Wie Sie Ihre Produktivität paradoxerweise erhöhen können

Produktives Arbeiten wird häufig so verstanden, möglichst viel in möglichst kurzer Zeit zu erledigen. Das funktioniert bei Maschinen und vielleicht am Fließband, aber sicher nicht bei Kopfarbeitern oder im Büro. Besonders bei Dienstleistungen ist mehr nicht immer besser.

Wer produktiv arbeiten will, muss also nicht unbedingt möglichst viel in möglichst kurzer Zeit erledigen. Sondern entscheidend ist: Die wichtigen und richtigen Dinge rechtzeitig zu erledigen. Alle anderen Dinge, die nicht so wichtig sind, für die ich nicht geeignet bin oder die „falsch“ sind, eliminiere ich am besten, indem ich sie nicht mehr tue, delegiere oder outsource.

Damit ist auch Zeitmanagement mehr als Aufgabenlisten, Terminkalender und Tagesplanung. Genauso wichtig – wenn nicht sogar noch wichtiger – wird die Frage: Wie kann ich das Beste aus mir herausholen? Mit dieser Frage wird Zeitmanagement auch zum Energiemanagement: Wie kann ich meine Energie so einteilen, dass ich meine Ziele erreiche, ohne mich auszusaugen?

Zu dieser Frage gebe ich Ihnen 7 Tipps, die paradoxerweise Ihre Produktivität erhöhen, obwohl sie auf den ersten Blick nur Zeit kosten. Wer in der Philosophie „mehr in weniger Zeit“ verhaftet ist, wird daher den folgenden Hinweisen nicht folgen können. Wer hingegen den Blick weiten mag, dem helfen folgende 7 Tipps.

Morgenritual

Wie man den Tag beginnt, wird er verlaufen. Kämpfen wir uns auf den letzten Drücker aus dem Bett, stürzen einen Kaffee runter und rennen auf den Bus, wird sich diese Hektik auf den ganzen Tag übertragen. Nehmen wir uns aber morgens Zeit für uns und für die uns wichtigen Menschen und Dinge, wird der Tag eine andere, besser Qualität haben.

Es lohnt sich, 30–45 Minuten früher aufzustehen und Dinge zu tun, die uns stärken: Etwas Bewegung, ein gutes Frühstück, etwas Zeit fürs Tagebuchschreiben oder um etwas Inspirierendes zu lesen, ein paar Minuten in der Stille usw. Das stärkt uns und hilft, einen guten Tag zu haben.

Besserer Schlaf

Es gibt ganz wenige Dinge im Leben, die einen solch starken und intensiven Einfluss auf unsere Energie und damit Produktivität haben wie unser Schlaf. Weit über 90% der Menschen benötigen 7–8 Stunden Schlaf pro Nacht. Wer chronisch weniger schläft, weiß wahrscheinlich gar nicht mehr, wie es ist, so richtig ausgeschlafen zu sein.

Achten Sie auf Ihren Schlaf, Ihre Schlafdauer und Ihre Schlafqualität. Versuchen Sie, jeden Tag zur selben Zeit ins Bett zu gehen und zur selben Zeit wieder aufzustehen. Es lohnt sich!

Mehr Pausen

Wir machen häufig zu wenig Pausen. Das ist mit ein Grund, weshalb wir abends häufig so erschöpft sind: Wir haben unsere Energie nicht gut eingeteilt. Ein Marathonläufer kann auch nicht die ersten 10 km in vollem Tempo rennen, obwohl er sicher schneller laufen könnte, als er es tut. Er muss sich die Kräfte einteilen, damit er die gesamten 42 km schafft.

So ist es auch bei der Arbeit: Eine kurze, gute Pause nach spätestens 90 Minuten gibt neue Power und entspricht dem natürlichen Energierhythmus, dem wir unterworfen sind. Wie bei den Schlafphasen in der Nacht durchlaufen wir täglich 90-minütige Energiezyklen und bewegen uns zwischen Energiehochs und Energietiefs.

Raucher beherzigen diesen Rhythmus automatisch, da sie regelmäßig den Nikotinpegel anheben müssen. Das ist einer der ganz wenigen Vorteile, den Raucher aus ihrer Sucht haben.

Wege aus der Einsamkeit

Oder wie man es schafft, echte Freunde zu gewinnen und dadurch ehrliche Nähe und Miteinander zu spüren: Dein Projekt: Wege aus der Einsamkeit.

Mittagspause

Die Mittagspause ist dazu da, Pause zu machen. Ein Sandwich am Computer ist keine Pause. Ein gesundes Essen in der Kantine mit den Kollegen schon eher. Anschließend ein kurzer Spaziergang erst recht.

