Das 1 x 1 des effektiven Notizmanagements

Du kannst deine Probleme lösen. Aus eigener Kraft. Ohne Coach und Therapeut.
Wie das geht, lernst du im Selbstcoaching-Programm.

Fast jeder von uns macht sich täglich Notizen – ob wir nun Termine oder Aufgaben notieren, ob wir uns eine Einkaufsliste erstellen oder Ideen aufschreiben. In der Regel machen wir uns keine Gedanken darüber, aber genau das ist eine gute Idee. Denn in den meisten Fällen lässt sich hier einiges optimieren und so Zeit und Energie sparen.

Hier finden Sie praktische Tipps, mit denen Sie effektivere Notizen machen können.

Denn Notizen zu machen, hat eine ganze Reihe von Vorteilen. Hier nur einige:

  • Wir können auf diese Weise Sachen aus dem Kopf bekommen, die uns sonst dauerhaft beschäftigen und unsere Aufmerksamkeit beanspruchen würden.
  • Wir vergessen nichts Wichtiges, wie z.B. Termine, Aufgaben o.ä.
  • Durch Notizen können wir verhindern, gute Ideen zu verlieren.
  • Notizen können eine gute Basis fürs Weiterdenken und Bearbeiten sein.
  • Wenn wir bei Vorlesungen oder Vorträgen Notizen machen, können wir damit unsere Konzentration und unser Verständnis der Materie steigern.
  • Durch gute Notizen lernen wir leichter.
  • Offene Fragen gehen nicht verloren, sondern können auch später noch beantwortet werden.
  • U.v.m.

Probleme beim Notizen machen

So hilfreich gute Notizen sind, so können schlechte Notizen eine Menge Ärger machen:

  • Sie sind unleserlich.
  • Wir wissen später nicht, was wir mit einer Notiz gemeint haben.
  • Wir notieren zu viel Unwichtiges, so dass die wesentlichen Punkte untergehen
  • Wir finden die Notizen nicht wieder.
  • U.ä.

Probleme entstehen also zum einen schon beim Notizen machen, aber zum anderen auch darin, wie wir unsere gemachten Notizen verwalten.

Entwickeln Sie Ihr persönliches Notiz-Management

Es gibt eine ganze Reihe von hilfreichen Tipps, mit denen Sie diese Probleme umgehen können. Leider gibt es aber auch hier nicht DIE Methode für alle. Deshalb gilt es, sich sein ganz individuelles Notiz-Management zu entwickeln.

Probieren Sie möglichst viele verschiedene Tipps und Methoden aus. So erkennen Sie am besten, was zu Ihnen passt und was sich auch im Dauerbetrieb bewährt.

(Finde deinen Kompass - Wie du herausfindest, wo es für dich langgehen soll im Leben …)

Im Folgenden finden Sie

Hier haben wir die, wie wir denken, hilfreichsten Tipps dafür zusammengestellt, wie Sie sinnvoll und effektiv Notizen machen können:

Tipp 1: Schreiben Sie leserlich

So selbstverständlich dieser Tipp klingt, so wichtig ist es doch, auf ihn hinzuweisen. Gerade wenn wir es eilig haben oder wenn viel zu notieren ist, neigen viele zum Klieren. Und so geht es sehr vielen Menschen so, dass sie später ihre eigenen Aufzeichnungen nicht mehr lesen können. Und das ist natürlich ärgerlich.

Denken Sie also daran, dass Sie keine Zeit sparen, sondern sich deutlich mehr Arbeit machen, wenn Sie so schnell schreiben, dass Sie hinterher Schwierigkeiten haben, das Geschriebene zu lesen. Und nutzen Sie den folgenden Tipp, der das Problem “zu viel in zu wenig Zeit notieren zu müssen” reduziert:

Tipp 2: Lernen Sie, das Richtige zu notieren

Eine der wichtigsten Regeln für gute Notizen ist: Reduzieren, reduzieren, reduzieren!

