Tipps und Tricks zum Zeitsparen

Zeit

Neben dem systematischen Planen der eigenen Zeit gibt es noch eine Reihe praktischer Tipps und Tricks, mit denen Sie Zeit sparen können.

Tipp 1: Vermeiden Sie Unterbrechungen

Kennen Sie das? Sie sind konzentriert und beschäftigen sich mit einer für Sie wichtigen Aufgabe. Nun kommt alle drei Minuten jemand herein und unterbricht Sie. Da ist es schnell vorbei mit der Konzentration. Jedesmal nachdem Sie von einem anderen Menschen unterbrochen wurden, brauchen Sie einige Minuten, um wieder mit der gleichen Konzentration weiterzuarbeiten, wie vorher. Deswegen gilt: Vermeiden Sie Unterbrechungen.

Bleiben Sie deshalb konsequent bei Ihrer momentanen Aufgabe… – Wenn Sie jemand stört, dann sagen Sie demjenigen freundlich, dass Sie im Augenblick keine Zeit haben. Vereinbaren Sie mit dem Störenfried einen anderen Zeitpunkt, an dem Sie sich mit seinem Thema beschäftigen. Aber tun Sie es nicht sofort. Das verschafft Ihnen Ruhe und obendrein Respekt.

… und sorgen Sie dafür, ungestört zu bleiben – Wenn Sie alleine in einem Zimmer sitzen, können Sie auch ein Schild an die Tür hängen, das anderen sagt, dass Sie jetzt nicht gestört werden wollen. Schalten Sie auch den Anrufbeantworter an, denn oft reißt uns das Telefon aus der Arbeit. Wollen Sie ganz sicher sein, dass Sie nicht gestört werden, dann ziehen Sie sich doch einfach an einen „unbekannten“ Ort zurück. Das könnte eine Bibliothek oder das Büro eines Kollegen sein.

Tipp 2: Planen Sie ausdrücklich „stille Stunden“ mit ein

Planen Sie einige „stille Stunden“ am Tag, an denen Sie völlig ungestört arbeiten können. In diesen ruhigen und störungsfreien Zeiten können Sie deutlich mehr schaffen als sonst.

Besondere Termine für Ihre stillen Stunden – Für Ihre stillen Stunden eignen sich am besten die frühen Morgenstunden oder der Abend. Planen Sie ganz bewusst diese ein oder zwei Stunden in Ihrem Tagesablauf mit ein. Wenn Sie ein Zeitplanbuch oder einen Terminkalender haben, tragen Sie Ihre stillen Stunden dort wirklich ein und behandeln Sie diesen Termin so, wie einen Termin mit einer anderen Person.

Bitten Sie andere, Ihnen dabei zu helfen, Ihre stillen Stunden zu haben – Für Ihre stille Stunden können Sie sich abschirmen lassen. Diese Aufgabe könnte z.B. Ihr Lebenspartner, ein Kollege oder Ihre Sekretärin für Sie erledigen. Diese Menschen können Anrufe entgegennehmen, Rückrufe vereinbaren und Störenfriede abwimmeln.

Tipp 3: Nutzen Sie Ihre Leistungshochs

Jeder Mensch hat eine persönliche Leistungskurve, d.h. er ist zu bestimmten Tageszeiten leistungsfähiger als zu anderen. Viele Menschen haben z.B. ein Leistungshoch zwischen: 8.00 und 12.00 Uhr, sacken dann mit Ihrer Leistungsfähigkeit mittags ab und haben ein weiteres Leistungshoch zwischen 18.00 und 21.00 Uhr, das gefolgt wird von einem weiteren Leistungstief am späten Abend. Das sind natürlich nur verallgemeinerte Werte. Jeder Mensch hat seine eigene, ganz persönliche Leistungskurve.

Bestimmen Sie Ihre persönliche Leistungskurve – Finden Sie heraus, wie Ihre persönliche Leistungskurve aussieht. Dazu können Sie für einige Tage jeweils stündlich aufschreiben, wie leistungsfähig und konzentriert Sie sich fühlen. Sie können für jeden Tag eine Tabelle mit einzelnen Kästchen für die Stunden verwenden und jeweils Ihre Leistungsfähigkeit mit Schulnoten bewertet in die Tabelle eintragen. So bekommen Sie schnell ein Gefühl dafür, zu welchen Tageszeiten Sie in Topform sind.

Legen Sie wichtige Aufgaben in Ihr Leistungshoch – Sie können Ihr Leistungshoch gezielt ausnutzen, indem Sie Ihre wichtigsten Aufgaben erledigen, wenn Sie in Bestform sind. Zu den Zeiten am Tag, wo Sie ein Leistungstief haben, können Sie Routinearbeiten erledigen. So nutzen Sie Ihre Fähigkeiten optimal.

Wege aus der Einsamkeit

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Tipp 4: Halten Sie sich an Ihre Zeitlimits

Egal ob Sie eine Aufgabe erledigen, einen geschäftlichen Termin wahrnehmen oder eine Besprechung haben: setzen Sie sich immer ein Zeitlimit und halten Sie es konsequent ein.

Wir brauchen in der Regel immer so lange, wie wir Zeit haben – Es gibt eine scheinbar unerklärliche Wechselwirkung zwischen der Zeit, die uns für eine Aufgabe zur Verfügung steht und der Zeit, die wir  tatsächlich dafür brauchen. Meist brauchen wir genau so viel Zeit, wie uns zur Verfügung steht. Achten Sie einmal bei sich selbst darauf – es ist tatsächlich so! Wenn Sie sich also vornehmen, eine Aufgabe in einer bestimmten Zeitspanne zu erledigen, dann werden Sie wahrscheinlich auch genau diese Zeit dafür benötigen. Und genau deswegen ist eine wohlüberlegte Zeitplanung auch von einzelnen Aufgaben sinnvoll.

