Was ist Zeitmanagement? Wie plane ich meine Zeit optimal?

Zeitmanagement ist das systematische und disziplinierte Planen deiner Zeit. Der Zweck des Zeitmanagement ist es, mehr Zeit für die wichtigen Dinge in deinem Beruf und in deinem Privatleben zu haben. Du kannst durch eine systematische Zeitplanung täglich erstaunlich viel Zeit gewinnen.

Zeitmanagement gibt dir mehr Zeit für dich

Durch ein gezieltes Zeitmanagement gewinnst du mehr Zeit, die du frei nutzen kannst. Es geht beim Zeitmanagement aber nicht darum, dass du noch mehr Zeit für Arbeit freimachst, so dass du in den 12 Stunden, die du täglich arbeitest, die Arbeit von 15 Stunden hineinquetschen kannst. Vielmehr solltest du dir mit deinem Zeitmanagement mehr Freiraum z.B. für Erholung, für Möglichkeiten, neue Energie zu tanken, Hobbys oder andere Vorhaben, die dir wichtig sind, schaffen. So kannst du insgesamt ein ausgeglicheneres und damit glücklicheres Leben führen.

Das Zeitmanagement hilft dir nicht nur dabei, Zeit zu gewinnen, sondern es unterstützt dich auch dabei, die wirklich wesentlichen Dinge zu erledigen. Dadurch kannst du erfolgreicher und zufriedener werden. Und du hast durch ein systematisches Zeitmanagement letztlich weniger Arbeit mit diesen Aufgaben als vorher, weil du durch die konsequente Ausrichtung auf das Wesentliche immer die wichtigen Dinge im Blick behältst. So kannst du schon im Vorfeld Probleme und mögliche Krisenherde erkennen. Im Anfangsstadium lassen sich solche Situationen meist mit sehr viel weniger Aufwand lösen, als wenn du bereits mittendrin bist.

Eines aber solltest du dich fragen: Willst du wirklich mehr Zeit?

Menschen, die ständig zu wenig Zeit haben, wirken wichtig und werden in unserer Gesellschaft entsprechend gewürdigt. Deswegen wehren sich viele Menschen – vielleicht auch unbewusst – gegen das Zeitmanagement. Dann hätten sie plötzlich mehr Zeit und wären dadurch in ihren eigenen Augen nicht mehr so wichtig. Anderen Menschen bereitet die Aussicht Unbehagen, tatsächlich mehr Zeit für sich selbst zu haben. Wir sind es oft schon gar nicht mehr gewohnt, Zeit für uns selbst zu haben. Bevor du dich ernsthaft mit Zeitmanagement beschäftigst, solltest du die bewusste Entscheidung treffen, ob du wirklich mehr Zeit haben willst. Ansonsten könnte es ein, dass du dich selbst boykottierst. Und dann helfen alle Zeitspartechniken nichts.

Wenn du den Umgang mit deiner Zeit verbessern willst, solltest du zuerst schauen, wo deine Zeit eigentlich bleibt. Um Zeitfresser auszumerzen, musst du erst wissen, was dir deine Zeit stiehlt.

Welche Bereiche gibt es in deinem Leben?

Zunächst kannst du dir einmal überlegen, in welche verschiedenen Bereiche du dein Leben aufteilstt und wie viel Zeit du ungefähr für jeden Bereich verwendest. Ein Beispiel:

  • Ich bin berufstätig, arbeite ca. 40 Stunden die Woche + 8 Stunden Fahrtweg.
  • Ich spiele Handball in einem Verein und verbringe dort ca. 5 Stunden die Woche mit meinem Training.
  • Ich führe meinen Haushalt und brauche dafür ca. 9 Stunden die Woche.
  • Mit meinen Freunden verbringe ich ca. 6 Stunden in der Woche.
  • usw.

Verschaffe dir einen solchen Überblick über deine momentane Lebenssituation.

Wege aus der Einsamkeit

Oder wie man es schafft, echte Freunde zu gewinnen und dadurch ehrliche Nähe und Miteinander zu spüren: Dein Projekt: Wege aus der Einsamkeit.

