Erfolgreich delegieren

Zu viel zu tun? Überarbeitet? Dauerstress? Das geht heutzutage vielen Menschen so. Wenn Sie auch dazu gehören, kann Ihnen die Fähigkeit, bestimmte Aufgaben systematisch an andere zu delegieren erheblich weiterhelfen (natürlich neben einem effektiven Zeitmanagement und einem bewussten Stressmanagement). Mehr noch: Dass, was man am besten kann, selbst tun und den Rest anderen überlassen – das ist eine wesentliche Strategie, wenn man wirklich erfolgreich sein will.

Dieser Artikel gibt Ihnen praktische Tipps, mit denen Sie lernen können, im Beruf und auch im Alltag erfolgreich zu delegieren.

Viele gute Gründe für das Delegieren

Delegation kann im Idealfall zu einer Win-Win-Situation werden, also einer Situation, in der beide Seiten gewinnen. Mehr zur Idee des Win-Win finden Sie hier.

Erstaunlicherweise halten gerade überarbeitete Menschen häufig nicht viel von der Vorstellung, ihre Aufgaben zu delegieren. Es gibt aber viele gute Gründe, um es einfach mal auf einen Versuch ankommen zu lassen:

  • Delegieren führt dazu, dass Sie mehr Zeit für das Wesentliche haben.
  • Wer gut delegieren kann, hat weniger Stress.
  • Die Arbeit kann deutlich mehr Spaß machen, weil Sie unter weniger Druck arbeiten und einen großen Teil der ungeliebten Aufgaben abgeben können.
  • Geschicktes Delegieren kann zu besseren Arbeitsergebnissen führen, weil auf diese Weise die Potentiale aller am besten genutzt werden können.
  • Als Führungskraft können Sie durch wohlüberlegte Delegation Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehr effektiv fördern.
  • Indem Sie zu delegieren lernen, lernen Sie auch, Ihren Mitarbeitern und Kolleginnen zu vertrauen.
  • U.a.m.

Wenn sich das für Sie zwar ganz gut anhört, Sie aber noch nicht überzeugt sind, sind Sie nicht allein, denn sehr viele Menschen neigen dazu, im Zweifelsfall dann doch lieber alles selbst zu machen.

Vom Anspruch, alles allein zu machen

“Delegation? Schön und gut, aber meine Aufgaben kann mir eh keiner abnehmen…” – Diese und ähnliche Sätze bekommt man schnell zu hören, wenn man einen überarbeiteten Menschen auffordert, doch Teile seiner Arbeit zu delegieren. Vorbehalte gegen die Delegation gibt es viele:

  • “Das macht sowieso keiner richtig.”
  • “Keiner außer mir weiß wie das geht.”
  • “Bis ich das alles jemanden erklärt habe, habe ich es schon selbst gemacht.”
  • “Wenn ich da nicht aufpasse, geht das sicher daneben.”
  • “Wem kann man schon trauen?”
  • “Es gibt niemanden, dem ich diese Aufgaben übergeben kann.”
  • Usw. usw.

Sind Sie wirklich unersetzlich?

Tatsächlich fühlen sich viele Menschen einfach unersetzlich. Sie haben das Gefühl, das einfach kein anderer die Aufgaben so gut, so schnell oder so richtig ausführen könnte.

Mit dieser Einstellung machen Sie es vor allem sich selbst unnötig schwer.

Kleiner Denkanstoß dazu: Was geschieht eigentlich, wenn Sie mal krank sind? Bricht dann alles zusammen? Denken Sie mal darüber nach, ob es nicht vielleicht eine gute Idee wäre, das Delegieren zu erlernen, bevor Sie aus lauter Stress womöglich wirklich krank werden..

Delegieren ist gerade für erfolgreiche Menschen oft Neuland, insbesondere für die, die gerne die Zügel selbst in der Hand halten. Mit den folgenden Tipps erfahren Sie, wie Sie ganz praktisch vorgehen können, um Ihre Arbeitslast auf mehreren Schultern zu verteilen.

Wer bin ich? Was kann ich? Was will ich?

Das herauszufinden ist schwer. Aber machbar. Und wenn du es herausgefunden hast, wirst du den Unterschied merken. Jeden Tag.

Finde Dinge über dich heraus, die du nicht geahnt hast: Mit dem Selbstlernprogramm: Finde deinen Kompass.

Hier erfahren Sie, wie das Delegieren ganz praktisch geht und welche Faktoren Sie beachten sollten, damit Sie Ihre Aufgaben erfolgreich delegieren können.

Delegieren – aber was?

Welche Aufgaben sich delegieren lassen, muss in der Regel im Einzelfall und je nach Situation entschieden werden. Dennoch gibt es eine Richtlinie, an der Sie sich orientieren können.

