Wie Sie Ihre Produktivität paradoxerweise erhöhen können

Produktives Arbeiten wird häufig so verstanden, möglichst viel in möglichst kurzer Zeit zu erledigen. Das funktioniert bei Maschinen und vielleicht am Fließband, aber sicher nicht bei Kopfarbeitern oder im Büro. Besonders bei Dienstleistungen ist mehr nicht immer besser.

Wer produktiv arbeiten will, muss also nicht unbedingt möglichst viel in möglichst kurzer Zeit erledigen. Sondern entscheidend ist: Die wichtigen und richtigen Dinge rechtzeitig zu erledigen. Alle anderen Dinge, die nicht so wichtig sind, für die ich nicht geeignet bin oder die „falsch“ sind, eliminiere ich am besten, indem ich sie nicht mehr tue, delegiere oder outsource.

Damit ist auch Zeitmanagement mehr als Aufgabenlisten, Terminkalender und Tagesplanung. Genauso wichtig – wenn nicht sogar noch wichtiger – wird die Frage: Wie kann ich das Beste aus mir herausholen? Mit dieser Frage wird Zeitmanagement auch zum Energiemanagement: Wie kann ich meine Energie so einteilen, dass ich meine Ziele erreiche, ohne mich auszusaugen?

Zu dieser Frage gebe ich Ihnen 7 Tipps, die paradoxerweise Ihre Produktivität erhöhen, obwohl sie auf den ersten Blick nur Zeit kosten. Wer in der Philosophie „mehr in weniger Zeit“ verhaftet ist, wird daher den folgenden Hinweisen nicht folgen können. Wer hingegen den Blick weiten mag, dem helfen folgende 7 Tipps.

Morgenritual

Wie man den Tag beginnt, wird er verlaufen. Kämpfen wir uns auf den letzten Drücker aus dem Bett, stürzen einen Kaffee runter und rennen auf den Bus, wird sich diese Hektik auf den ganzen Tag übertragen. Nehmen wir uns aber morgens Zeit für uns und für die uns wichtigen Menschen und Dinge, wird der Tag eine andere, besser Qualität haben.

Es lohnt sich, 30–45 Minuten früher aufzustehen und Dinge zu tun, die uns stärken: Etwas Bewegung, ein gutes Frühstück, etwas Zeit fürs Tagebuchschreiben oder um etwas Inspirierendes zu lesen, ein paar Minuten in der Stille usw. Das stärkt uns und hilft, einen guten Tag zu haben.

Besserer Schlaf

Es gibt ganz wenige Dinge im Leben, die einen solch starken und intensiven Einfluss auf unsere Energie und damit Produktivität haben wie unser Schlaf. Weit über 90% der Menschen benötigen 7–8 Stunden Schlaf pro Nacht. Wer chronisch weniger schläft, weiß wahrscheinlich gar nicht mehr, wie es ist, so richtig ausgeschlafen zu sein.

Achten Sie auf Ihren Schlaf, Ihre Schlafdauer und Ihre Schlafqualität. Versuchen Sie, jeden Tag zur selben Zeit ins Bett zu gehen und zur selben Zeit wieder aufzustehen. Es lohnt sich!

Mehr Pausen

Wir machen häufig zu wenig Pausen. Das ist mit ein Grund, weshalb wir abends häufig so erschöpft sind: Wir haben unsere Energie nicht gut eingeteilt. Ein Marathonläufer kann auch nicht die ersten 10 km in vollem Tempo rennen, obwohl er sicher schneller laufen könnte, als er es tut. Er muss sich die Kräfte einteilen, damit er die gesamten 42 km schafft.

So ist es auch bei der Arbeit: Eine kurze, gute Pause nach spätestens 90 Minuten gibt neue Power und entspricht dem natürlichen Energierhythmus, dem wir unterworfen sind. Wie bei den Schlafphasen in der Nacht durchlaufen wir täglich 90-minütige Energiezyklen und bewegen uns zwischen Energiehochs und Energietiefs.

Raucher beherzigen diesen Rhythmus automatisch, da sie regelmäßig den Nikotinpegel anheben müssen. Das ist einer der ganz wenigen Vorteile, den Raucher aus ihrer Sucht haben.