In der Regel schreiben wir viel zu viel auf. Sehr viele Menschen notieren z.B. ganze Sätze – oft aus Angst, etwas Wichtiges zu vergessen bzw. später nicht mehr zu wissen, was wir mit unseren Notizen eigentlich gemeint haben. Diese Angst ist unbegründet. Mit den richtigen Schlagwörtern (Triggerwörter) können Sie jederzeit auch die dazugehörigen Informationen abrufen. Einige Notizmethoden (s.u.) gehen genau auf diesen Punkt gezielt ein.

Lernen Sie hier aus Ihren Erfahrungen, indem Sie sehr bewusst darauf achten, welche Teile Ihrer Notizen im Nachhinein wirklich hilfreich für Sie waren. Prägen Sie sich ein, was vielleicht später fehlte und streichen Sie ruhig gezielt Überflüssiges durch, damit Sie das für die Zukunft plastisch vor Augen haben.

Was unbedingt dazu gehört

Tipp

Lassen Sie immer auch Raum für spätere Ergänzungen.

Eines sollte zu jeder Notiz automatisch dazu geschrieben werden: das Datum (in manchen Fällen auch die Uhrzeit).

Bei Telefonnummern und Zitaten sollten Sie immer den Verfassernamen notieren. Bei Zitaten, wenn möglich, auch immer gleich die Quellenangabe (also als Minimum: Buch- bzw. Zeitschriftentitel, Artikelüberschrift, Autor, Verlag, Erscheinungsjahr bei Büchern, Erscheinungsdatum bei Artikeln und die Seitenzahl), das erspart späteres Suchen und Recherchieren.

Sinnvoll kann auch ein Schlagwort sein, welches den Zusammenhang der Notiz eindeutig kennzeichnet. Hier einige Beispiele:

  • Buchidee
  • Privat
  • Zum Nachdenken
  • Zu erledigen
  • usw.

Am besten stellen Sie sich hier Ihre eigene Liste an Schlagwörtern zusammen. Achten Sie aber darauf, dass Sie nicht zu viele nehmen – hier gilt: es soll möglichst einfach sein, Ihre Notizen später mit einem Blick zuzuordnen.

Tipp 3: Immer in eigenen Worten formulieren

Schreiben Sie möglichst nichts wörtlich ab, sondern drücken Sie Informationen immer in Ihren eigenen Worten aus. Durch dieses so genannte “Paraphrasieren” (freies Umwandeln) befassen Sie sich aktiv mit den Inhalten und werden sich diese allein dadurch schon besser merken bzw. später mehr damit anfangen können.

Klar, bei einem Termin ist es natürlich nicht nötig, sich über die Formulierung Gedanken zu machen, aber bei Mitschriften von Vorträgen, bei Notizen, die Sie beim Lesen machen oder auch bei Ideen u.ä. ist es sehr nützlich, die Sache für sich umzuformulieren.

Mein Selbstcoaching-Tipp:

Tagebuch zu schreiben kann viel mehr sein als eine Aufzeichnung deiner Aktivitäten. Ein Tagebuch kann dich wirklich voranbringen. Es kann dir helfen, deinen Zielen näher zu kommen, deine Probleme zu lösen, belastende Gefühle loszulassen, Klarheit zu bekommen … Wie geht das?

Tipp 4: Probieren Sie verschiedene Notizmethoden aus

Es gibt verschiedene Methoden, Notizen zu machen, von denen wir Ihnen hier einige vorstellen. Sehen Sie diese als Inspiration und Anregung – die beste Methode ist die, die Sie für sich selbst entwickeln!

Das Prinzip der Schlagwörter nutzen

In Bibliotheken werden Bücher “verschlagwortet”. D.h., sie werden aufgrund ihres Inhaltes mit anschaulichen Begriffen regelrecht katalogisiert. So ist ein Buch über Lerntechniken dann z.B. unter “Lernen” und “Lerntechniken” zu finden, aber auch unter “Gehirn”, “Memotechniken” u.ä.