Zeitlimits fokussieren unseren Arbeitsstil – Es gibt noch einen weiteren positiven Nebeneffekt, wenn wir uns für unsere Arbeitsschritte ein Zeitlimit setzen und diszipliniert auf die Einhaltung dieser Zeit achten: Wir arbeiten konzentrierter und fokussierter auf die konkrete Aufgabe hin und lassen uns weniger ablenken. Machen Sie es sich also am besten zur Gewohnheit, sich vor jeder Aufgabe und vor jeder Besprechung ein Zeitlimit festzusetzen und versuchen Sie diszipliniert dieses Limit einzuhalten.

Tipp 5: Teilen Sie große Aufgaben in sinnvolle Teilaufgaben auf

„Auch die längste Reise beginnt mit dem ersten Schritt.“

Chinesisches Sprichwort

Große Aufgaben wirken allein schon wegen Ihrer Größe oft so, als ob Sie gar nicht zu schaffen wären. Bei vielen Menschen führt das dazu, dass sie gar nicht erst anfangen wollen. Für dieses Problem gibt es ein Gegenmittel: teilen Sie die große Aufgabe in kleinere Teilaufgaben auf und erledigen Sie diese einzeln.

Wenn Sie eine große Aufgabe vor sich haben, gehen Sie also wie folgt vor:

Sie fragen sich, aus welchen einzelnen Tätigkeiten oder Teilschritten die jeweilige Aufgabe besteht. Diese einzelnen Schritte schreiben Sie auf und erledigen sie Schritt für Schritt, bis Sie Ihre große Aufgabe erledigt haben.

Tipp 6: Hören Sie auf, Aufgaben vor sich herzuschieben

Viele Menschen neigen dazu, Aufgaben tagelang vor sich herzuschieben. Das geht oft so lange, bis die Aufgabe nicht länger aufgeschoben werden kann und dann folgen schnell Zeitdruck und Stress, weil nicht mehr genug Zeit bleibt. Es gibt einige wirkungsvolle Mittel, um der eigenen Aufschieberei ein Ende zu bereiten:

Fangen Sie klein an – Überlegen Sie sich, was der allerkleinste Teilschritt für Ihre Aufgabe sein könnte und tun Sie ihn. Nehmen Sie sich zunächst nur vor, diese eine kleine Aufgabe zu erledigen. Damit ist der erste Schritt getan, der oft so schwierig ist. Meist können wir dann auch ohne Probleme weitermachen. Oft schieben wir eine Aufgabe nur vor uns her, weil Sie uns zu groß erscheint. Wenn Sie Ihre Steuererklärung vor sich herschieben, könnten Sie z.B. damit anfangen, zunächst nur die Belege zu sortieren. Wenn Sie das Schreiben eines Berichts aufschieben, dann sammeln Sie vielleicht erstmal nur die Stichworte für den Inhalt. Wenn Sie mit dem kleinsten Schritt anfangen, bekommen Sie vielleicht Lust auf mehr.

Belohnen Sie sich für erledigte Aufgaben – Oft erledigen wir Aufgaben so ungern, weil wir aus Ihnen nur einen indirekten Nutzen haben (z.B. den Job zu behalten oder keinen Ärger mit dem Lebenspartner zu bekommen etc.). Dann fehlt uns die Motivation. Denken Sie sich deshalb für das Erfüllen Ihrer Aufgabe einfach verschiedene tolle Belohnungen aus. Wählen Sie für jede Aufgabe, bei der Sie sich schwer tun, Sie zu beginnen, eine Belohnung, die Sie wirklich motiviert und bei der die Vorfreude auf die Belohnung stärker ist, als Ihre Gründe, die Aufgabe vor sich herzuschieben. Zwei Dinge, die dabei ganz wichtig sind: Erstens dürfen Sie sich wirklich erst dann belohnen, wenn Sie Ihre Aufgabe erfüllt haben. Vorher belohnen gilt nicht, sonst ist ja die Motivation weg. Zweitens müssen Sie sich, wenn Sie Ihre Aufgabe erfüllt haben, dann auch tatsächlich belohnen. Betrügen Sie sich auf keinen Fall selbst, dann funktioniert diese Art der Motivation nicht mehr.

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Kommentare

  • Hallo, Tania!

    Alles richtige und gute Tipps.

    Aber die Überschrift ist, sorry, Mist. Man kann Zeit nicht sparen. Sie verrinnt nun mal unaufhörlich, egal, ob und was wir tun. Die Frage ist daher, wie vernünftig und sinnhaft wir die Zeit nutzen. Und so gesehen passen dann auch die Tipps…

    • Ulrich Pranskat schreibt am 8. April 2011

      Gute Idee …Zeit zu sparen….und was machen wir dann mit der gesparten Zeit…auf ein Zeitsparkonto verbuchen lassen?

      Nein Spaß um die Ecke, würde nun Mister Mutombo sagen, der Mann der bei McDonald auf die Toilette arbeitet.

      Meiner Meinung nach ist auch Zeit , die in den betrachtung der anderen …verschwendet sei..kann auch für einen selbst mehr wie Sinnvoll sein.

      Man …muss nicht immer etwas machen oder tun…weshalb auch!Oder?

      Euch trotzalledem…noch eine Sinnvolle Zeit mit Euch und Euren Lieben…..gerade da merkt man da …das Zeit…nichts bedeutet…ausser man ist Bänker..oder so!!!

      Es Grüßt Euch ….Ulli

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