Es vielleicht endlich angehen. Es ist vielleicht Zeit. Das Richtige zu tun. In kleinen Schritten ist es am einfachsten. Ernährung. Gewicht. Gesundheit. Produktivität. Bewegung. Beweglichkeit. Was es auch ist: Du kannst die Sache in die Hand nehmen und es in unserem Training in kleinen Schritten schmerzfrei angehen. Dein Erfolgserlebnis. (Start: Montag 25.9 – letzte Anmeldemöglichkeit: Mittwoch 27.9.)

Mittagspause

Die Mittagspause ist dazu da, Pause zu machen. Ein Sandwich am Computer ist keine Pause. Ein gesundes Essen in der Kantine mit den Kollegen schon eher. Anschließend ein kurzer Spaziergang erst recht.

Viele Menschen machen eine ganz kurze Pause, damit sie früher nach Hause kommen. Das klingt natürlich reizvoll. Es kann aber sein, dass der frühe Feierabend auf Kosten ihres Energielevels geht. Will heißen: Zwar komme ich früher nach Hause, bin dann aber so erschöpft, dass ich zuerst eine Stunde vor dem Fernseher wegdämmern muss, bevor ich irgendwas tun kann.

Vielleicht ist es deshalb gar kein schlechter Deal, eine richtige Mittagspause zu machen, etwas später nach Hause zu kommen und dafür genug Energie zu haben, mich um die Familie, die Kinder, meine Hobbys oder meine Freunde zu kümmern.

Mittagsschlaf

Ein kleines Mittagsschläfchen gibt neue Power und macht gute Laune. Wichtig ist nur, nicht in den Tiefschlaf zu fallen, sonst fällt das Aufstehen sehr schwer. 10–20 Minuten sind ideal. Falls man sich nicht hinlegen kann, reichen auch 5–10 Minuten am Schreibtisch, entweder auf dem Stuhl oder mit dem Kopf auf den verschränkten Armen.

Trinken Sie vorher einen Espresso: Wenn dessen Wirkung nach ca. 30 Minuten einsetzt, ist nämlich gerade Ihr Mittagsschlaf vorbei. Ideal!

Es gibt kaum jemanden, der die Wirkung eines kleinen Mittagsschlafes nicht anerkennt. Trotzdem gibt es relativ wenige Menschen, die sich regelmäßig die Zeit dafür nehmen. Es braucht offenbar recht viel, sich vom Leistungsdenken, vom Effizienzdenken zu verabschieden und tatsächlich tagsüber zu schlafen oder zu dösen.

Probieren Sie es doch einfach aus: Nehmen Sie sich während einer oder zwei Wochen Zeit, täglich nach dem Essen ein Nickerchen einzuschalten und beurteilen Sie danach selbst, ob Ihnen diese Angewohnheit hilft.

Singletasking

Die Hirnforschung weiß schon lange: Multitasking ist eine Illusion – und zwar für Männer und für Frauen. Wer mehrere Dinge gleichzeitig erledigen will, macht mehr Fehler und braucht schlussendlich mehr Zeit, als wenn er eines nach dem anderen erledigt hätte.

Multitasking ist eigentlich gar nicht möglich. Viel mehr switchen wir zwischen mehreren Aufgaben. Aber: Nach jedem Wechsel und nach jeder Unterbrechung brauchen wir einige Minuten, bis wir uns wieder so konzentriert haben wie vor der Unterbrechung.

Deshalb: Tun Sie eines nach dem anderen. Versuchen Sie – wenn immer möglich – Unterbrechungen auszuschalten und springen Sie nicht zwischen den Aufgaben. Das nimmt Ihrem Tag die Hektik, Sie erledigen mehr und machen auch noch weniger Fehler.

Rhythmuswechsel

Neben den Schlafphasen und dem Rhythmus tagsüber sind wir auch einem Wochenrhythmus unterworfen. Bei mir ist beispielsweise – wie bei vielen Menschen übrigens – der Dienstag der produktivste Tag der Woche. Freitag läuft meistens nicht so gut.

