Sommeruni 2017

5 Prinzipien der Selbstorganisation

Immer wieder erlebe ich, dass für viele von Ihnen Selbstorganisation ein wichtiges Thema ist. Deswegen möchte ich die Frage: „Wie kann ich meine Arbeit und mich selbst besser organisieren?“ etwas genauer beleuchten. Ich habe vor einiger Zeit für mich und meine eigene Arbeit ein paar Selbstorganisations-Prinzipien zusammengestellt und möchte diese hier mit Ihnen teilen. Hier kommen die Prinzipien: (1) Schriftlichkeit: Ich schreibe alle Aufgaben auf, denn das Aufschreiben entlastet meinen Kopf und verhindert, dass ich etwas vergesse (gilt auch für Ideen). Schriftlichkeit ist der Kern jeder Selbstorganisation. (2) Regelmäßigkeit: Selbstorganisation funktioniert nur, wenn ich sie regelmäßig betreibe. (Ist das eine Binsenweisheit? Wenn ja, warum scheitern denn die meisten an diesem Punkt?) (3) Einfachheit: Je einfacher meine Art der Selbstorganisation ist, desto eher überlebt sie auch stressige Phasen und desto eher wird sie zur Routine und Gewohnheit. Eine einfache Aufgabenliste, die ich täglich benutze, ist besser als ein ausgefeiltes Planungs-System, das ich in der ersten Stressphase nicht mehr benutze, weil es zu aufwändig ist. (4) Passgenauigkeit: Ich wähle eine Organisationsmethode und Organisationswerkzeuge (PDA, Zeitplanbuch, Klemmbrett, etc.), die am ehesten zu meinen Vorlieben und zu meiner Persönlichkeit passen. Es gibt nicht die Methode für alle, deswegen muss ich mir meine Methode selbst konstruieren. (5) Training: Auch Selbstorganisation muss geübt und trainiert werden. Klavierspielen lernt man nicht durch das Lesen eines Buchs und indem man sich vornimmt, jeden Tag Klavier zu spielen. Wieso sollte man Selbstorganisation durch ein Buch und einen Vorsatz lernen können. Auch Selbstorganisation lernt man nur, indem man es übt, schaut wo es hakt und so lange Kleinigkeiten verbessert, bis man eine Methode hat, die für sich selbst gut funktioniert. Und noch eine Zusatzfrage für alle Selbständigen unter Ihnen oder die, die sich mal selbständig machen wollen: Wenn du dich selbst nicht organisieren kannst, wie willst du denn dann deine Mitarbeiter und dein Business organisieren? Lassen Sie mich das Thema mit einem Zitat abschließen:

Zeitmanagement ist Unsinn. Sie können die Zeit nicht managen – nur Ihr Verhalten. — Michael Kastner

Deswegen finde ich den Begriff Selbstorganisation auch wesentlich passender.

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Kommentare

  • Hallo Ralf,

    ich stimme deinen 5 Punkten zu 100% zu – denn sie zeigen alle, dass die richtige Selbstorganisation viel mit dem eigenen Verhalten und Gewohnheiten zu tun hat.

    Und für mich ist dein erster Punkt, das Aufschreiben, der zentrale Knackpunkt. Wir können uns nicht alles im Kopf behalten und müssen uns zwangsläufig mit Papier oder digitalen Helferlein helfen. Wenn dies aber zu einem absolut selbstverständlichen Automatismus geworden ist, werden die weiteren Punkte auch klappen.

    Beste Grüße
    Julian

  • Vielen Dank liebe Bettina, Zeitnutzungsliste finde ich einen sehr plausiblen Ansatz, um mein Verhalten zu managen, Schriftlichkeit hilft mir bei der Erledigung immer.