Dieses Prinzip eignet sich hervorragend für unsere Notizen. Auch hier geht es nämlich darum, Begriffe zu notieren, die möglichst anschaulich das beschreiben, was Sie notieren wollen. Bis zu einem gewissen Grad machen Sie das wahrscheinlich schon so, wenn Sie z.B. “Tennis, 15.00” schreiben statt “Zum Tennisspielen gehen und zwar um 15.00”. Sie sparen sich die überflüssigen Worte und notieren nur ein Wort + die Uhrzeit.

Gerade wenn wir komplexere Inhalte notieren, neigen wir oft dazu, in ganzen Sätzen auszuformulieren und die Sachen viel zu kompliziert aufzuschreiben. Gewöhnen Sie sich auch hier an, die Inhalte auf plakative Begriffe runterzubrechen.

Hier stellen wir Ihnen einige Notizmethoden vor. Diese sind vor allem für komplexere Aufzeichnungen gedacht, aber sie können auch Anregungen für kleine Notizen geben. Ziel aller dieser Methoden ist es, schon beim Aufschreiben zu versuchen, eine gewisse Struktur zu erreichen, die es nachher leichter macht, die Inhalte zu verstehen und auch weiterzuverarbeiten.

Auch gut: Fragen

Sie können Notizen auch sehr gut anhand von Fragen aufbauen. Die Fragetechnik ist zwar schon eine komplexe Denkmethode, aber sie kann prima Anregungen auch für einfache Notizen geben.

Methode Mind Mapping nach Tony Buzan

Das Mind Mapping ist eine ausgesprochen nützliche Methode, um Informationen gehirngerecht aufzubereiten. Sie finden hier eine Einführung sowie eine Anleitung zum Mind Mapping.

VISTEM® von Carmen Thomas

VISTEM® ist eine einfache, praktische und wirkungsvolle Denk-, Kreativitäts- und Kommunikations-Methode, mit der Sie Informationen und Wissen effektiv aufbereiten und darstellen können. Die Idee ist bestechend einfach: sie basiert im Wesentlichen darauf, Haftnotizzettel zu verwenden, um Gedanken zu fixieren. Auch hier werden aber nur Schlagwörter notiert, keine ausformulierten Sätze.

Die Haftnotizzettel kann man in verschiedenen Farben (symbolisch für bestimmte Bereiche) und in verschiedenen Größen nutzen. Die VISTEM®-Erfinderin Carmen Thomas hat daraus ein System entwickelt, mit der Sie Ihre Notizen einheitlich aufbereiten können und immer flexibel für Veränderungen und Erweiterungen sind. Und die Flexibilität ist genau das, was diese Methode so wertvoll macht.

Hier bekommt Sie einen Eindruck, wie man mit dieser Methode arbeiten kann: www.vistem.de

Methoden nach Vera F. Birkenbihl

Buchautorin und Trainerin Vera F. Birkenbihl hat verschiedene Notizmethoden entwickelt, wie z.B.:

  • KaWa® (= Kreative Analografie, Wort-Assoziationen)
  • „Wissens-ABC“
  • Analographie®
  • u.a.

Hier geht es vor allem darum, Informationen gehirngerecht aufzubereiten, um sie sich besser merken und um Inhalte vertiefend reflektieren zu können.

Tipp 5: Nutzen Sie nicht nur Worte

Tipp

Setzen Sie auch gezielt Farben ein, um Ihre Notizen anschaulicher zu machen. Sie können Dringendes z.B. in Rot schreiben, Ideen mit einem grünen Rahmen versehen, Erledigtes in Schwarz durchstreichen u.ä. So erkennen Sie vieles schon auf einen Blick.

Die meisten Menschen nutzen für Ihre Notizen nur Worte. Dabei kann man hier auch sehr gut Zeichnungen und Symbole nutzen. Das spart Zeit und unser Gehirn kann konkrete Bilder oft viel besser verarbeiten als abstrakte Formulierungen.