Überprüfe deine erste Bestandsaufnahme mit einem Zeitprotokoll

Um einen exakten Überblick über deinen tatsächlichen Zeitverbrauch zu bekommen, solltest du für eine Woche folgendes tun: Schreibe in einem Zeitprotokoll genau auf, wieviel Zeit du für welche Aktivitäten in deinem Leben verbrauchst, vom Aufstehen bis zum Schlafengehen. Das erfordert ein bisschen Disziplin, aber du erkennst so genau, wieviel Zeit du tatsächlich wofür verwendest. Wähle eine möglichst normale Woche und nicht gerade die Urlaubszeit oder eine andere Ausnahmezeit.

Analysiere dein Zeitprotokoll

Nach der Woche kannst du dann dein Zeitprotokoll analysieren. Suche nach den Aktivitäten, für die du die meiste Zeit investierst. Frage dich für jede der Aktivitäten, ob du weiterhin bereit bist, so viel Zeit dafür aufzuwenden. Vielleicht möchtest du auch für einige Aktivitäten ab sofort mehr Zeit haben als bisher? Diese Zeit musst du dann woanders einsparen. Du kannst auf diese Weise aus deinem Zeitprotokoll erfahren, ob und wie du deinen Tagesablauf gestalten willst, um mehr von den Dingen machen zu können, die du willst. Dabei geht es ganz allein um dich. Du musst hier keine Auflagen erfüllen oder jemand anders zufrieden stellen. Urteile nicht gleich hart über dich, wenn du feststellst, dass du ziemlich viel Zeit vertrödelst oder mit Sachen verbringst, die dir gar nicht so wichtig sind – du hast ja die Möglichkeit, das jederzeit zu ändern.

Nachdem du einen Überblick über deine Aufgaben und über das, was du erreichen willst, bekommen hast, kannst du mit der konkreten Zeitplanung beginnen.

Planung spart Zeit

Viele Menschen behaupten, sie hätten zu viel zu tun, um zu planen. Das ist zu kurz gedacht, denn tatsächlich verkürzt eine gute Planung den Aufwand für eine Aufgabe oft erheblich. Planen spart Zeit und das Arbeitsergebnis hat oft eine bessere Qualität. Vorher gut zu planen, bedeutet also schlauer zu arbeiten.

Plane täglich 5 bis 15 Minuten

Reserviere dir 5 bis 15 Minuten ungestörte Zeit. Dafür eignet sich zum Beispiel die Zeit morgens nach dem Frühstück, so dass du den aktuellen Tag planen kannst. Oder plane abends vor dem Schlafengehen den kommenden Tag.

Auch eine Wochenplanung ist möglich

Du kannst auch am Wochenende oder am Montagmorgen für die gesamte kommende Woche planen. Die Wochenplanung hat den Vorteil, dass dein Fokus mehr auf den langfristigen und strategischen Ergebnissen liegt. Planst du für eine Woche, musst du aber trotzdem täglich deinen Plan überprüfen und Unvorhergesehenes in deinen Plan einarbeiten.

Plane deine Aufgaben schriftlich und ergebnisorientiert

Deine Planung sollte grundsätzlich schriftlich erfolgen. Beginne mit der Frage: “Was sind die wichtigsten Dinge, die ich heute erledigen will oder muss ?” Die Antworten auf diese Frage – deine Aufgaben – schreibe auf. Formuliere deine Aufgaben ergebnisorientiert, so als ob das Ergebnis der Aufgabe bereits fertig wäre. Statt “Bericht schreiben” schreibe “Bericht fertiggestellt”. Du willst schließlich ein Ergebnis erreichen und schreibst den Bericht nicht um der Tätigkeit willen. Die Formulierung “Bericht fertiggestellt” lässt auch eher die Möglichkeit offen, die Aufgabe zu delegieren.

Schreibe auch die jeweiligen Voraussetzungen auf

Halte am besten auch alle Voraussetzungen fest, die du für das Erledigen der Aufgabe brauchst. Brauchst du vielleicht noch Informationen oder musst du vorher noch mit jemandem ein Gespräch führen? Notiere das alles ebenfalls. Dadurch verhinderst du, dass dir wichtige Voraussetzungen fehlen, wenn du anfangen willst, deine Aufgabe zu bearbeiten.

Nicht alle Aufgaben haben die gleiche Wichtigkeit oder Dringlichkeit. Deshalb ist es sinnvoll, Aufgaben zu unterscheiden.