  • … ich habe auch immer ALLES auf meine TO-DO-Liste(n) geschrieben und war dann überfordert und habe vor lauter alles-auf-einmal-machen-wollen gar nichts oder gefühlt nur wenig geschafft – mir ist das Aufschreiben von meinen Sachen, die ich erledigen muss/möchte trotzdem sehr wichtig und befreit meinen Kopf – mein Tipp: tauft eure TO-DO-Liste in „Zeitnutzungs-Liste“ um – dann fallen automatisch alle „unwichtigen“ Sachen raus und ihr habt mehr Zeit für das Wesentliche im Leben. Und: vor allem genießt das Leben, denn an das was einst als soooo wichtig auf der TO-DO-Liste stand, werden wir uns im Alter wohl kaum noch erinnern.

  • Nach mühsamen Jahren ellenlanger To-Do-Listen habe ich das Kanban-System für mich entdeckt – allerdings stark vereinfacht: 3 Felder (Work in Progress – To Do – Done) und Post-its. Die Post-its wechseln dann je nach Stand der Dinge das Feld. Sehr übersichtlich und hilfreich – und viel angenehmer als eine (bis aufs Durchstreichen nicht mehr veränderbare) Liste!

  • @ Ginger
    Hallo. Ich hatte mit dem Aufgabenbuch auch so meine Not, weil ich nichts umsortieren oder einfügen konnte, z.B. Oulook-Kalender-Ausdrucke, Jahresplan, Listen usw.
    Ich bin jetzt glücklich mit einem Beutel Heftringen (z. B. von ge-gra Muster GmbH) mit denen ich mir aus einem handelsüblichen Spiralblock ein Ringbuch bastle. (Die Spriralbindung entferne ich, vier Löcher mit dem Großloche auf 888-Einstellung, vier Ringen rein, und fertig. Ein- und umheften einmal wöchentlich ist kein Problem mehr.
    Das besonders Schöne an dieser Version ist, dass man für ein normnales Ringbuch mit dickem Ordnerdeckel veil Platz auf dem Tisch braucht. Den umfungktionierten Spiralblock kann ich nach hinten umschlagen und brauche somnit nur DIN-A4-Platz.
    Wer es noch kleiner braucht, macht es eben mit DIN-A5.

    Viel Glück!

  • Hallo ,
    Eben gerade war ich am überlegen wie ich so vieles erledigen sollte, mein Stundenplan hat sich in der letzten Woche doll verändert , außerdem ich bin der Meinung ich will mehr am Tag schaffen, aber dieses Rumtröddeln.. hmmm…
    Und plötzlich entdecke ich diese Beiträge.Es ist die Antwort zu meinen innerlichen Fragen .

    Einer meiner Fragen war : wenn ich schon meine Ziele erreicht habe , wie mache ich es um dabei zu bleiben ?
    Denn oft bin ich so , daß ich hochmotiviert anfangen und später gebe ich auf. Und was kommt dann: Frustration , schlechtes Gewissen, Entäuschung.. usw.

    Ich freu mich sehr, daß ich durch eine Bekannte diese Internetseite kennen gelernt habe.

    Liebe Grüße an Alle !

  • Schön, dass es nicht nur mir so geht…
    Also mit einer ToDo – Liste komme ich eigentlich sehr gut klar. Auf DinA4, ca. 30 Zeilen u ggf. auf mehreren Seiten. Hier kommt alles rein, es gibt nur eine einzige Liste, meine Masterliste.
    Hier notiere ich alle Aufgaben mit Überschrift inkl. Fälligkeitsdatum u Stichpunkten, die ich zu erledigen habe. Dann picke ich mir die wichtigsten raus und arbeite daran. Oft schiebt man genau das wichtigste auf, da es vermeitlich unangehnem ist.
    Macht man das aber zuerst, dann scheint der Rest easy und man hat sich damit quasi schon belohnt.
    Fertige Punkte streiche ich dann aus. Sobald etwas mehr als die Hälte der Punkte weg ist übertrage ich die restl. Punkte zur besseren Übersichtlichkeit auf ein neues Blatt.