Als ein Hauptargument gegen den Einsatz von Bildern wird oft genannt, dass man nicht malen könne. Brauchen Sie auch nicht! Sie wollen ja keinen Kunstpreis gewinnen, sondern Ihre Notizen effektiver gestalten. So lange Sie einen Pfeil als Pfeil erkennen, zwei Punktgesichter als zwei Punktgesichter und dergleichen mehr, reichen Ihre Zeichenkünste aus! Es geht allein darum, dass Sie selbst erkennen, was Sie malen.

Notizen zu machen, ist eine Sache – sie dann auch zuverlässig wieder zu finden, eine ganz andere. Hier finden Sie eine Reihe von Tipps und Hinweisen für eine gute Archivierung Ihrer Notizen.

Weg, was weg kann

Vielleicht der wichtigste Punkt: Erledigtes oder Überholtes sollten Sie möglichst immer gleich vernichten.

Je weniger Sie zu archivieren haben, desto leichter wird es. Werfen Sie erledigte Sachen also immer gleich weg und gehen Sie Ihre Notizen zusätzlich in regelmäßigen Abständen durch, um alles zu streichen oder fortzuwerfen, was Sie nicht mehr benötigen.

Für Notizen, bei denen Sie eigentlich sagen würden, sie wären erledigt, aber doch unsicher darüber sind, ob Sie diese nicht vielleicht doch noch einmal brauchen, können Sie sich eine Extra-Ablage einrichten. So sind die Notizen nicht verloren, belasten aber auch nicht länger Ihr aktives Archiv. Vergessen Sie dann aber nicht, auch diese Extra-Ablage hin und wieder zu entmüllen.

Worauf notieren?

Für das spätere Verwalten Ihrer Notizen ist die Fragen nicht ganz unwesentlich, worauf und wie Sie etwas notieren. Hier gibt es keine allgemeingültigen Regeln, sondern nur verschiedene Möglichkeiten, von denen Sie sich die für Sie Passendste auswählen sollten.

Wir gehen hier im Wesentlichen auf das Notieren auf Papier ein, streifen aber auch Kalender- oder PC-Systeme.

Papier – klassisch und gut

Die schnellste und in der Regel einfachste Möglichkeit, etwas zu notieren ist Papier zu nehmen. Zettel und Stift finden sich so gut wie überall.

Kurz nachgefragt: Steht bei dir gerade eine Entscheidung an? Dann mach es dir nicht so schwer und lass dir von unserer Entscheidungs-Werkstatt helfen.

Es wird oft empfohlen, immer das gleiche Format zu wählen, z.B. DinA4-Blätter o.ä. Wie machbar das für Sie ist, hängt von Ihrer individuellen Situation ab. Manche Menschen müssen ständig und überall Notizen machen können und man hat nicht immer einen DinA4-Block bei sich. Auch kann es beim Einsatz komplexer Notizmethoden sinnvoll sein, auf größere Formate zu gehen.

Hier gilt es eine gewisse Flexibilität zu entwickeln und das Archivierungssystem entsprechend auszurüsten.

Ein Heft für alles

Überlegen Sie einmal, ob es auch für Sie Sinn machen könnte, sich ein Heft oder ein Büchlein anzulegen, in das Sie alles notieren (außer großformatige Aufzeichnungen natürlich). So ein Heft für alles erscheint vielen extrem chaotisch. Sie können dem aber z.B. sehr gut durch einen konsequenten Einsatz von unterschiedlichen Farben (mit einem Vielfarbkugelschreiber kein Thema) entgegenwirken oder auch in dem Sie jede Notiz mit einem Symbol oder Buchstaben kennzeichnen, so dass Sie das Geschriebene jederzeit leicht zuordnen können.

Der Vorteil eines Heftes ist, dass Sie immer wissen, wo Sie Ihre Notizen finden. Entscheidend aber dafür ist natürlich, dass Sie es immer bei sich haben. Zwar können Sie lose Blätter oder Zettelchen auch später in das Heft legen, aber der Charme liegt ja genau darin, dass Sie alles an einer Stelle haben.

Eine Pinnwand für alles

Eine ähnliche Idee ist, sich eine Pinnwand einzurichten, woran alles gepinnt wird, was Sie an Notizen machen.