Aus diesem Grund nehme ich gerne einen Rhythmuswechsel am Freitag vor. Das geht so: Erledigen Sie am Freitag diejenigen Aufgaben, die nicht die volle Konzentration benötigen (aber natürlich trotzdem wichtig sind): langfristige Planung, Projektplanung, Aufräumen, Ablage aktualisieren, Brainstorming usw.

Klar: Habe ich am Freitag einen wichtigen Termin, dann habe ich den halt. Trotzdem haben wir alle gewisse Freiheiten bei der Arbeitseinteilung, die wir nutzen können.

Diese einfachen Strategien haben eines gemeinsam: Wir müssen zwar zunächst etwas Zeit investieren, sie kommt dann aber mehrfach zurück. Jede Minute, die wir in uns und unseren Energiehaushalt investieren, hilft uns, uns länger und besser zu konzentrieren.

Skeptisch? Dann hilft nur eins: Probieren Sie es aus! Picken Sie sich die eine oder andere Strategie heraus und setzen Sie sie während 2 Wochen konsequent um. Danach beurteilen Sie, ob sie Ihnen hilft oder nicht. Viel Spaß dabei!

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Über Ivan Blatter

Ivan Blatter ist Produktivitätstrainer und hilft seinen Kunden, ihre Ziele schneller zu erreichen, ohne sich auszusaugen. Dazu bietet er Trainings, Seminare und verschiedene Online-Produkte an.

Seit ein paar Jahren betreibt er einen Blog rund um das Thema Zeitmanagement, in dem er regelmässig Tipps und Hinweise gibt, wie Sie produktiver arbeiten können.

Die Abkürzung? Ist das realistisch? Schmerzfreie Veränderung (fast) ohne Willenskraft und Selbstdisziplin Gewicht. Gesundheit. Produktivität. Bewegung. Beweglichkeit. Was es auch ist: Mit unserer neuen Methode lernst du, wie es geht Dein Erfolgserlebnis. (100% Geld-Zurück-Garantie. Start: Montag 25.9 – letzte Anmeldemöglichkeit: Mittwoch 27.9.)

Kommentare

  • Vielen Dank für den Hinweis zu Morgenritual und Rhythmuswechsel. Wer mehr darüber lesen möchte, dem empfehle ich die Xing-Gruppe “Leben im Rhythmus”. Der aktuelle Newsletter dort widmet sich den Tagesritualen…

    Viele Grüße
    Stefan Pinter

  • Ich stecke nun schon seit drei Jahren in einem ziemlich anstrengenden Studium und habe festgestellt, dass es gerade schwer fällt diese “Regeln” einzuhalten, wenn man seinen Tag selbst gestalten kann. So gibt es oft Tage an denen ich morgens kaum in die Gänge komme, weil ich die Nacht mit studieren verbracht habe. Dann ist oftmals auch der Tag nicht der produktivste.

    Vermutlich mangelt es den meisten Menschen nicht an diesem Wissen, sondern eher an der Diziplin. Und das wenn man etwas ändern will, alles sofort funktionieren soll.

    Ich werde mir diesmal Ihre Tipps Stück für Stück vorknöpfen:-)
    Herzlichen Dank!

    • Ivan Blatter schreibt am 21. Mai 2011

      Ich mag das Wort “Disziplin” nicht. Das erinnert mich an Militär und Drill. Ich sehe mich selbst auch nicht als disziplinierten Menschen – die Leute in meinem Umfeld schon.

      Disziplin hat etwas mit “auf die Zähne beissen” zu tun, mit einem zerknirschten Gesicht. Klingt nicht sehr verlockend, oder?

      Ich versuche, immer genau zu wissen, weshalb ich das tue, was ich hier tue. Erst wenn ich das zu Hundertprozent weiss, beginne ich damit. Dann bin ich auch top-motiviert. So konnte ich schon einige Gewohnheiten relativ einfach ändern.