    Hier muss man nur aufpassen, dass man nicht versucht die Liste schön zu leeren, indem man möglichst viele kleine Punkte erledigt. Auf dem Papier ist zwar jede Aufgabe eine Zeile, aber in Wirklichkeit kann eine Aufgabe rel. klein sein und eine andere sehr viel bewegen.
    Also vor dem vermeintlichen Belohnungseffekt d. Streichens hüten.
    Die Priorisierung ist derzeit auch ein Thema an dem ich arbeite. Das vielbesagte 80/20 – Prinzip.
    80% Aufwand für 20% Ziel – dann die lieber weglassen oder hinten anstellen. Klingt simpel, aber ich finde es schon schwierig immer „richtig“ zu planen.

    Gerne würde ich aber von so einer reinen „Zettel-Wirschaft“ wie der mit der Liste wegkommen. Ein Aufgabenbuch scheint mir da kompakter und man hat dann auch die Historie. Was ich aber gar nicht mag ist zwischen zig-Seiten blättern zu müssen um ggf. alte Aufgaben zu finden.
    Irgendwie hat das Benutzen so eines Buches für mich noch nicht so richtig geklappt. Ich denke für mich wäre ein Block und so eine Art Ordner gut, in dem ich die Sachen zusammenstellen kann & manches umsortieren bzw. rausnehmen kann. Aber dann hat man nach wie vor die losen Zettel und muss sie ständig einordnen. Etwas praktisches, in das man auch bei eingeheftetem Zustand schreiben kann + was handliches für unterwegs ist habe ich leider noch nicht gefunden.
    Daher würde ich mich gerne mit so einem Aufgabenbuch anfreunden. Hat hierzu jemand Tipps, wie man das am besten anstellt?
    Der Tipp oben mit Rand und Haken finde ich zwar gut, aber da ich meist schnell mitnotiere sieht das ganze nicht so toll aus und solche Haken sieht man dann nicht mehr so gut. Allerdings hatte ich es noch nicht mit dem Rand versucht, muss ich mal testen ob das was bringt.
    Ein weiteres Problem habe ich damit dass ich gerne zusammengehörige Punkte zusammen stehen hätte. Aus meiner Erfahrung war es aber so: man lässt eine Seite frei, und hat dann entweder super viele leere Seiten oder man muss dann an anderen Stellen eine Fortsetzung schreiben. Dies ist leider ebenfalls nicht so übersichtlich.
    Wie macht Ihr Benutzer von solchen Büchern das? Übertragt Ihr Mitschriften schön geordnet in so ein Büchlein, oder könnt ihr gleich schon rein schreiben? Bei anderen sieht es immer so easy aus, aber bislang war es mir peinlich Kollegen darauf anzusprechen, wie sie Ihr Büchlein benutzen.
    Somit schon mal vielen Dank schon mal vorab für Eure Antworten, in der Literatur hab ich hierzu leider noch nicht viel gefunden.

  • Bei mir funktioniert das Listen-schreiben deshalb nicht, weil meine to-dos so uferlose Dinge sind wie: Französisch lernen, eine Webpräsenz entwickeln, ein Fantasyprojekt weiterführen. Und ständig kommen neue Ideen und Projekte dazu. Dabei haben mir Mind-Maps geholfen: Jedes Projekt ist ein Ast, die Nebenäste sind Teilschritte und erledigte bzw. getane Schritten bekommen ein freundliches Icon, Dinge, vor denen ich mich drücke, bekommen ein bedrohliches Icon … Diese Mindmap aktualisiere ich ungefähr im Wochenrhythmus.
    Gruß Claudia