So etwas ist z.B. in Teams oder auch in der Familie eine ganz nützliche Sache, denn so wissen alle Beteiligten, wo sie das platzieren sollen, was sie selbst notiert haben.

Karteikarten

Auch Karteikarten sind eine feine Möglichkeiten, Notizen zu machen. Hier können sie unterschiedliche Farben und Formate nutzen, allerdings sind Sie von der Größe begrenzt. Das spätere Einordnen ist hier aber dafür sehr leicht. Sie können dafür einfach verschiedene Kästen, Farben oder ein Register nutzen.

Wichtig: ein Ordnungssystem

Ob Sie Ihre Notizen nun alle an einer Stelle machen oder ob Sie sich eine muntere Zettelwirtschaft anlegen – ohne etwas Ordnung werden Sie mit Ihren Notizen sehr wahrscheinlich nicht glücklich werden.

Sie müssen also alle Notizen, die Sie dauerhaft aufheben wollen, z.B. thematisch ordnen: “Projekte”, “Privates”, “Dokumente” oder was auch immer Sie brauchen.

Extra-Tipp

Es kann sehr nützlich sein, sich eine Kiste oder ein Fach einzurichten, in das all das kommt, was sich nicht einordnen lässt. Auch bei einem noch so ausgeklügelten Ordnungssystem gibt es immer Dinge, die einfach nirgendwo so recht hinpassen wollen – und wenn Sie die suchen, können Sie immer zuerst in diese Kiste oder dieses Fach schauen.

Und hier gibt es nun sehr, sehr viele Möglichkeiten:

  • Sie können die “Schuhkarton-Methode” nutzen – also Ihre Notizen in Kisten ablegen. Wenn man sich verschiedene Kisten einrichtet und die eindeutig beschriftet, kann man damit gut klarkommen.
  • Es gibt natürlich auch professionelle Ordnungssysteme, wie Hängeregistraturen oder ähnliches. Hier gilt das gleiche Prinzip: Sie ordnen Ihre Notizen nach verschiedenen Themenbereichen. Schauen Sie sich die Möglichkeiten ruhig mal in einem Laden für Bürobedarf an.
  • Empfehlenswert ist es, sich ein einfaches und leicht zu merkendes Ordnungssystem zu überlegen. Alles was zu kompliziert ist, wird sich im Alltag nicht bewähren, da es zu viel Zeit kostet. Wählen Sie also nie zu viele Fächer oder Kisten, sondern versuchen Sie mit maximal 5 bis 7 Kategorien auszukommen.
  • Auch hier lassen sich sehr gut Farben einsetzen, um auf einen Blick zu sehen, wo was hingehört.
  • Der vielleicht wichtigste Punkt ist dann, konsequent durchzuhalten mit dem Einsortieren der Notizen.
  • Und denken Sie auch immer daran, alles, was sich erledigt hat, auszusortieren.

Probieren Sie am besten viele verschiedene Ordnungssysteme aus, so lange, bis Sie mit einem richtig zufrieden sind.

Kalender

Kalender für Notizen zu nutzen, ist in vielen Fällen eine gute Idee. Termine kann man so gleich eintragen und wenn man ein entsprechendes Format wählt, hat man auch ausreichend Raum, um darüber hinaus Sachen aufzuschreiben.

Allerdings ist der Platz naturgemäß beschränkt und man muss sich Gedanken darüber machen, wo und wie man Zusätzliches notieren möchte. Sie könnten sich z.B. Zettel im Format des Kalenders zuschneiden und immer welche hinten hineinlegen.

Notieren mit dem PC

Jeder der am PC arbeitet, nutzt ihn automatisch als Möglichkeit, Sachen zu notieren: Sie schreiben Texte, skizzieren Ideen, stellen Informationen zusammen u.ä. Und Sie haben hier auch bereits ein Ordnungssystem, in dem Sie Ihre Dokumente ablegen (wahrscheinlich sogar mehrere, also z.B. für Ihre Dokumente, für Ihre Emails usw.).