Leicht delegierbar sind vor allem:

  • Routineaufgaben,
  • Spezialistentätigkeiten (dann eben an einen Spezialisten),
  • gut vorbereitete Aufgaben, die quasi anhand einer Checkliste erfüllt werden können und
  • Aufgaben ohne viel Abstimmungsbedarf.

Nicht zum Delegieren geeignet sind:

  • Führungsaufgaben,
  • vertrauliche Angelegenheiten und
  • alles, was ungewöhnlich (und dabei bedeutungsvoll) ist.

Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick

Wenn Sie mit dem Delegieren einsteigen wollen, dann müssen Sie zuerst einmal auflisten, welche Aufgaben Sie überhaupt in Ihrer Position zu erledigen haben und dann können Sie überprüfen, welche der Teilaufgaben Sie delegieren können und welche Sie auch in Zukunft selbst ausführen wollen.

Stellen Sie also zunächst einen detaillierten Arbeitsplan auf, in dem Sie alle zu erledigenden Aufgaben z.B. für ein Projekt oder für den kommenden Monat notieren.

Tipp

Achten Sie bei der Delegation von ungeliebten Routineaufgaben darauf, dass Sie nicht immer die gleichen Personen mit den gleichen Aufgaben beschäftigen, denn das kann bei Mitarbeitern oder Kollegen schnell Frust verursachen. Hier hilft oft ein offenes Gespräch, denn manchmal macht ein anderer eine Aufgabe ja auch ausgesprochen gern

Unterscheiden Sie die Aufgaben dann z.B. wie folgt:

  • Routineaufgaben, die immer wieder anstehen, wie z.B. Kopierpapier auffüllen, Sitzungsraum vorbereiten u.ä.
  • einmalige Aufgaben, die einfach zu erledigen sind, wie z.B. Verschicken einer Postwurfsendung, Entgegennahme einer Lieferung u.ä.
  • komplexe und schwierige Aufgaben, wie z.B. eine Projektplanung erstellen, eine Werbekampagne zu planen u.ä.
  • Aufgaben, von denen Sie wissen, dass Sie diese nicht optimal erledigen könnten, für die also jemand anders besser geeignet wäre, wie z.B. den Kommunikationsworkhop für die Mitarbeiter zu halten oder die Buchhaltung zu machen.
  • Anforderungen, die ausdrücklich an Ihre Person gestellt werden, wie z.B. die Teilnahme an einer Podiumsdiskussion, einen Vortrag halten o.ä.
  • Aufgaben für die andere eigentlich besser qualifiziert sind.
  • Aufgaben, die Sie auf jeden Fall selbst erledigen wollen, wie vielleicht einen Artikel zu schreiben, die Sitzung leiten o.ä.

Anhand Ihrer Aufgabenliste können Sie viel leichter entscheiden, welche der Aufgaben Sie delegieren wollen.

An wen delegieren?

Tipp

Führen Sie eine Art Kompetenz-Verzeichnis, in dem Sie sich notieren, welche Ihrer Kolleginnen und Mitarbeiter welche Fähigkeiten haben. Dann wissen Sie im Bedarfsfall schneller, wem Sie welche Aufgaben übertragen können.

Nachdem Sie ermittelt haben, welche Aufgaben Sie delegieren können und wollen, überlegen Sie im nächsten Schritt, an wen Sie die entsprechenden Aufgaben delegieren könnten.

Möglich wären hier z.B.

  • eigene Mitarbeiter (M),
  • andere Abteilungen im eigenen Haus (A),
  • Stabsstellen im eigenen Haus (S),
  • Profitcenter im eigenen Unternehmen / Konzern (P) oder
  • externe Dienstleister (E).

Schreiben Sie doch einfach hinter jede Ihrer zu delegierenden Aufgaben, welche der oben gezeigten Möglichkeiten sich am besten dafür eignet. Nutzen Sie dafür die Buchstaben (M, A, S, P, E).

Nachdem Sie nun wissen, was Sie delegieren können und wer dafür in Frage kommt, stellen wir Ihnen noch drei entscheidende Erfolgsfaktoren für das Delegieren vor.

Delegation – die Erfolgsfaktoren

Wir halten folgende drei Faktoren für eine effektive Delegation für unerlässlich:

  • Vertrauen
  • Transparenz
  • Feedback

Vertrauen – Besteht ein ausreichendes Vertrauensverhältnis?

Delegation bedarf des Vertrauens – und zwar:

  1. Ihr Vertrauen in die Person, die eine Aufgabe für Sie erledigen soll und
  2. das Vertrauen der Person, die die Aufgabe übernimmt, in Sie.