  • Auch bei mir funktionierte das System mit der to do -Liste nicht, auch der elektronische Kalender, Outloock oder Sonstiges diente nur zum Erfassen des Chaos, nicht zur Lösung. Ich lebe jetzt mit zwei Systemen, die ich parallel anwende. Jetzt schreibe ich mir alles was so an Anforderungen unterwegs auf mich einstürmt in mein Kalenderbuch.
    Außerdem habe ich auf meinem Schreibtisch kleine Zettelchen liegen, auf die ich für jeden Tag die wichtigsten Aufgaben notiere und diese dann an einer kleinen Pinnwand im Sichtbereich befestige. Wenn ich dann eine Aufgabe erledigt habe, nehme ich den Zettel ab. Wenn alle Zettel weg sind, gibt es neue. Wenn ein Zettel einfach nicht verschwinden will (z.B. die Steuererklärung) versuche ich die Aufgabe in kleinere Einheiten zu teilen und hänge diese einzeln auf (Anlage N, Anlage Kind, Hauptvordruck). Siehe da, das Problem war gelöst. Das ist eine Methode für Schüler und sie ist erstaunlich befriedigend.
    Nur mit der Prioritätensetzung, da habe ich immer noch ein Problem. Das führt oft dazu, daß man unter Druck gerät, sich danach verzettelt und letztlich gar nichts mehr schafft. Was hilft dagegen?
    Grüße Max.

  • Ich muss leider auch zugeben, dass ich immer wieder mit dem Punkt „Schriftlichkeit“ starte, das dann auch für ein paar Tage durchführe, dann aber wieder davon abschweife und mir die Aufgaben versuche, so zu merken.
    Für mich selbst begründe ich das so Merken auch damit, dass ich gar nicht immer alles aufschreiben will, um mein Gedächtnis fit zu halten. In unserer heutigen Welt speichern wir schon viel zu viele Informationen irgendwo und nicht mehr in unserem Gedächtnis – wie z.B. Telefonnummern im Telefonspeicher, Adressen im Outlook, …
    Irgendwie muss man da den richtigen Mittelweg finden.

  • Hallo zusammen,
    ja auch ich finde diese Punkte sehr hilfreich und ich setze auch einige schon um.Die Schriftlichkeit zum Beispiel. Problematisch ist manchmal schon das Nachhalten, weil es durchaus auch ein „Zuviel“ gegeben hat. Ich möchte noch einen kleinen, vielleicht hilfreichen Tipp hinzufügen. In den Artikeln der Vorredner fiel mir auf , dass es , genau wie bei mir, darum ging all die Dinge aufzuschreiben , die getan werden müssen. Die umgekehrte Sichtweise kann auch sehr viel Zeit „freischaufeln“. Schreibt doch mal eine „NOT TO DO – Liste“ nieder. Schaut doch mal was man ganz bewußt weglassen kann. Frei nach dem Motto: Muß ich das jetzt wirklich tun – hat das nicht Zeit? – und erledigt sich von selber?
    Liebe Grüße
    Peter

  • Auch mir haben Listen nur begrenzt geholfen. Inzwischen habe ich ein für mich funktionierendes System gefunden:
    In einer normalen Kladde unterteile ich die linke Seite in 6 Felder:
    Besuchen, Anrufen, Bearbeiten, Besorgen (=Bestellen, Einkaufen), Berechnen, Sonstiges
    Außer „Sonstiges“ alles aktive Begriffe.
    Dahinein notiere ich meine „nächsten Schritte“ und hake ab was erledigt ist.
    Auf der rechten Seite teile ich 3 – 4 cm Rand ab. Oben im Rand Datum und Wochentag, in der breiten Spalte das Tagesziel, das Wichtigste. Und dann Notizen zu allem: Anruf?
    Rechts Name, daneben Stichworte zu Gespräch. Ist in der Folge etwas zu erledigen, kommt in den Rand ein Kästchen. Beim Durchblättern sehe ich so sofort die leeren Kästchen.

    @Anita:
    Zeiten in denen mir alles über den Kopf wuchs und der Druck immer größer wurde, kenne ich auch. Aber heute weiss ich: Auch die beste (Selbst-)Organisation kann überlastet werden.
    Meine schlechte Organisation erst recht.
    Für mich mußte ich feststellen:
    Ich bin arbeits- und arbeitsvermeidungssüchtig. Ein guter Coach, Psychologe und vor allem die AAS (Anonyme Arbeissüchtige) helfen mir.