Unterscheide wichtige und dringende Aufgaben

Sortiere deine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit und vergib danach die Priorität der Aufgabe. Dringende Aufgaben haben einen festen, in der Regel sehr nahen Termin, an dem sie abgeschlossen werden müssen. Wichtige Aufgaben sind von ihren Auswirkungen und Folgen her gewichtig. Dringende Aufgaben sind z.B. Präsentationen, Vorbereitungen für Kundentermine, Deadlines, usw. Wichtige Aufgaben sind eher strategischer, langfristiger und präventiver Natur.

Die vier Aufgabenklassen

Aufgaben lassen sich in vier verschiedene Klassen einteilen, nämlich in die Klassen A, B, C und D.

  • A – Die Aufgabenklasse A beinhaltet Aufgaben, die dringend und wichtig sind. Oft stellen sich dir Aufgaben der Klasse A in einer Krisensituation, z.B. wenn viel auf dem Spiel steht (= wichtig) und wenn Probleme schnell gelöst werden müssen (= dringend). Bsp.: Ein wichtiger Kunde droht abzuspringen. Du musst schnell reagieren, um zu verhindern, dass er zur Konkurrenz geht.
  • B – Aufgaben der Klasse B sind solche, die im Augenblick nicht dringend wirken, die aber für die Zukunft wichtig sind. Wenn du Aufgaben der Klasse B vernachlässigst, gerätst du möglicherweise schnell in eine Krisensituation. Dann werden aus den B-Aufgaben sofort A-Aufgaben. Zu den B-Aufgaben gehören oft Aktivitäten, die einen präventiven oder strategischen Charakter haben. Bsp.: Du hast seit längerer Zeit ein Druckgefühl im Magen. Nun nimmst du dir vor, einmal zum Arzt zu gehen. Bekommst du akute Magenschmerzen, würde der Arztgang zu einer A-Aufgabe werden.
  • C – In die Aufgabenklasse C gehört das typische Tagesgeschäft. Es handelt sich dabei um solche Aufgaben, die dringend (weil sie schnell erledigt werden müssen), aber langfristig gesehen nicht wichtig sind. Viele solcher Aufgaben können wir delegieren oder durch eine bessere Organisation verkürzen. C-Aufgaben können zu A-Aufgaben werden, wenn sie nicht rechtzeitig erledigt werden. Bsp.: Deine Wohnung ist unaufgeräumt oder Unterlagen im Büro müssen abgeheftet werden.
  • DD-Aufgaben sind nicht dringend und auch nicht wichtig. Das heißt, es entsteht kein Schaden, wenn diese Aufgaben nicht erledigt werden. Welche Aufgaben tatsächlich D-Aufgaben sind, kannst du nur für dich selbst entscheiden. Es gilt zu überprüfen, ob du solche Aufgaben überhaupt erledigen willst. Es kann z.B. sein, dass dir eine D-Aufgabe viel Freude bereitet, auch wenn sie eigentlich keine große Bedeutung hat. Du kannst im Bereich der D-Aufgaben leicht Zeit sparen, solltest aber auch darauf achten, dass es manchmal schön ist und gut tut, etwas zu tun, das weder wichtig noch dringend ist. Im Rahmen des Zeitmanagements gilt die Richtlinie: D-Aufgaben erst dann erledigen, wenn du die anderen Aufgaben abgearbeitet hast.

Wie setzt du die Aufgabenklassen bei deinem Zeitmanagement ein?

Wenn du deine Zeit planst, dann teile deine Aufgaben nach den Aufgabenklassen ein. Erledige zuerst A-Aufgaben. Versuche dann soviel wie möglich, B-Aufgaben zu erledigen. C-Aufgaben solltest du am besten an andere Menschen delegieren. Dies ist natürlich nur in einem gewissen Maß möglich. Z.B. sind besonders viele Aufgaben aus dem Haushalt typische C-Aufgaben. Die kannst du ja nicht einfach alle deinem Lebenspartner bzw. deiner Lebenspartnerin zuschieben, auch wenn das natürlich sehr angenehm wäre. Du solltest dir ein System erarbeiten, mit dem du Routine- und Alltagsaufgaben möglichst schnell und effizient erledigen kannst. D-Aufgaben solltest du entweder streichen oder dir ihre Ausführung bewusst gönnen und sie genießen.

Noch einmal zusammengefasst: Erledige A- und B-Aufgaben immer zuerst vor allen anderen. Dann gehe an die C-Aufgaben. Vielleicht kannst du sogar einige dieser Aufgaben an jemand anderen delegieren. Wenn nicht, kannst du hier effiziente Strategien entwickeln, mit denen du diese Aufgaben möglichst schnell erledigen kannst. Die D-Aufgaben, die du nicht erledigen willst, brauchst du einfach nur zu ignorieren. Sie verschwinden sozusagen von allein.