Viele Menschen machen eine ganz kurze Pause, damit sie früher nach Hause kommen. Das klingt natürlich reizvoll. Es kann aber sein, dass der frühe Feierabend auf Kosten ihres Energielevels geht. Will heißen: Zwar komme ich früher nach Hause, bin dann aber so erschöpft, dass ich zuerst eine Stunde vor dem Fernseher wegdämmern muss, bevor ich irgendwas tun kann.

Vielleicht ist es deshalb gar kein schlechter Deal, eine richtige Mittagspause zu machen, etwas später nach Hause zu kommen und dafür genug Energie zu haben, mich um die Familie, die Kinder, meine Hobbys oder meine Freunde zu kümmern.

Mittagsschlaf

Ein kleines Mittagsschläfchen gibt neue Power und macht gute Laune. Wichtig ist nur, nicht in den Tiefschlaf zu fallen, sonst fällt das Aufstehen sehr schwer. 10–20 Minuten sind ideal. Falls man sich nicht hinlegen kann, reichen auch 5–10 Minuten am Schreibtisch, entweder auf dem Stuhl oder mit dem Kopf auf den verschränkten Armen.

Trinken Sie vorher einen Espresso: Wenn dessen Wirkung nach ca. 30 Minuten einsetzt, ist nämlich gerade Ihr Mittagsschlaf vorbei. Ideal!

Es gibt kaum jemanden, der die Wirkung eines kleinen Mittagsschlafes nicht anerkennt. Trotzdem gibt es relativ wenige Menschen, die sich regelmäßig die Zeit dafür nehmen. Es braucht offenbar recht viel, sich vom Leistungsdenken, vom Effizienzdenken zu verabschieden und tatsächlich tagsüber zu schlafen oder zu dösen.

Probieren Sie es doch einfach aus: Nehmen Sie sich während einer oder zwei Wochen Zeit, täglich nach dem Essen ein Nickerchen einzuschalten und beurteilen Sie danach selbst, ob Ihnen diese Angewohnheit hilft.

Singletasking

Die Hirnforschung weiß schon lange: Multitasking ist eine Illusion – und zwar für Männer und für Frauen. Wer mehrere Dinge gleichzeitig erledigen will, macht mehr Fehler und braucht schlussendlich mehr Zeit, als wenn er eines nach dem anderen erledigt hätte.

Multitasking ist eigentlich gar nicht möglich. Viel mehr switchen wir zwischen mehreren Aufgaben. Aber: Nach jedem Wechsel und nach jeder Unterbrechung brauchen wir einige Minuten, bis wir uns wieder so konzentriert haben wie vor der Unterbrechung.

Deshalb: Tun Sie eines nach dem anderen. Versuchen Sie – wenn immer möglich – Unterbrechungen auszuschalten und springen Sie nicht zwischen den Aufgaben. Das nimmt Ihrem Tag die Hektik, Sie erledigen mehr und machen auch noch weniger Fehler.

Rhythmuswechsel

Neben den Schlafphasen und dem Rhythmus tagsüber sind wir auch einem Wochenrhythmus unterworfen. Bei mir ist beispielsweise – wie bei vielen Menschen übrigens – der Dienstag der produktivste Tag der Woche. Freitag läuft meistens nicht so gut.

Aus diesem Grund nehme ich gerne einen Rhythmuswechsel am Freitag vor. Das geht so: Erledigen Sie am Freitag diejenigen Aufgaben, die nicht die volle Konzentration benötigen (aber natürlich trotzdem wichtig sind): langfristige Planung, Projektplanung, Aufräumen, Ablage aktualisieren, Brainstorming usw.

Klar: Habe ich am Freitag einen wichtigen Termin, dann habe ich den halt. Trotzdem haben wir alle gewisse Freiheiten bei der Arbeitseinteilung, die wir nutzen können.

Diese einfachen Strategien haben eines gemeinsam: Wir müssen zwar zunächst etwas Zeit investieren, sie kommt dann aber mehrfach zurück. Jede Minute, die wir in uns und unseren Energiehaushalt investieren, hilft uns, uns länger und besser zu konzentrieren.

Skeptisch? Dann hilft nur eins: Probieren Sie es aus! Picken Sie sich die eine oder andere Strategie heraus und setzen Sie sie während 2 Wochen konsequent um. Danach beurteilen Sie, ob sie Ihnen hilft oder nicht. Viel Spaß dabei!

Über Ivan Blatter

Ivan Blatter ist Produktivitätstrainer und hilft seinen Kunden, ihre Ziele schneller zu erreichen, ohne sich auszusaugen. Dazu bietet er Trainings, Seminare und verschiedene Online-Produkte an.

Seit ein paar Jahren betreibt er einen Blog rund um das Thema Zeitmanagement, in dem er regelmässig Tipps und Hinweise gibt, wie Sie produktiver arbeiten können.

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