    Herzliche Grüße

    Eduard

  • Vielen Dank Norbert,

    dein Tipp hört sich sehr gut an – so werd ich´s auf jeden Fall mal versuchen. Kann ja nur besser werden ;-)

  • @Anita: Vielleicht geht es ja auf folgende Weise:
    1. Die große, sich immer mehr erweiternde Liste in einem Ringbuch führen, das gewissermaßen als „Aufgabencontainer“ dient.
    2. Aus dieser Liste dann pro Tag maximal 5 Punkte auf einen „Tageszettel“ notieren. Es wird dann nur an diesen 5 Punkten gearbeitet, bis sie wirklich erledigt sind.
    Werden alle 5 Punkte erfolgreich an einem Tag erledigt…: sich belohnen. Werden „nur“ 3 Punkte erledigt…: sich über den Fortschritt freuen – und für den nächsten Tag die 2 verbliebenen Punkte plus 3 neuer Punkte aus dem „Aufgabencontainer“ auf dem neuen „Tageszettel“ notieren. Am nächsten Tag dann gleich mit den 2 verbliebenen Aufgaben vom Vortag beginnen bzw. weitermachen.
    So kommt man schneller zu kleinen Erfolgen – und vergißt dennoch nichts, weil alle Punkte im „Aufgabencontainer“ notiert werden.

  • Die 5 Punkte von Ralf treffen sicher zu – allerdings muss ich von mir erzählen:
    ich hab schon einige Male versucht, alle meine Vorhaben auf eine ToDo-Liste aufzuschreiben. Schon beim Aufzählen wurde mir schwindlig, denn wenn man sich wirklich Mühe macht wird es wirklich sehr umfangreich=viel.
    Doch das Hauptproblem war dann für mich: eine zeitliche Einteilung zu finden; oft hab ich mir selber viel zuviel an einem Tag eingeteilt, was ich dann natürlich nicht bewältigen konnte. So blieb das tolle Gefühl des Durchstreichen-weil-Erledigt weg und in mir wuchs die Zermürbung, weil ich sovieles nicht geschafft hatte.

    So verwarf ich dann das Vorhaben wieder – ist nicht die Lösung, aber mir selber noch mehr Druck zu machen half mir auch nicht weiter.
    Vielleicht hat irgendjemand von euch dazu einen Tipp, wie ich es besser machen kann?

    Besten Dank schon und liebe Grüße!
    Anita

  • Selbst-Disziplin ist das wichtigste. Der Rest kommt von alleine.

    Bei mir sind Papier-Taschenkalender und Bleistift immer dabei. Mehr brauche ich nicht für das wesentliche (aber ich habe und nutze trotzdem ein Terminplanbuch und elektronische Kalender, ganz einfach weil ich da mehr Platz zum schreiben habe). Das hat sich über 15 Jahre so entwickelt, wobei ich mit einer Loseblattsammlung angefangen habe.

    Viele machen es ähnlich, aber jeder hat da seinen eigenen Weg.

    @Alexander: Vielleicht hilft es, Dich selber mit etwas schönem zu belohnen, wenn Du 14 Tage lang jeden Morgen oder am Vorabend die Planung für den Tag gemacht hast. Ich bin sicher, dass Du es schaffst, wenn Du willst – schließlich putzt man sich ja auch jeden Tag die Zähne.

  • Auch ich arbeite mit Outlook. Ich schreibe mir meine Aufgaben in den privaten Outlook-Kalender und wenn ich morgens meine eMails abrufe, erscheint zuerst der Kalender mit den an diesem Tag und nächsten Tag zu erledigenden Aufgaben. Das ist für mich ziemlich effektiv. So denke ich auch daran jeden Tag meine privaten eMails abzurufen. Oft erlebe ich im Freundes- und Bekannenkreis, dass eMails nur alle paar Tage abgerufen werden und sie dann nicht mehr aktuell sind.
    Übrigens funktioniert die Selbstorganisation viel besser, je achtsamer ich mit mir selbst bin.
    Viele Grüße
    Ingrid

  • Ich selbst bin ein Chaot und habe in sehr vielen Bereichen den Überblick verloren.