      Hinzu kommt, einen schlauen Weg zu haben. Eben mal schnell das Leben auf den Kopf zu stellen, klappt nicht. Schritt für Schritt nach einem guten Plan etwas zu ändern hingegen schon. Meistens jedenfalls. :-)

  • ein sehr schöner artikel der es auf den punkt bringt. vor allem der 1. tipp morgenritual hat mich persönlich angesprochen, da ich n weilchen benötige um morgens warm zu werden und mir wirklich nicht genügend zeit dafür nehmen.

    ich bin Ihrer meinung, es erscheint zuerst mühevoll und anstrengend aber es lohnt sich definitiv immer mal wieder die gewohnheiten zu prüfen und auch aufzulockern.

    • Ivan Blatter schreibt am 21. Mai 2011

      Erfolgreiches Zeitmanagement hat sehr viel mit erfolgreichen Gewohnheiten zu tun. Also mit Gewohnheiten und Ritual, die mich stärken.
      Hier liegt das grösste Potential, die eigene Produktivität tatsächlich zu erhöhen.

  • toll, das bedürfnis nach einer echten mittagspause mal als berechtigt und sinnvoll bestätigt zu bekommen! bei meinen kollegen ernte ich dafür nämlich wenig verständnis, so dass ich immer wieder mal überlege, ob ich nicht doch einen teil der mittagszeit fürs arbeiten nutzen sollte.
    was bei mir jedoch absolut nicht geht, ist der kurze mittatgsschlaf: auch wenn ich nur 5 min wegtauche, hab ich danach grösste mühe wieder aus der schlaftrunkenheit aufzuwachen. aus eigener erfahrung sollte ich wegen meines sehr niedrigen blutdrucks besser nicht zwischendurch ein nickerchen machen. damit bin ich bestimmt nicht die einzige.

    • Ivan Blatter schreibt am 21. Mai 2011

      Danke für die Bemerkung!
      Ja, die lieben Kollegen. Die denken auch, dass jemand nichts zu tun hat, wenn der Schreibtisch aufgeräumt und leer ist.

      Zum niedrigen Blutdruck: Kann gut sein, das habe ich mir noch gar nie so überlegt. Könnte die Schlaftrunkenheit aber auch etwas mit einem allgemeinen Schlafmangel zu tun haben?

  • Vielen Dank für die Bestätigung – ich komme mir neben anderen Freelancer-Kollegen nämlich oft “faul” vor, weil ich immer ausgiebig schlafe, auch wenn ich enorm viel zu tun habe. Weil ich morgens erst mal Yoga mache und lange frühstücke. Weil ich mich mitten am Tag hinlege oder joggen gehe, wenn ich nicht mehr klar denken kann und weil ich mich immer auf eine Sache zu konzentrieren versuche. Allerdings – und daran haben Sie mich erinnert, vielen Dank dafür – muss ich meine Energie besser einteilen, ich “verplempere” nämlich oft den Vormittag mit dem Antworten auf Emails, die ja gar nicht so ausgefeilt formuliert sein müssen. Stattdessen sollte ich mein Biorhythmus-Hoch nutzen und konzentriert an meinen Texten schreiben. Auf alle Fälle herzlichen Dank für diesen Beitrag!

    • Ivan Blatter schreibt am 21. Mai 2011

      Ich bin überzeugt: Erfolg hat überhaupt nichts mit der Anzahl Stunden zu tun, die man arbeitet. Sondern mit der Anzahl Stunden, die man für die wichtigen Dinge arbeitet. Oder: Die Anzahl Stunden, die man “schlau” arbeitet.

  • Es sind so viele Kleinigkeiten. Setzt man sie konsequent in die Tag um, ist es schier unglaublich, wie positiv sich das auf die eigene Lebensqualität auswirkt und somit auch auf die meiner Mitmenschen.

    Erst neulich hörte ich wieder in einem HPZ-Podcast, dass man bei einem Sauerstoffabfall im Flugzeug zuerst sich selbst die Sauerstoffmaske aufsetzen soll und dann erst seinem Kind.
    Macht man es umgekehrt, kann es sein, dass man es aufgrund des Sauerstoffmangels nicht mehr schafft, sich selbst zu versorgen.
    Das kann auf viele Lebensbereiche eins zu eins übertragen werden!

    • Ivan Blatter schreibt am 15. Mai 2011

      Ein gutes Beispiel!