Plane die geschätzte Dauer deiner Aufgaben und überlege dir, wann du die Aufgabe erledigst

Überlege dir nun zu jeder Aufgabe, wie lange du schätzt, dafür zu brauchen. Aber Vorsicht: Schätze nicht zu knapp. Wenn du zu knapp kalkulierst, gerätst du später mit deinem Zeitplan völlig durcheinander. Plane dann auch, wann du anfangen und wann du fertig sein willst. Eine Planung ohne Termine ist kein Planen, sondern nur ein Vornehmen.

Schätzen musst du wahrscheinlich erst lernen

Wenn du dich am Anfang verschätzt, wie lange eine Aufgabe dauern wird, ist das ganz normal. Lerne aus deinen Schätzungen und schätze demnächst besser. Hab hier ein bisschen Nachsicht mit dir, denn das Schätzen von Aufgaben ist wirklich schwer. Rechne im Zweifelsfall lieber mehr Zeit ein.

Plane Sie unbedingt Pufferzeiten mit ein

Tipp

Plane in Blöcken: Fasse gleichartige Aufgaben zusammen. Wenn du fünf Anrufe zu erledigen hast, dann erledige die alle hintereinander. So sparst du Zeit und musst spätere Aufgaben damit nicht unterbrechen.

Plane zwischen den Aufgaben immer Pufferzeiten mit ein. Die meisten Menschen werden während ihrer Arbeit häufig gestört und unterbrochen. Dagegen kann fast niemand etwas tun. Wenn du Spielraum für Unterbrechungen mit einplanst, kannst du gelassener auf Unterbrechungen und Störungen reagieren und du gerätst mit deinen Aufgaben nicht völlig in Verzug.

Deine Zeitplanung zusammengefasst

Um deine Zeitplanung durchzuführen, schreibe also zu jeder Aufgabe folgendes auf:

  • Das gewünschte Ergebnis
  • Was du vorher noch alles brauchst
  • Die Wichtigkeit und Dringlichkeit (A,B,C oder D)
  • Anfang, Ende und Dauer (inklusive Pufferzeit)

Hier geht es um Kontrolle und mögliche Hilfsmittel.

Kontrolliere deine Tagesplanung…

Am Ende des Tages solltest du deine Tagesplanung überprüfen. Aufgaben, die du heute nicht geschafft hast, übertrage in deine Planung für den nächsten Tag.

… und lerne aus deinen Fehlplanungen

Es ist wichtig, dass du aus deinen Fehlplanungen lernst. Versuche nicht, perfekt zu planen. Das geht gar nicht. Versuche aber zu analysieren, worin die Ursache einer Fehlplanung lag und überlege, wie du deine Zeitplanung in Zukunft verbessern kannst. Berücksichtige vielleicht die Weisheit: Es gibt keine Fehler, sondern nur Resultate. Ziehe einfach die Konsequenzen aus den Resultaten.

Beim Planen ist Flexibilität gefragt, …

Sei flexibel, was deine Planung angeht. Du musst den Plan ja nicht um des Planes wegen erfüllen. Ein Plan ist immer nur eine Hilfe zum Nachdenken darüber, was wichtig und was weniger wichtig ist und was du an einem Tag alles schaffen willst. Wenn du deinen Plan wegen unvorhersehbarer Dinge nicht einhalten kannst, musst du deinen Plan eben ändern. Dem Plan tut das nicht weh, also sollte es dir auch nicht weh tun.

… aber ein bisschen Disziplin ist auch wichtig

Du solltest aber auch nicht zu großzügig sein, wenn es darum geht, deine Pläne wieder zu ändern. Wenn du dauerhaft mit deiner Zeitplanung in Verzug gerätst, dann ist es vielleicht nötig, dass du ein bisschen disziplinierter vorgehst. Überprüfe dann auch, ob du dir vielleicht zu viel auf einmal vornimmst und ob du die Zeiten für deine Aufgaben vielleicht zu knapp planst.

