Genießen Sie Ihre Ordnung! Sie werden sehr schnell merken, wie angenehm es ist, benötigte Unterlagen wieder zu finden. Dieses gute Gefühl ist die beste Basis dafür, dass Sie auch weiterhin Ordnung halten.

Checkliste „Aussortieren, Ausmisten und Entrümpeln“ herunterladen

Und wenn Sie auch im Rest Ihrer Wohnung Ordnung schaffen wollen, dann nehmen Sie sich doch unsere Checkliste: Aussortieren, Ausmisten und Entrümpeln zur Hilfe.

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Kommentare

  • Selbst erlebt: Seit vor 40 Jahren Computer und Handies in Firmen UND privat kamen, gingen Akten, Termine Bilder usw ein 2. oder 3. mal in den PC, ODER ins Handy…oder Neue Ordner…und es kam das Chaos: Der Wandterminkalender hatte zB einen Messetermin, Die Ehefrau hatte im Handy einen wichtigen Geburtstag UND die Büros bekamen einen einheitlichen Terminkalender für alle PCs. Einige hatten auch noch zuhause einen Wandkalender mit Terminen. NICHTS passte mehr. Nach jahrelangem Chaos kam die Cloud, die mit Smartphone u PC alles (doppelt gesichert) nur 1mal speichert und dort alles geordnet wäre. aber dazu gehört möglicherweise das AUFGEBEN fast sämtlicher veralteten Unterordner? Denn der PC ist ja ein Ordner, besser ein Finde-Gerät! Dann merkt man, dass man nun fast alles findbar, aber wieder wie 1920 in verschiedene Ordner versteckt. Dann merkt man, dass eine Arzt-Adresse im AdressOrdner steht, aber die Schreiben stehen in e-mail. Chaos? Weil scheinbar nichts ohne Papier geht, sucht man ewig? Heute bietet eine CLOUD bereits den Kids alle Daten und überall (und doppelt gesichert) Derzeit versuchen wir, relevante Daten, in Cloud über Smartphone oder Laptop von überall sehen und finden zu können. Als erste Hilfe gehen Daten, Briefe UND Bilder ungeordnet, NUR mit richtigem NAMEN, einfach in EINEN Dokumenteordner der Cloud. Weil wir wollen nicht Meier-Brief finden, aber das MeierBild im BilderOrdner herumklicken. (unwichtiges liegt nur noch neben dem Ordner mit Namen) (leider aber bergeweise Urlaubs-/Massen-Fotos in einem weiteren Ordner Restbilder ) ;-) Derzeit scheinbar die brauchbarste Finde-Lösung anstatt 10 Ordner und Kammern wo etwas lagert? (auch Papierablagen gingen nun in EINEN großen ABC Ordner, NUR nach ABC/NAMEN, NICHTS anderes mehr ) mfg

  • Das anfangen fiel mir sehr schwer,leider hatte ich mit Dokumente nie zu tun,mein mann
    hatt immer für strikte Ordnung besorgt als er 2009 starb,musste ich alles allein weiter führen,an Anfang habe ich sogar geschafft aber dann nach und nach habe ich die seile
    verloren….und habe ziemlich Panik auf alles was mit Dokumente zutun hat.
    Ich mache mich an die Arbeit und hoffe das eure aufklärung mir helfen wird.
    Danke

    M.C.S

  • Was man nicht wegschmeissen mag und nicht auf Papier aufbewahrt werden muss – digitalisieren! Ein Dokumentenscanner (sowas wie Scansnap) war für mich die Rettung. 20 Blätter reinlegen, Knopfdruck, fertig ist das PDF.
    Als nichtdigitales Ablagesystem hat sich für mich Classei bewährt. Ich war immer zu faul Unterlagen in klassische Ordner abzuheften, mit Classei brauch ich das Dokument einfach nur an die richtige Stelle reinstecken, fertig.

  • Ich habe meine eigene Erfahrung zum Aufbewahren machen muessen. Durch meinen Umzug Schweiz, Deutschland, Canada, kam das deutsche Finanzamt auf die Idee vielleicht noch was von mir einfordern zu koennen. Sie verlangten von mir steuerliche Nachweisse, trotz regelmaessiger Steuererklaerungen der letzen 8 Jahre. Zum Glueck hatte ich meinen Karton mit allen Steuerunterlagen auf dem Speicher. Es kostete mich 3-4 Stunden vor dem Abflug (so unnuetz!!) alles zu kopieren und mal wieder nachzuweissen, das alles ok ist! Ebenfalls mit Bankunterlagen…ich sage nur, mind. 10 Jahre aufheben! Das kann viel Aerger ersparen. Digital hin oder her, manchmal braucht man einfach Kopien, da die Aemter gerne verschlampen….vielleicht auch mit Absicht…wer weiss!