Überprüfen Sie hin und wieder, wie gut sich die gewohnten Systeme bewähren. Manchmal ändern sich die Anforderungen oder wir benutzen ein System, weil einfach aus Gewohntheit, obwohl es bessere gäbe. Sehr viele Menschen scheuen den Aufwand einer Neuorganisation, würden aber damit auf lange Sicht sehr viel Zeit planen.

Hier noch zwei Sonderformen:

Mind Mappen am PC

Die vorher angesprochene Methode des Mind Mapping kann man auch am PC durchführen. Hier sind vor allem zwei Programme zu nennen:

Sie können diese Mind Maps dann auf Ihrem Rechner archivieren oder auch ausdrucken und bei Ihren Papiernotizen einordnen.

Spezielle PC-Notizprogramme

Es gibt auch ausgesprochene PC-Notizprogramme. Schauen Sie mal, ob diese vielleicht für Sie passen. Beispiele sind:

Fazit

Als Fazit zu guter Letzt: Notizen machen kann man durchaus auch ohne groß darüber nachzudenken. Die ganze Sache aber einmal bewusst danach auszurichten, was eigentlich für einen ganz persönlich praktisch und nützlich ist, ist etwas, von dem Sie dauerhaft profitieren werden. Dann nämlich haben Sie deutlich mehr Freude an Ihren Notizen.

Literaturtipps:

Mind Mapping:

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Kommentare

  • Hallo,

    sehr guter Artikel, einige Tipps haben mir echt weitergeholfen! Ich persönlich arbeite mit der Software iMapping! Hier finde ich vor allem die Zoomfunktion und die sehr gute übersicht sehr nice!

    Grüße
    Chris

  • Hallo, mit Notizen habe ich auch viel zu tun. Dazu drei kleine Ergänzungen, die vielleicht hilfreich sind:

    – Seitdem ich mit der Get-Things-Done (GTD) Methode meine Aufgaben strukturiere, habe ich eine ganze Menge an Notizen auch gleich digital ordentlich sortiert. Dazu verwende ich die Software ThinkingRock (http://www.trgtd.com.au/) – gibt’s auch in einer freien Variante.
    – Ein ganz passabel funktionierendes Mindmap-Programm gibt es mit Freemind auch als freies Programm
    http://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Main_Page
    – Auch für Notizen mit es mit Tomboy eine freie Alternative: http://projects.gnome.org/tomboy/index.html

  • Toller Artikel, ich liebe Notizen, benutze leider noch kein einheitliches System, mal dies, mal das, aber dieser Artikel gibt mir Input, etwas organisierter in Hinblick auf meine Notizen zu sein. Ich schreibe/male lieber mit der Hand, das geht alles einmal durch meinen Kopf & bleibt daher länger/besser haften, auch visuell kann ich mich besser daran erinnern & das ist ja auch ein Hauptziel meiner Notizen. Weiter so tolle Artikel, vielen Dank.

    Karin Boening

  • Schade, interessante Inhalte auf dem Blog, aber die Schreibschrift macht das Lesen total anstrengend! Das hält man nicht lange durch. Bitte unbedingt ändern.

    • Maria

      Für Dorothea
      Vielleicht liegt es an Ihrem Computer?
      Ich habe überhaupt keine Probleme beim Lesen.

 

Ralf Senftleben

Hallo! Schön, dass du da bist!

Ich bin Ralf und das hier ist meine Seite, Zeit zu leben. Seit 1998 schreibe und forsche ich darüber, wie wir unser Leben selbstbestimmt, kraftvoll und bewusst leben können. Wie wir herausfinden, was wir für unsere Zufriedenheit brauchen, und wie wir erreichen, was wir uns wünschen.

Aktuell lesen über 125.000 Menschen meinen wöchentlichen Newsletter, und rund 150.000 Menschen haben an meinen Selbstlernkursen und Online-Coachings teilgenommen.

Mehr über uns und unsere Philosophie gibt es hier