Hilfsmittel für deine Zeitplanung

Das bekannteste Hilfsmittel für deine Zeitplanung ist das Zeitplanbuch.  Es enthält neben einem Kalendarium meist auch Vordrucke für Tages- und Wochenpläne, Aufgabenlisten, Projektpläne und ähnliche nützliche Dinge. Zeitplanbücher bekommst du in vielen verschiedenen Preisklassen und Ausstattungen in jedem Kaufhaus.

Wähle das für dich passende Zeitplansystem

Nicht jedem liegen vorgefertigte Zeitplansysteme. Du kannst eine gute Zeitplanung auch mit einem normalen Kalender oder mit einem kleinen Notizbuch erledigen. Manchen ist ein elektronischer Kalender lieber. Suche dir das für dich passende Zeitplansystem aus. Möglicherweise musst du hier ein bisschen herumprobieren.

Beim Zeitmanagement geht es darum, dass du deine Zeit optimal für dich nutzt und das bedeutet, dass du die für dich wirklich wichtigen und wesentlichen Dinge konsequent zuerst tust. Nicht immer sind die Aufgaben, die wir täglich erledigen, auch das, was wir wirklich tun wollen. Frag dich deshalb einmal, was dir wirklich wichtig ist.

Finde deine Ziele und was du erreichen willst

Ziehe dich dazu vielleicht an einen Ort zurück, an dem du für einige Zeit ungestört sein kannst. Nimm mehrere leere Blätter Papier und schreibe alle Ziele zu den folgenden Lebensbereichen auf:

  • Persönlich
  • Finanziell
  • Beruflich
  • Familie
  • Spirituell
  • Gesellschaftlich

Frag dich zu jedem dieser Bereiche: Was wünsche ich mir? Was will ich erreichen? Was macht mich glücklich? Was ist mir wichtig?

Achtung: Es sollen tatsächlich deine Ziele sein und nicht die einer anderen Person

Achte darauf, dass es wirklich deine eigenen Ziele sind und nicht die deiner Eltern oder deines Partners bzw. deiner Partnerin oder die deiner Firma, in der du arbeitest. Hier geht es nur um dich selbst und das, was du von deinem Leben erwartest. Denn es geht ja auch um deine Zeit, die du für deine Ziele in Zukunft besser nutzen willst.

Zu wissen, was wir wollen, gibt uns Orientierung für unsere zukünftige Zeitplanung

Siehe auch

Wenn du dich ausführlicher mit deinen Zielen beschäftigen willst, schau doch mal in unsere Ziele-Artikel.

Es geht nun nicht darum, dass du alle Ziele und alles, was dir wichtig ist, sofort umsetzen willst. An dieser Stelle sollst du für dich nur einen Überblick darüber bekommen, was wirklich wesentlich für dich ist. Du kannst nun einmal die Liste all der Sachen, die dir wichtig sind, mit deinem Zeitprotokoll vergleichen: Tust du tatsächlich das, was du willst oder verbringst du viel mehr Zeit mit Sachen, die dir gar nicht so wichtig sind? Wenn  ein solches Ungleichgewicht entdeckst, geht es für dich darum, neue Prioritäten zu setzen und danach deinen Zeitplan auszurichten.

Literatur zum Thema:

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Kommentare

  • Mit Zeiterfassungsprogrammen direkt habe ich keine Erfahrungen gemacht. Was mir aktuell am meisten hilft mich zu strukturieren und zu fokussieren ist ein Kalender. “Klarheit” nennt sich das Ding und ist so ne Mischung aus Kalender und Coach. Am Anfang wird man nach Zielen und Vorhaben etc. gefragt. Das hat mir ziemlich geholfen, einige Sachen klar zu machen und mich dann anschließend in meiner alltäglichen Umsetzung zu fokussieren. Auf der Seite kann man sich den Kalender zum vorher anschauen kostenlos als pdf runterladen. Hab bisher echt gute Erfahrungen damit gemacht.

  • Danke für den hilfreichen Artikel! Was haltet ihr von Zeiterfassungsprogrammen um einen besseren Überblick über seine Zeit zu bekommen und so eventuell Zeitfresser etc. aufzuspüren?

    • Benjamin schreibt am 29. März 2017

      Hallo Bernhard,
      ich würde Zeit nicht dauerhaft tracken. Stattdessen schreibe ab und zu eine Woche lang alle unerwarteten Dinge auf und wie lange du dafür gebraucht hast.
      So hast du eine für dich realistische Pufferplanung.
      Wer das Unerwartete erwarte, wird nicht böse überrascht.

      viele Grüße Benjamin

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