      Steter Tropfen höhlt den Stein. Ich bin überzeugt, dass ein erfolgreiches Zeitmanagement und überhaupt ein erfolgreiches Leben zu 80-90% aus guten Gewohnheiten besteht.

      Wir wissen alle ganz genau, was uns gut tut und was wir anders machen sollten. Nur die Umsetzung und vor allem das Erlernen von entsprechenden Gewohnheiten ist nicht immer ganz einfach. Manchmal ist die kurzfristige Verlockung eben doch grösser als das langfristige Ziel. Oder: Manchmal ist das Sofa näher als die Jogging-Schuhe.

      Zum Glück gibt es aber Seiten wie zeitzuleben.de, die einem helfen. :-)

  • Danke für einige interessante Anregungen.
    Allerdings bestehe ich auf der Feststellung, daß man ZEIT NICHT SPAREN kann… Genauso wenig wie Geld im übrigen. Es kann nur eingesetzt werden und wie viel oder wenig sinn-voll liegt im Auge des Betrachters…!

    • Ivan Blatter schreibt am 15. Mai 2011

      Auch wenn das im Artikel nicht explizit steht: Dieser Meinung bin ich natürlich auch.
      Zeit ist eine sehr demokratische Ressource: Egal ob Strassenwischer oder Geschäftsführerin: Alle haben genau 24 Stunden Zeit am Tag.
      Ich kann heute nicht eine Stunde Zeit sparen, dafür habe ich morgen eine mehr.
      Ich kann aber eine Zeit so einteilen, dass ich das Beste aus mir herausholen kann, ohne mich auszusaugen und auch abends noch genug Energie zu haben für Familie, Freunde, Hobbys, Spass usw. Das muss das Ziel jeden Zeitmanagements sein.
      Abends müde ins Bett zu sinken ist völlig OK. Um 17 Uhr ausgelaugt nach Hause zu kommen, überhaupt nicht.

  • Aufgrund meiner nicht ganz stabilen körperlichen und seelischen Gesundheit bin ich seit einigen Jahren darauf angewiesen, meine Ruhezeiten einzuhalten. Manchmal sieht es vielleicht nicht so aus und meine Mittagspause verspreche ich zu verlängern. Lächel. Nein, kein Scherz, nur mit genügend Reserven und ausgewogenem Geist kann man dauerhaft gute Leistungen erbringen. Es ist keineswegs egoistisch, an sich selbst zu denken, auch wenn es mir dauerhaft vorgelebt wurde, ständig eigene Grenzen zu ignorieren. Manches erarbeitet man sich durch kurzfristigen Verzicht. Dennoch ist meine Erfahrung befriedigender, pfleglich mit meinen Kraftquellen umzugehen. Auch wenn das bei mir bedeutet täglich meine Beweglichkeit zu trainieren, diszipliniert und geduldig zu sein um so zu bleiben wie ich bin. Die Vorschläge aus dem Artikel gelten, finde ich, in gleichem Maße für Gesunde.

    • Ivan Blatter schreibt am 15. Mai 2011

      Die Vorschläge gelten in jedem Fall für alle.

      Auch wenn es nicht immer leicht fällt, ist tägliches Wiederholen von Dinge, die gut tun, viel wichtiger als einmalige Hauruck-Aktionen.
      Oder wie sagte schon Churchill? “Never, never, never give up!” (“Gib nie nie nie nie auf!”)

  • “Die Mittagspause ist dazu da, Pause zu machen. Ein Sandwich am Computer ist keine Pause.”

    Ein sehr wichtiger Hinweis! Es ist ein Irrglaube, dass alles, was schnell und nebenher gemacht wird, wirklich Zeit spart. Stattdessen frisst es Energie – und macht uns letzten Endes nur langsamer. Deshalb: Auch mal Pause machen. Dann klappt’s auch wieder mit dem Spaß im Leben.

    Liebe Grüße,
    Tanja,
    erklärter Blatter-Fan :)

    • Ivan Blatter schreibt am 15. Mai 2011

      Danke schön, Tanja! :-)

      Und danke auch für die Betonung! In guten Pausen investierte Zeit kommt immer mehrfach zurück.

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