Tipp

Zum Vertrauen gehört auch, dass Sie nicht oder nur bedingt vorgeben, wie eine Aufgabe zu erfüllen ist. Es gibt immer mehrere Möglichkeiten, zum gewünschten Ziel zu kommen und es motiviert Ihre Kollegen und Mitarbeiter sehr, wenn Sie ihnen zutrauen, die Aufgabe in ihrer eigenen Weise zu erledigen.

Das mit dem Vertrauen ist so eine Sache – viele gehen da lieber getreu nach dem Sprichwort vor “Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser”. Delegieren ist mehr als nur eine Arbeitsanweisungen zu geben und bedeutet, immer auch ein Stück Kontrolle abzugeben. Ihr Vertrauen macht es der anderen Person deutlich leichter, ein Stück Verantwortung zu übernehmen und auch eigenverantwortlich zu handeln. Ihre Mitarbeiter oder Kollegen spüren es, wenn Sie ihnen nicht zutrauen, dass sie die Aufgabe erledigen können. Das senkt die Motivation und auch das Selbstvertrauen.

Versuchen Sie also Ihren Mitarbeitern das notwendige Vertrauen entgegenzubringen. Das fällt vielleicht gerade am Anfang nicht leicht und muss geübt werden. Hilfreich sind hierbei:

  • eine gesunde Einstellung zu Fehlern – wie z.B. “Aus Fehlern können wir lernen”,
  • die Bereitschaft anzuerkennen, dass andere manche Aufgaben genauso gut oder sogar besser als Sie erledigen können,
  • ein offener und konstruktiver Umgangston, bei dem alle nach den bestmöglichen Lösungen, statt nach Sündenböcken suchen
  • und die Offenheit, selbst dazu zu lernen.

Versuchen Sie es doch einfach einmal. Sie können hier viel dazulernen – und viel gewinnen.

Transparenz – Wird klar und eindeutig delegiert?

Die Kommunikation spielt eine große Rolle, wenn es ums Delegieren geht. Hierzu gehören vor allem folgende Punkte:

  • Klare Formulierung der Aufgabe – Der Erfolg der Delegation hängt vor allem von der Klarheit ab, mit der eine Aufgabe übertragen wird. Formulieren Sie also die Arbeitsaufgabe so konkret und eindeutig wie möglich und versichern Sie sich durch Rückfrage, ob Sie richtig verstanden wurden. Was für Sie “klar” ist, muss es für den anderen noch lange nicht sein.
  • Klare Formulierung des Ziels – Mindestens genauso wichtig, wie die Aufgabe selbst zu formulieren ist auch, das Ziel klar festzulegen. Das ist leider nicht so selbstverständlich, wie es sich anhört. Eine normale Aufgabenbeschreibung beinhaltet leider nur in den seltensten Fällen auch eine konkrete Zielformulierung. Aber wer das konkrete Ziel kennt, wird es auch leichter erreichen. Achten Sie also auf eine konkrete und möglichst messbare Zielformulierung.
  • Ausreichende Informationen zum Erledigen der Information – Nur wenn die Person, die die Aufgabe erledigen soll, über alle Informationen und Mittel verfügt, die sie dafür braucht, kann sie optimale Ergebnisse erzielen. Vertrauen Sie hier nicht darauf, dass der andere schon nachfragen wird, wenn ihm oder ihr Informationen fehlen, sondern sorgen Sie durch eine offene und effektive Informationsbereitstellung vor. Wenn Sie nicht abschätzen können, welche Informationen gebraucht werden (z.B. bei Aufgaben, die Sie an einen Spezialisten weitergeben), fragen Sie einfach nach.
  • Information darüber, welchen Sinn und Zweck die Aufgabe hat – Viele halten es für unnötig ihre Mitarbeiter oder Kollegen darüber zu informieren, warum eine Aufgage erledigt werden soll. Wer aber weiß, was der Sinn hinter eine Aufgabe ist, tut sich viel leichter, sie zu erledigen. Stellen Sie deshalb immer auch den größeren Zusammenhang dar, in dem die Aufgabe ihren Platz hat.

Eine offene Kommunikation fördert übrigens auch das Vertrauen – und zwar auf beiden Seiten.

Feedback – Erfolgt eine Rückkoppelung?

Delegation endet weder mit der Aufgabenweiterleitung noch mit der Erledigung der Aufgabe.

Zum erfolgreichen Delegieren gehört auch, dass Sie

  • Zwischenergebnisse kontrollieren (wenn notwendig),
  • Ihren Mitarbeitern oder Kolleginnen eine Rückmeldung über Ihre Zufriedenheit geben und
  • bei fehlerhaften Ergebnissen sicherstellen, dass der Mitarbeiter die Fehlerquellen begreift und der Fehler möglichst kein zweites Mal passiert.

Vergessen Sie an dieser Stelle nicht, wie wichtig und motivierend Lob ist. Teilen Sie Ihren Mitarbeitern und Kollegen immer mit, wenn Sie zufrieden sind – auch wenn es sich nur um kleine Aufgaben handelt.