    Ich habe auch nach einer mißglückten Selbstständigkeit meinen Kopf in den Sand gesteckt…

    Ich finde diese 5 Punkte existentiell, nach meiner bisherigen Lebenserfahrung…

    Ich habe lediglich das Problem der Umsetzung in vielen Dingen, was aber definitiv nichts mit diesen 5 Punkten zu tun hat…

    Lieber Ralf bitte weiter so!

  • Diese 5 Punkte kann ich nur unterstreichen. Ergänzend dazu noch: Keine Angst vor der Schriftlichkeit. Ich stelle immer wieder fest, dass Kunden und Seminarteilnehmer sagen: Wenn ich alles aufschreibe, was ich zu tun habe, habe ich ziemlich lange zu tun.
    Für mich ist das der Hinweis, dass die „Einfachheit“ im Leben bereits verschwunden ist. Die Aufgaben wachsen über den Kopf und man möchte nicht genau hinsehen. Viele scheuen sich davor, die Aufgaben aufzuschreiben, weil damit oft das eigene Weltbild ins Wanken gerät.
    Der Tip: „Schriftlichkeit“ an erster Stelle ist meiner Meinung nach richtig – vielleicht mit dem Zusatz: Auch wenn es schwer fällt!

  • Stimmt genau! Das bringt es wunderbar auf den Punkt.
    Zu der Erfahrung von Solange (15.10.) fällt mir ein Zitat von Berthold Brecht ein: „Ja, mach nur einen Plan! Sei nur ein großes Licht! Und mach dann noch ’nen zweiten Plan. Gehn tun sie beide nicht.“ Es ist nicht damit getan, Listen zu verfassen und Pläne zu schmieden. Es wirklich um Selbsterkenntnis, Selbstneugier und Selbstmotivation für das eigene Leben. Danke für diesen Hinweis.

  • Ich arbeite als Seminarleiterin in diesem Fachgebiet. Die Krux liegt im Detail. Manche Kursteilnehmende fühlen sich nicht befähigt, eine Liste durchzuarbeiten, und die Suche nach einem eigenen Listensystem versandet.Es geht also wirklich um Selbstorganisation im Sinne von Selbsterkenntnis und Selbstneugier und Selbstmotivation…

  • Wie sagte schon C. Northcote Parkinson

    Arbeit dehnt sich so weit aus, dass die für ihre Fertigstellung zur Verfügung stehende Zeit ausgefüllt wird.

  • Perfekt! Mehr als diese fünf Punkte braucht kein Mensch zur wirklichen Selbstorganisation. Ich benutze Outlook 2007 dafür, hab alles andere versucht, es war für mich nicht stimmig (Prinzip 4). Wie wahr: das Wort „Zeitmanagement“ ist kompletter Unsinn. Wenn wir unser Verhalten ändern, dann ändern wir das, was in der „Zeit“ passiert.
    Danke für den Beitrag, der, wie ich finde, alles auf den Punkt bringt!

  • Ralf Senftleben

    Hubert, alles hat seine Grenzen :-) Außer vielleicht die menschliche Dummheit (frei nach Albert Einstein)

  • Die oben genannten Prinzipien zur Selbstorganisation sind sicherlich ungemein hilfreich, wenn man sie konsequent anwendet und können einen unorganisierten Menschen das Leben wesentlich erleichtern.
    Jedoch haben auch sie ihre Grenzen. Hierzu auch ein Zitat und zwar von Friedrich Dürrenmatt:
    „Je planmäßiger die Menschen vorgehen, desto wirksamer trifft sie der Zufall.“

  • Ich selbst arbeite auch mit sogenannten Arbeitslisten. Ich schreibe alles, was zu erledigen ist auf, und arbeite die Liste dann Punkt für Punkt ab. Mir hilft das ungemein. Ich kenne aber auch Menschen, die dauernd Listen schreiben, und diesen dann nicht mehr Herr werden. Also mein Tip: schreibt euch nur EINE Liste! Mehr führt zu unübersichtlichkeit :-)

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