  • Dokumente kann man nicht im Elefantenhirn speichern, weil selbst nach Jahrzehnten manche Dokumente im Original vorgelegt werden müssen. Den Aufwand, diese Dokumente wieder zu beschaffen ist enorm, da macht es viel weniger Arbeit sie sicher in einer Mappe auf zu heben. Diese Mappe hält bei mir schon 40 Jahre, meine Computer verabschieden sich in regelmässigen Abständen und oft unfreiwillig mit dem Crash der Festplatte … und da waren dann auch die eingescannten Dokumente weg. Bankunterlagen sind heutzutage bei geschiedenen Partnern auch nach 30 Jahren vernünftig, wenn es um Unterhalt bei Pflegebedürftigen geht. So weit hat man bei der Scheidung nicht gedacht und das Sozialamt ist erbarmungslos. Wenn kein Unterhalt gezahlt wurde, muss man das im Alter auch umgekehrt nicht unbedingt. Alle Unterlagen, die man bei der Steuer geltend gemacht werden, müssen auch von Privatpersonen aufbewahrt werden, bis der Steuerbescheid rechtsgültig ist, d.h. mindestens zwei Jahre, manchmal auch länger.

    • Manuela schreibt am 24. März 2013

      Zitat: „… A schreibt am 24. März 2013 Antworten ↓

      Dokumente kann man nicht im Elefantenhirn speichern, weil selbst nach Jahrzehnten manche Dokumente im Original vorgelegt werden müssen. Den Aufwand, diese Dokumente wieder zu beschaffen ist enorm, da macht es viel weniger Arbeit sie sicher in einer Mappe auf zu heben…“ Zitatende

      Das ist ein guter Beitrag. Es gibt Konstellationen im Leben, da sind alte Belege wichtig. Digitalisieren ist toll. Wir verlassen uns aber so sehr auf Technik, die jederzeit kaputtgehen kann. Die begrenzte Haltbarkeit von Disketten, CDs etc. ist mittlerweile allseits bekannt. Eine Festplatte extern/intern kann sich jederzeit verabschieden. Die Speichermedien verändern sich entsprechend unserer schnelllebigen Zeit. Zack, hat man vergessen, die alten Belege auf neue lesbare Medien umzushiften… Das alte Scheidungsurteil zum Beispiel nimmt auf Papier wenig Platz, ist schnell aus dem Schrank geholt aber nur mit Zeitaufwand, Weg und Mühe wiederbesorgt.

  • Mir scheint hier auch einiges veraltet. Viel wichtiger wäre im digitalen Zeitalter die Frage, ob eingescannte Dokumente überhaupt einer Aufbewahrung sind und wie man seine digitale Ablage und Identitäten seinen Nachkommen zugänglich macht.

  • Ich glaube nicht, dass hier alles rechtlich korrekt ist – warum sollten z.B. Bankunterlagen 30 Jahre aufbewahrt werden?

    Wenn man Privatperson ist, gilt erstmal KEINERLEI Aufbewahrungspflicht (http://de.wikipedia.org/wiki/Kontoauszug#Aufbewahrungspflicht) Sollte man die Auszüge steuerlich benötigen, gilt allenfalls eine Frist von 2 bzw. 4 Jahren, ebenso 2 Jahre bei Handwerkerrechnungen.

    Insofern: leben, prüfen, Tonne. Ausgaben fürs Haus von einem Sonderkonto, hier lohnt sich die (digitale) Archivierung.

  • Da kommt mal wieder ein Beitrag genau zur rechten Zeit, ich versinke grade im Chaos und das liegt mir schon einige Zeit im Magen. Dieser Text hat mich jetzt dazu motiviert mich damit auseinander zu setzen und mal wirklich anzufangen und nicht immer nur darüber nachzudenken.

  • Ich empfehle so gut es geht papierlos auszukommen. Gerade Evernote erleichtert da beispielsweise meine Arbeit. Einzig meine To Do Liste mache ich noch auf Papier. Den Rest scanne ich ein und bewahre es im Elefantenhirn auf. :-)

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