Seien Sie sparsam mit Kritik – und wenn sie nötig ist, dann formulieren Sie diese immer konstruktiv. Viel wichtiger als herauszustellen, was schiefgelaufen ist, ist es, Ideen zu entwickeln, wie es in Zukunft besser geht.

Feedback sollte aber nicht nur von Ihnen erfolgen, sondern auch von der Person, die die Aufgabe erfüllt hat. Sie könnte z.B. zu folgenden Punkten etwas sagen:

  • Ob die Aufgabenvergabe klar genug erfolgte,
  • ob die Informationen und Mittel ausreichend waren,
  • ob es etwas für die Zukunft gibt, das sich noch verbessern lässt.

Im Folgenden finden Sie nun noch eine praktische Checkliste mit allen Punkten, die es beim Delegieren zu beachten gibt.

Hier haben wir alle wesentlichen Punkte für das erfolgreiche Delegieren noch einmal als Checkliste für Sie zusammengestellt.

Vorbereitung

.Sind innere Vorbehalte gegen das Delegieren ausgeräumt und sind Sie überzeugt davon, dass das Delegieren auch für Sie vor allem Vorteile hat?
.Haben Sie sich einen guten Überblick über alle anstehenden Aufgaben verschafft und haben Sie entschieden, welche davon Sie delegieren wollen?
.Wissen Sie, welches Knowhow oder welche Fähigkeiten für die Erledigung der jeweiligen Aufgabe nötig sind?
.Wissen Sie, welche Ihrer Mitarbeiter oder Kolleginnen welche Kompetenzen haben und wem Sie welche Aufgaben übergeben können?
.Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern und Kolleginnen und vertrauen diese Ihnen?

Aufgabenvergabe und -erfüllung

.Steht fest, welches Ziel mit der jeweiligen Aufgabe erreicht werden soll?
.Sollten vielleicht Zwischenziele festgelegt werden (falls die Aufgabe umfangreich ist)?
.Sind alle Voraussetzungen und Rahmenbedingungen geschaffen, damit die Aufgabe ordnungsgemäß erledigt werden kann?
.Hat die Person, die die Aufgabe erledigen soll, alle nötigen Informationen und weiß sie, welche Bedeutung die Aufgabe im Gesamtzusammenhang hat?
.Wurden bekannte Schwierigkeiten oder Fehlerquellen angesprochen, um diese schon im Vorfeld zu vermeiden?
.Ist sichergestellt, dass die Aufgabe von demjenigen, der sie ausführen soll, auch tatsächlich verstanden wurde?
.Haben Sie deutlich gemacht, dass Sie für Rückfragen oder bei Schwierigkeiten zur Verfügung stehen?
.Ist für alle klar kommuniziert, bis wann die Aufgabe erfüllt sein muss?
.Weiß der Betreffende, was zu tun ist, falls er oder sie merkt, dass die Aufgabe nicht in der vorgesehenen Zeit zu erledigen ist?
.Sind Sie darauf vorbereitet, dass Ihre Mitarbeiterin oder Ihr Kollege z.B. durch Krankheit ausfallen kann? Wer übernimmt dann die Aufgabe?

Kontrolle und Feedback

.Wurde die Aufgabe zufriedenstellend erledigt?
.Fiel es der Person leicht oder schwer, die Aufgabe zu erfüllen?
.Konnten Punkte gesammelt werden, die es in Zukunft leichter machen können, dass die Aufgabe effektiv erledigt wird?
.Haben Sie die Person für die Erledigung der Aufgabe gelobt?

Bitte ergänzen Sie diese Checkliste je nach Bedarf und eigenen Erfahrungen.

Literatur zum Thema:

Wie findest du diesen Beitrag?
1 Stern2 Sterne3 Sterne4 Sterne5 Sterne (19)
Loading...
 

Wenn deinem Leben gerade etwas fehlt ...

Kostenlos mitmachen. Eine außergewöhnliche, unterhaltsame und inspirierende Email-Serie. Rund um die Liebe, den Lebenserfolg, Geld und die Kunst, sich selbst nicht im Weg zu stehen.

Deine Anmerkung zu diesem Beitrag?

Hausregeln: Wir lieben Kommentare :-) Auch kritische Anmerkungen. Solange sie respektvoll, fair, höflich und konstruktiv sind. • Und bitte, bitte, bitte kein Marketing in irgendwelcher Form (auch nicht für kostenlose Angebote) • Und bitte unter dem eigenen Namen schreiben (nicht als "Versicherungsvergleich" oder "Wasserbetten"). • Die Fotos neben den Kommentaren funktionieren übrigens über Gravatar. Ihre Email-Adresse wird nicht veröffentlicht.